Gestão de tempo e produtividade: como potencializar os resultados no trabalho?

A gestão de tempo e produtividade são duas coisas que estão interligadas, ou seja, uma depende da outra. No ambiente de trabalho, elas são fundamentais para garantir eficiência e qualidade no serviço de uma organização.

Provavelmente, você já viveu um momento em que precisou ficar mais tempo na empresa para finalizar uma tarefa ou teve terminá-la em casa, certo? Ainda, há ocasiões em que você teve que cancelar eventos pessoais para dar conta das demandas profissionais. Essas situações acontecem com diversas pessoas. No entanto, o problema pode estar no gerenciamento de tempo das atividades, que compromete o rendimento.

A seguir, entenda mais sobre a relação entre esses fatores e veja as dicas que separamos para melhorar sua rotina de trabalho!

Qual a relação entre gestão de tempo e produtividade?

A gestão de tempo é bem simples. Trata-se de saber utilizar e controlar o tempo da forma correta no dia a dia, seja na rotina profissional ou pessoal. Para isso, é importante reconhecer quais são as suas prioridades e estar sempre preparado para enfrentar desafios e imprevistos. 

Assim, é possível aumentar o rendimento no trabalho, diminuir o estresse e a ansiedade devido às tarefas atrasadas e alterações, e otimizar o gerenciamento dos projetos. É nesses momentos que a gestão de tempo e produtividade caminham juntas.

O tempo é o principal fator que permite um profissional prosseguir com suas tarefas do dia. Se não houver uma administração correta, ele poderá sofrer consequências e, uma delas, é a improdutividade. Quando isso ocorre, o gestor pode deixar de ser pontual, ter menos disciplina e prejudicar sua eficiência.

Em consequência, ele pode se tornar uma pessoa que não consegue comprometer-se com os serviços, menos responsável e com baixo rendimento. Isso afetará seu trabalho e sua vida profissional

Além de tudo, a falta de uma boa gestão de tempo e produtividade pode colocar a credibilidade de um indivíduo em risco e agravar sua imagem no ambiente corporativo. No final, isso pode comprometer o seu sucesso profissional. Então, é essencial buscar formas de aperfeiçoar esses pontos a fim de potencializar os resultados e implementar melhorias no fluxo de trabalho.

Como melhorar a gestão do tempo e produtividade no trabalho?

Quando esses pontos estão comprometidos em uma agência, o gestor precisará implementar soluções para garantir o sucesso do negócio. Antes de tudo, é fundamental que ele tenha autoconhecimento. Isso é essencial para identificar e reconhecer quais são os pontos que devem ser otimizados.

Algumas pessoas, por exemplo, têm um período do dia que são mais produtivas e conseguem focar no trabalho para entregarem suas demandas. Ao saber qual horário funciona para você, procure utilizá-lo ao seu favor para produzir o que é necessário.

O profissional também precisa ser capaz de analisar e observar se a sua gestão de tempo e produtividade está afetando os outros colaboradores. Por exemplo, se uma tarefa está atrasada, ela pode prejudicar o serviço de outro membro da equipe e impactar negativamente na relação e colaboração do time. Além disso, é importante que o gestor entenda:

• sua capacidade para realizar determinada tarefa;
• quais demandas ele precisa de menos tempo para finalizar;
• quais atividades ele tem mais afinidade;
• qual a sua facilidade em se distrair.

A partir da compreensão das suas limitações e características positivas, é possível aplicar soluções eficientes para, enfim, aumentar a produtividade dentro da empresa. Por último, é essencial saber se organizar e planejar a fim de fazer uma gestão de tempo e produtividade eficaz e equilibrada.

No entanto, identificar todos esses pontos pode ser complicado para alguns gestores. Por isso, separamos várias dicas para você colocar em prática na sua agência. Assim, é possível evitar procrastinação e obter um ritmo de trabalho mais eficiente. Confira!

