Fluxo de trabalho: como automatizar e conseguir bons resultados?

Não é de hoje que a tecnologia vem modificando de forma brusca a maneira como as pessoas trabalham. Em uma agência, isso também vem ocorrendo sistematicamente, e uma das soluções para aumentar a competitividade no mercado é a automatização do fluxo de trabalho.

Uma pesquisa da McKinsey revelou que, até 2030, pelo menos 30% da força de trabalho nos Estados Unidos precisará ampliar suas habilidades, em função da automatização de processos — uma realidade que já bate à nossa porta.

Neste artigo, vamos apresentar mais informações relacionadas ao assunto e detalhar como promover essa automatização, a importância dos fluxos de trabalho e os cuidados a serem tomados com as tecnologias escolhidas para a gestão da agência.

Para começar, vamos relembrar os conceitos de otimização de processos e fluxo de trabalho. Boa leitura!

O que é otimização de processos?

Antes de entrar nos detalhes a respeito da automatização do fluxo de trabalho, é importante entender a importância e as vantagens da otimização de processos dentro de uma agência e também em outros negócios. Confira:

• redução de erros — quando uma tarefa é feita da melhor forma possível e sempre do mesmo jeito, a tendência é que os erros diminuam. Isso não diz respeito, é claro, a processos que envolvam a criatividade e demandem um pensamento “fora da caixa” e inovador, e sim a procedimentos mais operacionais do dia a dia;
• centralização de informações — a otimização de processos também se beneficia do armazenamento de informações em um ponto só, ao qual as partes interessadas podem consultar sempre que necessário;
• redução do trabalho “braçal” dos colaboradores — por que fazer a mesma tarefa diversas vezes, se é possível ter processos mais automáticos? A otimização também traz essa vantagem;
• melhora nos resultados da empresa — com menos erros, informações acessíveis e colaboradores focados em suas tarefas mais estratégicas, os resultados de qualquer agência tendem a crescer.

Automatização do fluxo de trabalho: o que isso significa?

Um fluxo de trabalho é a maneira como os colaboradores de uma empresa ou outro tipo de instituição (escola, hospital, entre outras) desenvolvem as suas tarefas. Para ser um fluxo que cumpra o seu papel, há uma série de etapas que precisam ser concluídas em sequência e, assim, ter os objetivos alcançados.

Na prática, o trabalho precisa avançar de um ponto a outro. Isso pode ocorrer por meio de um colega, do uso de uma ferramenta ou por outro processo. Há fluxos de trabalho que podem ser realizados de forma completa por uma única pessoa — escrever, editar e publicar uma postagem de blog como este que você está lendo, por exemplo. Porém, há etapas que demandam outras pessoas, como criar um layout, verificar a satisfação do cliente, fazer a cobrança pelo trabalho, promover reuniões, entre outras.

Entendido o conceito de fluxo de trabalho, é hora de falar na sua automatização. Ela diz respeito justamente ao desenho e execução de processos de forma que haja um esforço humano mínimo, geralmente em tarefas não estratégicas, para que o fluxo tenha bons resultados.

Essa automatização deve ter como base algumas regras de fluxo de trabalho, nas quais as pessoas lidam com tarefas, dados e arquivos de uma maneira específica. As regras de negócios também devem ser acordadas previamente para garantir o sucesso da automatização. Não se pode esquecer, ainda, de entender a natureza da demanda, prazos e outros fatores-chave.

Como implementar a automatização?

Há, basicamente, duas formas de automatizar um fluxo de trabalho. Uma delas é contando com uma equipe própria capaz de desenvolver ferramentas que permitam que tarefas sejam desempenhadas com mínima interferência humana. A outra é investir em soluções que o mercado já oferece, que recebem atualizações periódicas e já foram testadas por outras empresas.

As soluções já existentes não necessariamente são menos personalizadas. O mercado conta com ferramentas com alta tecnologia e equipes que, mesmo atuando remotamente, podem oferecer todo o suporte e as customizações necessárias para atender diferentes negócios.

Por que automatizar?

Automatizar um fluxo de trabalho pode ser algo simples em muitas situações, porém complexo em outras. Por exemplo: todas as empresas contam com processos banais de solicitação e aprovação, que podem levar muito tempo até alcançarem a instância responsável por dar o OK ou negar o pedido. Isso pode ser feito a partir de um formulário online, ao qual o aprovador tem acesso, inclusive pelo celular.

