Flujo de trabajo: ¿cómo automatizar y lograr buenos resultados?

No es hoy cuando la tecnología ha cambiado abruptamente la forma en que las personas trabajan. En una agencia, esto también ha ocurrido de manera sistemática, y una de las soluciones para aumentar la competitividad en el mercado es la automatización del flujo de trabajo.

Una encuesta de McKinsey reveló que, de aquí a 2030, al menos el 30% de la fuerza laboral de los Estados Unidos necesitará ampliar sus habilidades, debido a la automatización de los procesos, una realidad que ya está llamando a nuestra puerta.

En este artículo, presentaremos más información relacionada con el tema y detallaremos cómo promover esta automatización, la importancia de los flujos de trabajo y el cuidado que se debe tener con las tecnologías elegidas para la gestión de la agencia.

Para empezar, recordemos los conceptos de optimización de procesos y flujos de trabajo. ¡Que tengas una buena lectura!

¿Qué es la optimización de procesos?#

Antes de entrar en detalles sobre la automatización del flujo de trabajo, es importante comprender la importancia y las ventajas de optimizar los procesos dentro de una agencia y también en otras empresas. Échale un vistazo:

• reducción de errores: cuando una tarea se realiza de la mejor manera posible y siempre de la misma manera, la tendencia es que los errores disminuyan. Por supuesto, esto no se refiere a los procesos que implican creatividad y requieren un pensamiento innovador y «listo para usar», sino más bien a los procedimientos cotidianos más operativos;
• centralización de la información: la optimización de los procesos también se beneficia del almacenamiento de la información en un único punto, al que las partes interesadas pueden consultarla siempre que sea necesario;
• reducción del trabajo «manual» de los empleados: ¿por qué hacer la misma tarea varias veces, si es posible tener procesos más automáticos? La optimización también aporta esta ventaja;
• mejores resultados empresariales: con menos errores, información accesible y empleados centrados en sus tareas más estratégicas, los resultados de cualquier agencia tienden a crecer.

Automatización del flujo de trabajo: ¿qué significa eso?#

Un flujo de trabajo es la forma en que los empleados de una empresa u otro tipo de institución (escuela, hospital, entre otras) llevan a cabo sus tareas. Para que sea un flujo que cumpla su función, hay una serie de pasos que deben completarse de manera secuencial y así lograr los objetivos.

En la práctica, el trabajo debe moverse de un punto a otro. Esto puede ocurrir a través de un colega, el uso de una herramienta o mediante otro proceso. Hay flujos de trabajo que una sola persona puede completar completamente: escribir, editar y publicar una entrada de blog como la que estás leyendo, por ejemplo. Sin embargo, hay pasos que requieren la participación de otras personas, como crear un diseño, verificar la satisfacción del cliente, cobrar por el trabajo, celebrar reuniones, etc.

Una vez entendido el concepto de flujo de trabajo, es hora de hablar sobre su automatización. Se refiere precisamente al diseño y la ejecución de los procesos de tal manera que haya un mínimo esfuerzo humano, generalmente en tareas no estratégicas, de modo que el flujo tenga buenos resultados.

Esta automatización debe basarse en algunas reglas de flujo de trabajo, en las que las personas manejan las tareas, los datos y los archivos de una manera específica. Las reglas empresariales también deben acordarse por adelantado para garantizar una automatización exitosa. Además, no olvide comprender la naturaleza de la demanda, los plazos y otros factores clave.

¿Cómo implementar la automatización?#

Básicamente, hay dos formas de automatizar un flujo de trabajo. Una de ellas es tener su propio equipo capaz de desarrollar herramientas que permitan realizar las tareas con la mínima interferencia humana. La otra es invertir en soluciones que el mercado ya ofrece, que reciben actualizaciones periódicas y que ya han sido probadas por otras empresas.

Las soluciones existentes no son necesariamente menos personalizadas. El mercado cuenta con herramientas y equipos de alta tecnología que, incluso trabajando de forma remota, pueden ofrecer todo el soporte y las personalizaciones necesarios para atender a las diferentes empresas.

¿Por qué automatizar?#

La automatización de un flujo de trabajo puede ser simple en muchas situaciones, pero compleja en otras. Por ejemplo: todas las empresas tienen procesos de solicitud y aprobación triviales, que pueden tardar mucho tiempo en llegar al organismo responsable de aprobar o denegar la solicitud. Esto se puede hacer mediante un formulario en línea, al que tiene acceso el aprobador, incluso por teléfono celular.

Por otro lado, hay solicitudes más complejas, que implican un mayor presupuesto, más equipos involucrados, la integración del sistema y otros factores que requieren mayor detalle. En este caso, es posible establecer una cantidad máxima para una simple aprobación, lo que agiliza la vida diaria. Por encima de ese límite, es necesario involucrar a la gerencia, analizar la necesidad y luego continuar con el proceso de aprobación. Sin embargo, hay una ganancia significativa.