Saiba priorizar as tarefas

Um gestor deve ter um planejamento de suas atividades do dia e saber quais ele deve priorizar, diferenciando o que é importante ou não e o que é urgente. Assim, é possível fazer as demandas mais relevantes primeiro e na sequência, executar as demais obrigações. Dessa forma, ele mantém uma organização satisfatória e não atrasa o fluxo de trabalho da equipe.

Em certas situações, alguns profissionais acabam se perdendo diante de tanto trabalho e ficam sobrecarregados durante a semana. Geralmente, eles começam pelas tarefas que não são tão importantes ou urgentes. Isso pode causar um problema na entrega do serviço e prejudicar a qualidade das outras etapas envolvidas no processo.

Um exemplo é quando um designer precisa entregar uma arte, mas depende da etapa anterior para iniciar sua função. Se essa fase não fizer o que for preciso dentro do prazo, todo processo é dificultado. 

Delegue tarefas

Antes de delegar tarefas, é fundamental saber as suas competências e as de cada membro da equipe. Assim, será simples identificar quais colaboradores podem ajudar da forma eficaz com um determinado projeto.

Nesse momento, é importante contextualizar a situação e orientar o profissional que ficou encarregado de realizar a demanda. Isso garantirá o entendimento correto do que deve ser feito e também abrirá espaço para ele tirar qualquer dúvida antes de iniciar o seu trabalho.

Dessa forma, o indivíduo consegue desempenhar a tarefa com excelência. Além disso, é interessante que o gestor delegue as atividades de forma equilibrada para não sobrecarregar os membros da equipe.

Tenha prazos

Outra dica importante é delimitar prazos para cada atividade. Uma data de início e fim para um projeto é de extrema relevância dentro de uma empresa. Um erro muito comum entre profissionais é não estabelecer um tempo máximo e mínimo para cada tarefa. Isso abre espaço para a procrastinação e a desorganização.

Mesmo que o gestor tenha um projeto grande e que levará meses para ser finalizado, é importante que ele estabelecer um prazo. Com esse método, é possível determinar a quantidade de tempo para cada fase do serviço e dividi-las entre o seu time. Dessa maneira, as etapas são concluídas gradualmente e de forma eficiente.

Uma ferramenta que pode ajudar nesse processo é o cronograma de projetos. Ele ajuda a organizar as demandas a serem cumpridas para que os objetivos da agência sejam alcançados. Portanto, essa prática torna-se benéfica para a gestão de tempo e produtividade de todos os colaboradores.

Aprenda a dizer “não”

Existem momentos no trabalho em que nos encontramos em situações que requerem alguma demanda extra. No entanto, quando o profissional conhece a sua capacidade, ele sabe se será possível ou não realizá-la.

Um exemplo, é quando uma pessoa aceita muitas tarefas porque não saber dizer “não”. Geralmente, isso pode fazer com que ela se atrapalhe em relação ao prazo. Por essa razão, ela acaba entregando um serviço com uma qualidade inferior do que de costume.

Portanto, é importante que o gestor considere qualidade em relação à quantidade. Se a agência deseja ter melhores resultados, é fundamental que os colaboradores tenham tempo para desenvolver os projetos com eficiência.

Organize o seu local de trabalho

Você sabia que seu ambiente de trabalho pode afetar a gestão de tempo e produtividade? Uma mesa bagunçada pode estimular a procrastinação e gerar maiores distrações. Além disso, um local desorganizado pode dificultar a realização das suas demandas e causar uma má impressão nos seus colegas.

Para evitar isso, comece arrumando o seu ambiente de trabalho e procure deixar apenas o que você realmente necessita por perto. Tente utilizar pastas e gavetas para demais materiais que você precisa e descarte arquivos que não usa mais. Essas ações são simples, mas são capazes de gerar uma grande mudança na sua produtividade.

Diminua as distrações

Outra dica para potencializar os resultados e ter uma melhor gestão de tempo e produtividade é eliminar qualquer meio que promove desatenção. Normalmente, as pessoas se distraem facilmente com celulares, redes sociais, jogos de computador, objetos na escrivaninha e entre outros itens que podem entretê-las durante o trabalho. O resultado disso, é a procrastinação e atraso de tarefas.

