Tudo o que você precisa saber sobre gestão de produtividade

A gestão da produtividade de uma equipe é fundamental para o sucesso de uma empresa. Sem ela, é difícil determinar se o seu time está indo na direção certa. O gerenciamento eficaz da equipe motiva os trabalhadores a assumir a responsabilidade pelo desempenho no trabalho e a produzir resultados superiores.

A produtividade mede a capacidade de produzir um bem ou serviço. Mais especificamente, ela é a dimensão de como os recursos de uma empresa são gerenciados para alcançar os objetivos de negócio, em termos de quantidade e qualidade.

Neste artigo, falamos sobre a importância da gestão da produtividade no ambiente de trabalho e damos dicas fundamentais sobre o assunto. Confira!

Por que ter um departamento de gestão de produtividade?

Todas as empresas desejam melhorar a produtividade dos funcionários, mas com que frequência elas examinam suas próprias práticas de gerenciamento como um meio de alcançá-lo?

A gestão da produtividade dos funcionários requer uma série de etapas individuais. É preciso medir as tarefas necessárias, coletar dados de desempenho, manter comunicações bidirecionais, analisar resultados e criar uma base para a tomada de decisão.

Ou seja, esse processo exige o monitoramento próximo dos fluxos de trabalho e, por isso, pode ser uma estratégia eficaz contar com um departamento exclusivo para a gestão da produtividade de todas as equipes da empresa.

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Quais metas utilizar?

A melhor maneira de fazer a gestão da produtividade e atender às necessidades organizacionais é implementar metas que trabalhem juntas para apoiar uma causa comum. A divisão de grandes objetivos em individuais, pequenos e realizáveis facilita para que os funcionários obtenham resultados em um determinado período.

Vale acrescentar que definir metas em equipe é um processo que requer colaboração e comunicação. Para ajudar sua equipe a investir nessas metas, você precisa encontrar um equilíbrio entre maximizar conjuntos de habilidades individuais e encontrar a melhor maneira de alcançar seu objetivo final.

Nossa dica é: antes de defini-las, verifique se sua equipe entende os critérios SMART, que estão diretamente relacionados à gestão ágil, para definir metas:

• quanto mais específico for seu objetivo, mais focados serão seus esforços e maior a probabilidade de você ter sucesso;
• acompanhar o seu progresso em direção ao cumprimento das metas é muito mais fácil se elas forem mensuráveis;
• os objetivos da sua equipe devem ser realistas para serem alcançados no tempo apropriado;
• mesmo que sua equipe esteja motivada para resolver muitos problemas, metas relevantes garantem que você esteja resolvendo as questões mais urgentes e que sua equipe tenha os recursos e as habilidades para atingir a meta;
• para ser produtivo e eficiente com seu tempo e recursos, os objetivos da equipe devem ter prazos claros.

Utilizando o método OKR

Ter um local de trabalho eficiente é o objetivo de todo gestor, concorda? Ele precisa ser produtivo, criativo e organizado — grandes ambições que se tornaram palavras de ordem nos ambientes de negócios atuais. Os métodos tradicionais de gestão e liderança organizacional seguiram durante muito tempo sendo a norma em muitas empresas, mesmo que estivessem desatualizadas ou fossem contraproducentes. Mas isso tem mudado.

Quando há mais eficiência e produtividade, as empresas são capazes de enxergar melhor não apenas onde elas estão, mas o que elas querem ser nos próximos meses e anos a segur. Isso é parte do motivo pelo qual muitas empresas menores e iniciantes são consideradas executoras em seus setores, ao lado de concorrentes e pares mais estabelecidos e maiores.

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Considerando que antes muitas organizações estavam satisfeitas em “improvisar”, hoje as empresas sabem o que querem e determinam como obtê-lo. Essa é uma característica que define muitas organizações de sucesso hoje em dia.

Como resultado, empresas de todo o mundo descobriram sua própria cultura e estão agora dando mais valor para estratégias que visem aumentar a produtividade e a eficiência do negócio. O que mudou? Elas têm objetivos mais claros, realistas e que têm maior impacto na maneira como a organização é administrada. Em outras palavras, essas empresas estão mais focadas e equipadas para atingir esses objetivos. Um dos muitos métodos e técnicas usados ​​para conseguir isso é o OKR — Objectives & Key Results ou, em tradução, Objetivos e Resultados-chave.