Por outro lado, há solicitações mais complexas, que envolvem um orçamento maior, mais equipes envolvidas, integração de sistemas, entre outros fatores que tornam necessário um detalhamento maior. Neste caso, é possível setar um valor máximo para a aprovação simples, tornando o dia a dia mais ágil. Acima daquele limite, é preciso envolver a gestão, analisar a necessidade e, então, prosseguir com o processo de aprovação. Ainda assim, há um ganho significativo.

Em resumo: automatizar fluxos de trabalho, especialmente aqueles processos que são manipulados pelos funcionários com total autonomia, traz benefícios claros no que diz respeito a eficiência, produtividade, precisão, prestação de contas e satisfação no trabalho.

Confira mais alguns benefícios da automatização de fluxos de trabalho:

• reduzir custos — com processos que ocorrem de forma mais eficiente, as equipes trabalham de forma mais produtiva e, assim, diminuem o tempo e os custos;
• melhorar a comunicação — sistemas que deixem registrados quando, onde e por que determinadas tarefas foram realizadas e que resultados trouxeram permite visualizar claramente o fluxo de trabalho, tornando a comunicação mais clara em momentos de resgate de informações;
• qualificar o desempenho — com a automatização de processos, especialmente os não estratégicos (embora essenciais), os colaboradores ficam liberados para se dedicar às suas especialidades;
• oferecer mais segurança — com o devido acompanhamento dos responsáveis pelas diferentes etapas dentro do fluxo de trabalho e o registro do que foi feito de forma automatizada por sistemas, tem-se mais alinhamento entre os envolvidos e mais segurança a respeito do histórico de projetos.

Modelos de fluxo de trabalho

O fluxo de trabalho de uma empresa não é o mesmo da sua concorrente e tampouco é igual ao de organizações de outros segmentos. Há um certo nível de personalização que deve ser considerado em cada caso. Ainda assim, há modelos que precisam ser considerados. Acompanhe.

Revisão de processos

A automatização de um fluxo de trabalho exige uma revisão nos processos de toda a empresa. Afinal, a partir do momento em que eles passarão a ocorrer com interferência humana mínima — e, em alguns casos, até mesmo sem a participação dos colaboradores — é fundamental que ocorram sempre da maneira correta.

Identificar gargalos, pontos de melhoria e até mesmo correções que possam ser necessárias é essencial para garantir que a automatização será verdadeiramente vantajosa e trará os benefícios planejados.

Definição de objetivos

A automatização também deve atender a um propósito: melhorar a performance, otimizar o tempo, economizar recursos, enfim, os verdadeiros benefícios que serão sentidos pela empresa ao investir na automatização de processos. Não se faz isso apenas por fazer, é preciso ter objetivos claros e bem definidos.

Medição de impacto

Ao automatizar um processo, muitas vezes incluindo ou retirando etapas, é fundamental entender o impacto que a alteração traz tanto no público interno (colaboradores) quanto externo (clientes).

As vantagens da tecnologia na gestão da agência

O uso da tecnologia em processos de gestão de uma agência vem ganhando cada vez mais espaço no mercado. Se levarmos em consideração a pandemia do novo coronavírus, que em 2020 forçou todas as empresas a modificarem sua forma de trabalhar, essa realidade é ainda mais perceptível.

O uso de ferramentas para a realização de reuniões online, acompanhamento de tarefas, gestão de equipes, comunicação com times e com os clientes, entre outras, cresceu muito a partir do momento em que os colaboradores passaram a atuar cada um na sua casa. Mas esses benefícios vão além do cenário da pandemia. A seguir, destacamos alguns deles.

Aumento da competitividade

Uma agência mais tecnológica, com processos automatizados e um fluxo de trabalho bem desenhado, certamente terá uma competitividade maior no mercado. Mesmo aquelas empresas de menor porte — ou seja, com menos colaboradores, equipamentos e recursos — pode disputar clientes com os maiores players do mercado.

