Por que a otimização de processos produtivos é essencial para a empresa?

Processo produtivo é toda sequência etapas capaz de gerar valor para a empresa e suas partes interessadas. Nesse contexto, tanto a fabricação de uma caneta quanto a criação de uma peça de marketing são exemplos disso. Portanto, otimizar esse processo é algo que pode ser feito em qualquer segmento. Mas por que fazer isso?

Uma primeira resposta, e a mais simples, é: porque melhora o desempenho da empresa. No entanto, é preciso ir mais a fundo. Quais são os prejuízos de deixar o tema de lado? Como uma empresa pode otimizar seus processos? Qual é a função do gestor nesse percurso?

Nos tópicos seguintes, respondemos essas questões e oferecemos uma visão geral sobre a importância da otimização de processos produtivos. Acompanhe!

Quais os prejuízos da falta de otimização de processos?

Imagine um dos seus processos, por exemplo, o atendimento. Você pode estar satisfeito com ele e ter bons resultados. Apesar do cenário positivo, precisa lembrar que tudo muda rapidamente e pequenos problemas podem crescer — o que, por sua vez, gera graves prejuízos. Logo, preservar o status quo não é solução. Adiante, explicamos melhor.

Alto índice de retrabalho

O cálculo do índice de retrabalho é simples. Você divide tudo o que foi produzido pelo número de erros que demandaram reajustes. Então, se produziu 1000 sapatos e 100 deles precisaram ser refeitos, seu índice de retrabalho é de 10%. Quanto mais alto, pior.

O problema é que, na medida em que seus processos não são otimizados, os erros, conflitos e problemas aparecem com mais frequência. Você não aprende com os erros, as máquinas não são substituídos e as pessoas não são treinadas. No fim, o retrabalho se torna o padrão. Viu o prejuízo que há nessa situação?

Maior insatisfação dos clientes

Em toda empresa, um objetivo elementar é fazer e manter clientes. Se não há clientes, não há como gerar receita, também não há motivo para manter o negócio em funcionamento.

O problema é que processos travosos tornam o atendimento demorado e prejudicam o nível de satisfação dos clientes, tornando a experiência de venda ou pós-venda ruim. Isso gera uma série de outros problemas subsequentes, como a queda no volume de vendas.

Esse ciclo se torna ainda mais prejudicial quando clientes insatisfeitos atuam como detratores da marca. Isso significa que eles podem fazer um marketing boca a boca negativo da sua empresa, falando mal do negócio. Melhor evitar, não é?

Redução da produtividade diária

O nível de produtividade de uma empresa ou equipe depende diretamente da qualidade dos seus processos. Sendo assim, quanto mais fluidos e funcionais os processos forem, maior será a produtividade. Da mesma forma, o contrário também se aplica: processos precários afetam a performance do negócio negativamente.

Na medida em que os processos não são otimizados, os processos diários se deterioram e levam a resultados cada vez mais baixos. Veja, por exemplo, o processo de venda. Se ele não é aperfeiçoado, será cada vez mais difícil fechar negociações que beneficiem a empresa.

Como é possível otimizar os processos da empresa?

A otimização de processos depende de alguns fatores. É preciso saber identificar e eliminar gargalos, além de envolver as pessoas e as tecnologias certas. Quando isso é feito, o gestor pode evitar os prejuízos já mencionados, além de obter benefícios adicionais. Entenda!

Comece selecionando os processos mais importantes

Não é possível otimizar todos os processos ao mesmo tempo, afinal, os recursos da empresa são limitados. Por isso, é preciso priorizar os processos mais importantes, mas quais são eles?

Para reconhecê-los, comece definindo quais são os resultados mais importantes da sua empresa. Por exemplo: a satisfação dos clientes, a segurança e as vendas. Depois, verifique quais são os processos que levam a esses resultados.

Mapeie os gargalos que afetam os resultados finais

Todo problema que impede que os processos sejam realmente funcionais e que a empresa alcance os resultados desejados é chamado de “gargalo”. Sendo assim, ao longo da venda, a falta de controle de estoque ou de uma tabela de preços atualizada é um gargalo.

Nesse caso, empenhe-se na análise dos gargalos. Avalie quais são, por qual razão existem e como afetam os indicadores de desempenho. Feito isso, dedique-se à correção do problema, no intuito de eliminá-lo ou corrigi-lo para que não continue afetando os negócios.

Melhore a comunicação interna empresarial

Um dos elementos mais importantes para a otimização de processos é a comunicação. Se os profissionais não se comunicam, o número de erros, problemas e conflitos interpessoais tende a ser maior. Pior ainda, os talentos ficam desnorteados e não conseguem trabalhar.

Para melhorar sua comunicação, atue em dois sentidos: primeiro, conscientize todos, a partir do CEO, que o assunto é realmente importante; depois, adote tecnologias que tornem a comunicação mais fluida, transmitindo a mensagem do emissor até o receptor.

Conte com a tecnologia em seu favor

Por fim, alie-se à tecnologia! Bons softwares podem otimizar os processos de diversas formas, por exemplo:

• criando um fluxo de trabalho funcional;
• automatizando as tarefas rotineiras
• melhorando o alinhamento dos profissionais e times de trabalho etc.

Portanto, dedique-se na busca de uma boa plataforma de gestão. Ela deve ser funcional para otimizar seus processos, melhorar a comunicação da equipe de trabalho e reduzir o número de erros.

Confira neste post sobre como convencer a sua diretoria a investir em novas tecnologias.

Qual o papel do gestor ao longo desse processo?

Como você pode observar, a otimização de processos produtivos é crucial e inibe muitos prejuízos, tornando a empresa próspera e produtiva. Para tal fim, faz-se necessário eliminar gargalos, melhorar a comunicação e adotar uma boa tecnologia. E o gerente, o que ele faz?

O gestor é parte elementar de todo o processo — é ele quem vai coordenar tudo isso para que os processos sejam efetivamente otimizados. Assim, sua ação diária pode ser sumarizada em três palavras: planejamento, execução e controle dos resultados alcançados.

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Nesse sentido, sua primeira tarefa é planejar o que deve ser melhorado e como, além de associar isso a uma meta consistente. Depois, precisa aproveitar os talentos e tecnologias disponíveis para colocar a “mão na massa”. Por fim, deverá controlar, identificar e corrigir erros.

Veja, agora você está por dentro do tema, entende a importância da otimização de processos produtivos, como promover isso na prática e qual o papel dos gestores. Lembre de que uma boa tecnologia pode ajudar bastante, tanto ao tornar o fluxo de trabalho mais fluido quanto ao automatizar certas rotinas. Portanto, empenhe-se na busca por uma bom software.

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