Por mais inocentes que esses objetos pareçam, eles são capazes de dispensar a atenção do profissional. Então, se você sofre com essas distrações, procure desativar as notificações de mensagens, alertas e organize a sua mesa. Além disso, reserve apenas alguns momentos do seu dia para espairecer e checar o seu aparelho.

Dessa forma, seu cérebro consegue entender esses períodos como uma recompensa. Isso faz com que nos outros horários, sua mente esteja focada apenas em terminar as demandas.

Mantenha o foco nas atividades

Manter o foco em uma atividade de cada vez é fundamental para otimizar a gestão de tempo e produtividade. Segundo dados do Instituto de Psiquiatria da Universidade de Londres, um profissional multitarefa pode ser visto como uma pessoa muito eficiente na empresa. No entanto, é comprovado que ao tentar realizar mais de uma atividade simultaneamente, ele reduz cerca de 40% do seu rendimento.

A dica é estabelecer suas prioridades, entender o prazo, organizar suas demandas e evitar distrações. Sem qualquer impedimento, será mais simples e rápido realizar a entrega de um serviço. 

Utilize a tecnologia

A transformação digital favoreceu muitas mudanças no modo de trabalho dentro das organizações. Um exemplo, são as ferramentas de gestão que automatizam o fluxo de trabalho, otimizam os processos e auxiliam na produtividade da equipe.

Ao contar com uma plataforma de automação, completa e eficiente, é possível ter um melhor controle das tarefas, integrar as atividades e organizar as operações e os conteúdos. Desse modo, os gestores e sua equipe conseguem saber de forma clara o que fazer, quando, como, onde. Confira mais algumas vantagens dessas ferramentas:

• facilita a gestão de tempo e a produtividade no trabalho;
• melhora a comunicação e conectividade entre a equipe;
• reduz custos empresariais;
• aumenta a segurança das informações

Afinal, quais são os benefícios da gestão de tempo e produtividade?

Quando um gestor administra esses pontos da forma correta, é possível garantir melhores resultados para o seu negócio e para sua vida pessoal e profissional. Para entender melhor essas vantagens, detalhamos algumas delas para você. Veja a seguir!

Reduz o estresse

O estresse é muito comum em profissionais que estão sempre sobrecarregados de trabalho e que não conseguem se organizar de forma saudável. Além disso, o mundo empresarial está cada vez mais acelerado, o que leva as pessoas a terem muitas demandas. No entanto, elas podem acabar se frustrando por não conseguirem finalizá-las a tempo.

Com uma gestão de tempo e produtividade eficiente, é possível reduzir erros e problemas dentro da empresa. Ainda, o gestor e os membros da sua equipe conseguem entregar as tarefas no período estipulado. Assim, nenhum serviço precisa ser feito fora do prazo ou em casa, e consequentemente, eles tornam-se pessoas mais tranquilas e de bem com a vida. 

Aumenta a vantagem competitiva

O aumento do rendimento na agência faz com que a entrega dos serviços sejam melhores. Isso gera mais credibilidade e reputação do seu negócio, além de satisfazer as necessidades dos seus clientes. Como resultado, mais pessoas procuram pelo seu serviço.

Proporciona uma visão mais estratégica do negócio

Com um bom planejamento e organização, o gestor consegue ter uma visão mais estratégica da sua empresa. Sem contar que, na hora de delegar tarefas, ele pode ter uma noção maior do que precisa ser feito. Por isso, quando for analisar o seu negócio, observe detalhadamente quem são seus clientes, concorrentes, colaboradores e fornecedores.

Agora que você conhece nossas dicas de gestão de tempo e produtividade, tente implementá-las para potencializar seus resultados e melhorar o fluxo de trabalho. Lembre-se também de sempre buscar estratégias e ferramentas que ajudam no gerenciamento de tempo e no controle dos projetos. Dessa forma, mais processos são otimizados e melhor será o reconhecimento que seu negócio terá no mercado.

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