O método OKR é usado pelas empresas para criar iniciativas e objetivos de alto nível mensuráveis ​​e que podem ser rastreados regularmente durante um determinado período de tempo. O que diferencia a OKR dos métodos tradicionais de planejamento, gerenciamento e desenvolvimento é sua capacidade de rastrear e reavaliar, bem como a frequência da avaliação (geralmente trimestralmente).

Quando falamos de marketing, por exemplo, podemos citar os exemplos de OKR a seguir.

Criar uma marca líder do setor

Nesse caso, os principais resultados esperados podem ser:

• contratar uma agência de branding até o fim do ano;
• lançar 5 novas campanhas publicitárias;
• alcançar 1 milhão de espectadores com as novas campanhas de anúncios;
• obter 20 canais de mídia e fazer parceria em 10 conferências.

Melhorar a comunicação do produto e da marca

Aqui, os principais resultados podem ser:

• criar 6 publicações periódicas quinzenais de imprensa;
• realizar 5 webinars com mais de 50 participantes sobre os novos recursos do produto;
• aumentar os membros da comunidade de 3.500 para 6.000.

Aumentar a conscientização com campanhas de relações-públicas

Os principais resultados esperados podem ser:

• publicar 15 artigos de imprensa em publicações relevantes;
• organizar 5 encontros da indústria com mais de 100 participantes cada;
• falar em 2 conferências;
• patrocinar 3 eventos com mais de 500 visitantes nos setores relacionados;
• alcançar 500 mil espectadores com atividades de relações-públicas.

Os objetivos da OKR têm como objetivo motivar e inspirar a organização e devem ser relacionáveis, realistas e curtos. Todos na organização devem ser capazes de entendê-los. Os principais resultados, por outro lado, falam sobre o que foi feito até agora para atingir esses objetivos, bem como o que ainda precisa ser feito. Assim como os objetivos, os principais resultados precisam ser curtos e agradáveis, para facilitar a integração de todos — uma boa referência é de 2 a 5 resultados-chave mensuráveis ​​e transparentes para cada objetivo.

Como otimizar sua produtividade?

Uma pesquisa realizada pelo CareerBuilder relatou que mais de duas horas de trabalho produtivo são perdidas todos os dias.

Promover um ambiente de trabalho que promova a gestão eficaz do tempo e maximize a produtividade da equipe é um desafio para quase todas as organizações. Estilos de trabalho diferentes, muitas reuniões e distrações constantes geralmente ameaçam a produtividade ideal.

Felizmente, os líderes empresariais têm muitas ferramentas e estratégias à sua disposição para melhorar os níveis de produtividade de cada equipe, mantendo os membros envolvidos. A seguir, nós compartilhamos algumas estratégias que você pode começar a usar hoje para ajudar seu time a desenvolver as equipes mais produtivas possíveis.

Monte um time mais diverso

Trazer diversidade à força de trabalho é eficaz no nível empresarial. A diversidade cultural pode melhorar os negócios por meio de novas ideias, fortalecendo a compreensão e os relacionamentos de diferentes grupos de clientes, aumentando a inovação por meio de redes multiculturais e, consequentemente, aumentando a produtividade.

Ter uma equipe multicultural ajuda a ver velhos problemas sob uma nova luz, ajuda na criatividade, fornece oportunidades de networking para novas comunidades e aumenta a produtividade por meio de uma nova compreensão cultural das relações sociais e das relações de marketing.

Ter um plano de gerenciamento para lidar com a diversidade usando ciências sociais é uma maneira ideal de melhorar os relacionamentos dentro de sua equipe antes que surjam problemas. Também ajuda os gerentes e todos os funcionários a apreciar melhor e aproveitar a diversidade de maneiras que tornarão seu trabalho mais significativo.

Trabalhe a capacitação dos membros do time

O fornecimento de treinamento para seus funcionários os equipa com as ferramentas para lidar com cada tarefa da melhor maneira possível, para o benefício de sua empresa.

De acordo com o Relatório de Aprendizagem no Local de Trabalho de 2020 do LinkedIn, mais da metade dos profissionais de pesquisa e desenvolvimento entrevistados planejam lançar programas de aprimoramento nos próximos anos.

