Qual a melhor maneira de armazenar arquivos digitais na empresa?

A crescente inserção da tecnologia no ramo corporativo trouxe a necessidade de uma gestão inteligente de arquivos: dados, imagens, vídeos, planilhas, PDFs e códigos para os meios eletrônicos estão cada vez mais presentes na rotina organizacional, razão pela qual vale a pena o investimento em softwares para armazenar arquivos digitais.

A prática não apenas facilita o cotidiano como evita perda de tempo e aumenta a produtividade, e também passa a ser um importante diferencial competitivo do negócio no mercado, principalmente quanto às estratégias de marketing. Isso evidencia a forma que a organização lida com os dados, que hoje são sinônimos de poder.

Continue a leitura para entender como a administração da empresa e o posicionamento da marca podem ser mais precisos quando os gestores investem em um recurso eficiente para armazenar arquivos digitais.

Os riscos de uma armazenagem ineficaz

A boa gestão de todo e qualquer empreendimento depende da capacidade de coletar, processar e filtrar informações que estruturam a inteligência de mercado. A praticidade do meio eletrônico faz com que relatórios, imagens, vídeos e planilhas ocupem cada vez menos espaço físico nas organizações.

Esse conjunto de documentos é essencial para a tomada de decisão estratégica, inclusive, na área de marketing. Os registros, levantamentos e resultados formam uma base de dados sólida para a administração adotar ações assertivas e ganhar diferencial competitivo em seu segmento no mercado.

Por isso faz toda a diferença a forma escolhida para armazenar arquivos digitais. Um sistema ineficiente é capaz de atrapalhar o trabalho ao invés de promover a máxima produtividade, especialmente quando não admite a operação integrada.

Nesse caso, o gerenciamento de informações de produtos, por exemplo, pode ser prejudicado, bem como a adequação da marca à multicanalidade, tão necessária hoje com as empresas faturando tanto em lojas físicas quanto no comércio eletrônico. Estratégias de marketing acabam sendo essenciais também nas duas esferas.

Ferramentas usadas de maneira isolada processam as informações pela metade e/ou sem aproveitá-las para os demais setores, como o financeiro. A escolha de um software integrado aumenta a produtividade do seu negócio e fomenta bons resultados.

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A melhor forma de armazenar arquivos digitais

A utilização de uma plataforma específica para o marketing e que não funcione de forma isolada otimiza o processamento de dados e promove a inteligência de mercado, pois:

• ajuda na organização de documentos, planilhas e arquivos;
• torna o fluxo de trabalho fluido entre a equipe e os parceiros;
• centraliza informações e evita excesso de e-mails;
• admite o controle eficiente de prazos (muitas vezes apertados);
• evita perda de tempo nas aprovações (de orçamento para um briefing, por exemplo);
• promove a gestão inteligente de pessoas sem sobrecarregar os colaboradores;
• dribla burocracias desnecessárias.

Assim, é possível otimizar a gestão de produtos organizando códigos, classificações, selos, descrições, logotipos e informações sobre preços, entre outros benefícios. Planejamentos de mídias e publicações acabam sendo bem-feitos, independentemente da quantidade de SKUs, melhoria na prestação de serviços de marketing.

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Aplicação prática

Imagine que você precisa criar uma campanha para promover uma geladeira a preço promocional em todo o território nacional com veiculação na TV dali a 7 dias. É preciso obter informações relevantes do produto com o comercial, negociar o orçamento com o financeiro, buscar aprovação da diretoria executiva e coordenar sua equipe no processo.

Armazenar arquivos digitais em uma plataforma integrada admite a gestão inteligente dos dados, mantendo todos os setores a par do projeto e de seu andamento. Assim, seu pessoal consegue desenvolver o briefing com os gerentes da linha de eletrodomésticos e já acelerar o trabalho de planejamento e pesquisa.

Com a data para entrega da edição final agendada no sistema, o brainstormig é programado com chamado para os envolvidos e os redatores e designers já sabem quando suas tarefas serão iniciadas. Consequentemente, os colaboradores de mídia podem agilizar o contato com o canal de televisão de olho no orçamento e atuando em conjunto com o financeiro.

O controle de custos fixos e variáveis orienta a negociação com a emissora e agiliza as aprovações internas para a produção fazer a sua parte das gravações e a entrega da edição final. Tamanho alinhamento engaja a equipe, informa sobre as etapas, atribui responsabilidades e aumenta a eficiência do processo, entre outras vantagens.

O armazenamento digital integrado na era tecnológica

Armazenar arquivos digitais integradamente evita a perda e a deterioração de documentos importantes, cria histórico dos projetos desenvolvidos, promove a boa comunicação e aumenta a eficiência das operações com a automatização. Consequentemente, permite aos gestores o foco nas estratégias enquanto cuida do operacional.

A solução é especialmente significativa na era tecnológica, marcada pelo enorme fluxo de dados e pelas tendências em constante mudança que precisam ser processadas. Assim, os setores de uma organização conseguem atuar harmonicamente e em conjunto com o marketing, estruturando e utilizando uma boa inteligência de mercado.

Há varejistas no Brasil com mais de 20 milhões de itens à venda, o que demanda organização para a boa gestão de produtos e para publicações, bem como flexibilidade para integrar outros departamentos da empresa no projeto. A necessidade é especialmente sensível nesse ramo corporativo por ele ser altamente dinâmico.

O Wikemee PIM

E se você pudesse gerenciar anúncios, posts, catálogo e tabloides de um jeito eficiente, automatizando e estruturando processos com respaldo em uma fonte confiável de dados? O Wikmee PIM otimiza o trabalho do marketing admitindo a integração do setor com outras áreas organizacionais, tais como a de vendas e o financeiro.

A plataforma admite a criação de projetos (orçamento de banner, por exemplo) de forma integrada, prevendo prazos, tarefas, custos fixos e variáveis e permitindo o anexo de layouts e especificações de formato, cor, material e acabamento. Assim, não apenas a equipe de marketing se mantém informada, mas também os demais departamentos são engajados.

Além de melhorar a gestão de produtos, automatizar publicações e adequar materiais diferentes à multicanalidade, o Wikimee possibilita a boa administração de recursos e pessoas.

Ele desenha os processos criando ciclos de aprovação de ofertas, gerando relatórios capazes de sanar falhas operacionais e reduzindo ciclos de produção de semanas para dias ou até horas. A base de dados pode ser conectada ao ERP da companhia, admitindo bom gerenciamento do conteúdo e registrando as ações no projeto para otimizações futuras.

Armazenar arquivos digitais em uma plataforma integrada e voltada para o marketing, como a nossa, é um diferencial competitivo que acompanha a dinamicidade do mercado. Assim, seu negócio não fica obsoleto e opera com setores em harmonia, máxima inteligência, produtividade e foco em resultados.

Quer uma solução eficaz para manter sua empresa em ordem? Confira o que o Módulo Wikimee PIM tem a oferecer.