Maior escalabilidade

A escalabilidade é um conceito que está relacionado ao aumento no número de negócios de uma empresa sem, no entanto, aumentar os seus custos na mesma proporção. Um belo desenho de fluxo de trabalho, acompanhado de processos automatizados, tem o poder de tornar uma pequena agência em uma verdadeira potência no mercado. Naturalmente, os colaboradores também precisam estar alinhados e engajados na proposta, mas o primeiro passo é ter um processo bem elaborado.

Acesso a dados

Todas as ações realizadas dentro de sistemas ou monitoráveis pelo uso de softwares e aplicações geram dados, que são fundamentais para entender o funcionamento da agência. O tempo necessário para desenvolver uma campanha, a quantidade de fornecedores contatados para elaborar um orçamento (bem como os valores praticados e o tempo de retorno), taxas de aprovação, reprovação e refação, e ainda o consumo de internet, são apenas alguns exemplos de indicadores disponíveis.

É claro que algumas são mais estratégicas que outras, mas saber ler esses dados e proporcionar melhorias a partir da observação é o que diferencia cada vez mais as agências que, de fato, adentraram o século XXI, daquelas que ainda se baseiam em práticas antiquadas de gestão para se destacarem no mercado.

3 cuidados na implementação de processos automatizados

Apesar de todas as vantagens já observadas ao longo do texto, é preciso alertar para os riscos da automatização de processos dentro de uma agência. A seguir, vamos listar alguns cuidados para evitar problemas relacionados à otimização do fluxo de trabalho. Continue com a gente!

1. Buscar tecnologias de bons fornecedores

Imagine implementar um sistema para agilizar a aprovação de campanhas, para enviar artes finais para uma gráfica ou para emissão de notas fiscais, e a tecnologia deixar a agência na mão. Nada bom, concorda?

Para não pagar esse mico, é preciso ter fornecedores confiáveis, capazes de oferecer não apenas uma tecnologia eficiente, mas também prestar o suporte necessário caso alguma dificuldade ocorra. Afinal, você o contratou para resolver o problema e não para criar outro.

Uma boa dica é, além de conhecer a fundo o trabalho desse fornecedor, contatar outras empresas para quem ele já tenha prestado serviços anteriormente. Entender como é o seu relacionamento com as agências, a qualidade do suporte, a agilidade em resolver problemas e a flexibilidade em entender suas necessidades e adaptá-las para a realidade da agência, entre outros fatores, é decisivo para fechar negócio.

2. Possibilitar comunicação integrada na empresa

Cada vez mais, as agências vêm percebendo a necessidade das marcas em se comunicar por meios digitais com seus clientes. Embora anúncios na TV, na rádio e em jornais ainda tenham a sua importância, dependendo do segmento, usar a internet para chegar ao público por meio das mais variadas estratégias de marketing digital é básico nos dias de hoje.

No entanto, contar com boas tecnologias, capazes de garantir que essas campanhas ocorram sem dificuldades técnicas e com a máxima eficiência é essencial. Se for possível viabilizar mais interação com o consumidor, fornecer informações mais aprofundadas e encaminhá-lo para fechar uma venda também é altamente recomendado.

3. Garantir acesso a métricas

No item anterior, quando falamos em acesso a dados que possam preparar a agência para mudar sua atuação ou melhorar sua performance e gestão, não se pode deixar de salientar a importância de a tecnologia utilizada possibilitar o acesso às métricas. Trata-se de informações estatísticas ou medições de desempenho bastante valiosas, que não podem deixar de ser colhidas.

O uso de uma tecnologia que não forneça dados para a agência, de forma que ela possa investir na melhoria contínua da gestão — por melhor que essa tecnologia seja em atender às demais necessidades mais imediatas para as quais ela foi adquirida — não é o mais recomendado. É preciso pensar também no futuro da agência, e não apenas em resolver um problema do presente. O acesso aos dados é fundamental nesse contexto.

Conseguiu acompanhar o texto e entender todas as minúcias que envolvem a automatização do fluxo de trabalho e a busca por bons resultados em uma agência? Desde otimizar processos simples do dia a dia até a maior dedicação da equipe a problemas complexos e, é claro, o acesso a dados que permitem avançar cada vez mais em uma gestão atualizada, o investimento em tecnologia vem demonstrando ser cada vez mais crucial para as agências.

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