Alguns de sua equipe podem identificar treinamentos que serão benéficos para eles — isso demonstra que eles estão buscando de forma proativa melhorar suas habilidades e têm em mente as necessidades dos negócios.

O esforço para ter treinamento contínuo na cultura da sua empresa mostra que você está investindo nas habilidades dos funcionários e no desenvolvimento futuro.

Preocupe-se com os feedbacks

O feedback leva à melhoria, que por sua vez leva ao aumento da produtividade. As pessoas aprendem com os erros, e um retorno claro, objetivo e real pode ajudar os colegas a aprender com seus descuidos e a se orgulhar do que fizeram bem.

O feedback fornece um espaço para conversas abertas e reflexão sobre os processos, garantindo que quaisquer problemas possam ser resolvidos imediatamente para permitir o aumento da produtividade.

Os funcionários serão mais produtivos quando sentirem que o trabalho deles é valorizado, e o feedback é uma ótima maneira de mostrar que você se importa e deseja que eles façam o certo da próxima vez.

Dar crédito onde é devido gera confiança e garante que os funcionários estejam dispostos a dar 100% ao próximo projeto. Quando algo não for planejado, assuma a responsabilidade. Como líder, tudo depende de você. Aceitar que as coisas poderiam ter sido melhores é o primeiro passo para voltar às suas vitórias.

Melhore sua comunicação interna

A comunicação é fundamental para promover equipes produtivas. Se os membros da equipe não estiverem na mesma página, como eles podem garantir que estão no caminho certo? Os gerentes precisam apoiar os funcionários, garantindo check-ins regulares para avaliar o progresso e fornecer clareza sobre as responsabilidades individuais.

Tenha uma reunião semanal com a equipe e comunique-se regularmente, conforme necessário. Crie listas de tarefas pendentes transparentes em toda a equipe para que todos possam ver quem está trabalhando em quais tarefas aplicar a responsabilidade.

Dê autonomia aos membros da equipe

A chave para melhorar a produtividade individual é eliminar ou delegar tarefas sem importância e substituí-las por tarefas de valor agregado. Portanto, dê permissão a seus funcionários para tomar decisões — seja nas reuniões eles participam, nas listas de e-mail que eles fazem parte ou nas responsabilidades que eles assumem.

Além disso, incentive-os a bloquear grandes períodos de tempo em seus calendários para realizar o trabalho diário, além de pequenos períodos para atividades fixas, como planejamento diário, e-mail e outras tarefas que fazem parte do cotidiano corporativo.

Estabeleça metas atingíveis

Não há nada mais motivador do que saber o fato de que a cada dia seguinte você se aproxima do objetivo final. Na melhor das hipóteses, seus funcionários devem estar cientes dos objetivos da empresa e de seus objetivos pessoais. As metas de negócios a longo prazo devem ser divididas em marcos atingíveis. Caso contrário, você corre o risco de baixa produtividade da equipe causada pela incapacidade de medir os resultados do trabalho árduo.

Tenha um gestor que transmita confiança

Como empresário, você provavelmente está acostumado a tomar a maioria das decisões importantes. Provavelmente, você também toma muitas decisões menos importantes, assim como os profissionais que trabalham para você.

Dê um passo atrás, procure soluções para seus funcionários e exija que seus gerentes façam o mesmo. Incentive-os a responsabilizarem seus funcionários por resolverem problemas e terem ideias. Ensine-os a confiar que os funcionários sabem o que estão fazendo — se não, eles contrataram as pessoas erradas. Pode haver uma curva de aprendizado ao entregar o controle, mas, em vez de tirar o poder por um erro, tenha gerentes disponíveis para ajudar e responder perguntas sem julgamento.

No local de trabalho complexo e colaborativo de hoje, em tempos de transformação digital, o verdadeiro desafio é gerenciar não apenas sua carga de trabalho pessoal, mas também a coletiva.

É importante entender que cada área de uma empresa demanda abordagens diferentes da gestão da produtividade. As equipes de marketing, por exemplo, desempenham uma variedade de funções e precisam das ferramentas certas . Além disso, eles precisam saber como usar as ferramentas em sua capacidade total. Verifique se sua equipe tem acesso às ferramentas úteis para ajudá-las a realizar campanhas bem-sucedidas reduzir custos e competir no setor.

Já que estamos falando de produtividade, continue no nosso blog e descubra como aumentar a produtividade da sua equipe de marketing para varejo.