6 dicas para otimizar o fluxo de trabalho na empresa

Otimizar o fluxo de trabalho na empresa é uma ação que precisa ser feita continuamente, pois o mercado atual é altamente competitivo e sofre mudanças constantes. Por isso, tomar decisões assertivas é um grande diferencial para o negócio.

Prezar pela organização do workflow (nome em inglês para fluxo de trabalho) tem o poder de transformar os resultados da organização em diversos aspectos, como reduzir custos, melhorar a produtividade da equipe, entre outras vantagens.

Quer saber mais sobre o o fluxo de trabalho e conhecer algumas dicas para ajudar a potencializá-lo em sua organização? Continue a leitura!

Como funciona o diagnóstico do fluxo de trabalho?

Fazer um diagnóstico do fluxo de trabalho significa realizar uma avaliação profunda de todos os setores da empresa. Assim, é possível descobrir como está o andamento das atividades e a atuação dos profissionais em relação às operações executadas pelo negócio.

Nesse processo, são detectadas falhas e fraquezas e compreendido o que precisa ser ajustado ou aprimorado e o que deve permanecer. Tudo isso é primordial para tomar decisões e pensar a maneira mais adequada para resolver os entraves.

Para que o diagnóstico seja preciso, é indispensável contar com a colaboração de cada membro da empresa, pois todos devem ter ciência da sua importância e da forma como o diagnóstico vai acontecer. Dessa forma, a equipe dispõe de todas as informações necessárias para que a coleta de dados seja feita de maneira eficiente.

Essa coleta de informações deve ser extensiva e abranger diversos aspectos, como materiais e informações dos setores administrativo, financeiro, gestão de pessoas e marketing, além de tudo o que envolve o funcionamento da empresa. É importante reforçar que o setor de gestão de pessoas é um dos que melhor precisam ser avaliados, pois o capital humano é quem move a corporação.

Para que o diagnóstico tenha o mínimo de falhas, é muito importante definir uma metodologia eficaz para buscar esses dados. Como existem inúmeras no mercado, é importante que você conheça minuciosamente as opções disponíveis para que as respostas sejam aproveitáveis.

Quais indicadores podem ser utilizados para fazer esse diagnóstico?

Escolher os indicadores que se relacionam com sua organização é uma das medidas mais assertivas de fazer um diagnóstico que trace todas as carências e acertos da organização. Mas lembre-se de que, antes de avaliá-los, é necessário conhecer bem o planejamento estratégico da empresa. Conheça alguns indicadores de diagnóstico:

• lucratividade;
• nível de serviços de entrega;
• retenção de talentos;
• turnover;
• feedback;
• resultados em relação aos clientes.

Para que a organização tenha uma produtividade de acordo com seu planejamento estratégico, também é essencial que diversas ações diárias sejam realizadas de forma efetiva. Afinal, todo planejamento espera respostas positivas quanto a seus resultados.

No entanto, quando esses objetivos não são concretizados, as particularidades negativas serão apontadas e precisam ser revistas pelos líderes da organização e da gestão de pessoas. É por meio desses indicadores que o planejamento pode ser elaborado com menor possibilidade de resultados desagradáveis.

Como otimizar o fluxo de trabalho?

Para aprimorar o workflow da empresa, é interessante que a implantação seja feita de forma gradativa. Assim, a equipe perpassa pelo processo de adaptação sem impactar os resultados. Entenda, a seguir, algumas mudanças que podem ser realizadas.

1. Busque sua segmentação

Segmentar as atividades é uma ótima estratégia para que elas aconteçam com eficiência e agilidade. As tarefas devem ser direcionadas a funcionários que tenham amplos conhecimentos sobre o serviço a ser aplicado, pois dessa forma, evita-se a procrastinação, erros nas entregas e desalinhos na empresa.

2. Treine os colaboradores

Um dos diferenciais das empresas de sucesso é ter um time especializado em cada área da empresa. Para isso, é importante oferecer aos membros dos setores cursos contínuos de capacitação.

Além de conhecimentos específicos, é necessário aprender estratégias de como resolver situações complexas, as formas de promover um atendimento eficaz e humanizado aos clientes e como manter uma inter-relação entre os colaboradores, entre outros conhecimentos essenciais para o bom funcionamento da empresa.

3. Defina metas alcançáveis

Muitas vezes, conhecer o potencial dos colaboradores é um dos meios pelo qual o planejamento estratégico deve ser elaborado. Se um negócio almeja resultados ambiciosos, é fundamental que o planejamento seja composto por metas realizáveis. Isso porque construir um projeto muito além da realidade da companhia pode ser motivo de retrocesso.

4. Invista em ferramentas tecnológicas

Atualmente, uma forma assertiva de otimizar o fluxo de trabalho dos colaboradores é utilizar ferramentas voltadas especificamente para a melhoria dos processos. Os softwares de gestão, por exemplo, estão entre as ferramentas mais utilizadas nas empresas e ajudam a dinamizar e otimizar as atividades diárias.

5. Utilize um software atual e inovador

Como os softwares de gestão são tão importantes, eles merecem um tópico só para eles. Para que um software seja inovador e eficiente, ele deve apresentar algumas funcionalidades que possam potencializar o workflow da companhia. Confira algumas características de um software diferenciado:

• ser multifuncional;
• realizar fluxos inteligentes de tarefas;
• integrar atividades;
• utilizar arquivos digitais;
• fazer gestão de SLA (Service Level Agreement, ou Acordo de Nível de Serviço);
• controlar a entrega de tarefas.

6. Invista no design thinking para estruturar o processo

O design thinking se baseia em uma análise crítica e criativa da realidade da empresa. Esse método pode ser aplicado na gestão de processos e no fluxo de trabalho para oferecer resultados promissores para o negócio.

Para que o resultado seja eficaz, é importante aplicar todas as fases dessa ferramenta. Veja:

• imersão: compreender a realidade do que foi analisado;
• ideação: escolher as melhores ferramentas e os melhores recursos para que os objetivos se realizem;
• prototipação: testagem da ação;
• desenvolvimento: momento de colocar os recursos e os métodos em ação para buscar os objetivos.

Como apresentamos neste post, otimizar o fluxo de trabalho na empresa é determinante para obter os resultados desejados durante o planejamento. No entanto, ter o suporte de um software de primeira linha pode ser decisivo para alcançar os resultados esperados.

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