En resumen: la automatización de los flujos de trabajo, especialmente aquellos procesos que son manipulados por los empleados con total autonomía, aporta beneficios claros en lo que respecta a la eficiencia, la productividad, la precisión, la responsabilidad y la satisfacción laboral.

Consulte otros beneficios de la automatización de los flujos de trabajo:

• reducir los costos: con procesos que se realizan de manera más eficiente, los equipos trabajan de manera más productiva y, por lo tanto, reducen el tiempo y los costos;
• mejorar la comunicación: los sistemas que registran cuándo, dónde y por qué se realizaron determinadas tareas y los resultados obtenidos permiten visualizar con claridad el flujo de trabajo, lo que hace que la comunicación sea más clara a la hora de recuperar información;
• calificar el desempeño: con la automatización de los procesos, especialmente los no estratégicos (aunque esenciales), los empleados pueden dedicarse libremente a sus especialidades;
• ofrecen más seguridad: con la supervisión adecuada de los responsables de las diferentes etapas del flujo de trabajo y el registro de lo que se ha hecho de forma automatizada por parte de los sistemas, hay una mayor alineación entre los involucrados y más seguridad en lo que respecta al historial de los proyectos.

plantillas de flujo de trabajo#

El flujo de trabajo de una empresa no es el mismo que el de su competidor, ni es el mismo que el de las organizaciones de otros segmentos. Hay un cierto nivel de personalización que debe tenerse en cuenta en cada caso. Sin embargo, hay modelos que deben tenerse en cuenta. Haga un seguimiento.

Revisión del proceso#

La automatización de un flujo de trabajo requiere una revisión de los procesos de toda la empresa. Después de todo, una vez que comienzan a producirse con la mínima interferencia humana (y, en algunos casos, incluso sin la participación de los empleados), es fundamental que siempre se produzcan de la manera correcta.

Identificar los obstáculos, los puntos de mejora e incluso las correcciones que puedan ser necesarias es esencial para garantizar que la automatización sea realmente ventajosa y aporte los beneficios planificados.

Definición de objetivos#

La automatización también debe cumplir un propósito: mejorar el rendimiento, optimizar el tiempo, ahorrar recursos; en resumen, los verdaderos beneficios que percibirá la empresa al invertir en la automatización de procesos. Esto no se hace solo por hacerlo, es necesario tener objetivos claros y bien definidos.

Medición del impacto#

Al automatizar un proceso, a menudo incluyendo o eliminando pasos, es fundamental comprender el impacto que el cambio tiene tanto en el público interno (empleados) como en el público externo (clientes).

Las ventajas de la tecnología en la gestión de las agencias#

El uso de la tecnología en los procesos de gestión de las agencias está ganando cada vez más espacio en el mercado. Si tenemos en cuenta la pandemia del nuevo coronavirus, que en 2020 obligó a todas las empresas a modificar su forma de trabajar, esta realidad es aún más perceptible.

El uso de herramientas para la celebración de reuniones en línea, el seguimiento de tareas, la gestión de equipos, la comunicación con los equipos y los clientes, entre otras, creció mucho desde el momento en que los empleados empezaron a trabajar desde casa. Sin embargo, esos beneficios van más allá del escenario de la pandemia. A continuación, destacamos algunos de ellos.

Aumento de la competitividad#

Una agencia más tecnológica, con procesos automatizados y un flujo de trabajo bien diseñado, será sin duda más competitiva en el mercado. Incluso las empresas más pequeñas, es decir, con menos empleados, equipos y recursos, pueden competir por los clientes con los principales actores del mercado.

Mayor escalabilidad#

La escalabilidad es un concepto que se refiere al aumento del número de negocios de una empresa sin, sin embargo, aumentar sus costos en la misma proporción. Un diseño de flujo de trabajo atractivo, acompañado de procesos automatizados, tiene el poder de convertir a una agencia pequeña en una verdadera potencia del mercado. Naturalmente, los empleados también deben estar alineados y comprometidos con la propuesta, pero el primer paso es tener un proceso bien diseñado.

Acceso a los datos#

Todas las acciones realizadas dentro de los sistemas o que pueden monitorearse mediante software y aplicaciones generan datos, que son fundamentales para comprender el funcionamiento de la agencia. El tiempo necesario para desarrollar una campaña, el número de proveedores contactados para preparar un presupuesto (así como los importes cobrados y el tiempo de devolución), las tasas de aprobación, desaprobación y redacción, e incluso el consumo de Internet, son solo algunos ejemplos de los indicadores disponibles.

Por supuesto, algunas son más estratégicas que otras, pero saber leer estos datos y proporcionar mejoras basadas en la observación es lo que diferencia cada vez más a las agencias que, de hecho, ingresaron al siglo XXI, de aquellas que aún dependen de prácticas de gestión anticuadas para destacarse en el mercado.

Tres precauciones a la hora de implementar procesos automatizados#

A pesar de todas las ventajas ya observadas a lo largo del texto, es necesario advertir sobre los riesgos de automatizar los procesos dentro de una agencia. A continuación, enumeraremos algunas precauciones para evitar problemas relacionados con la optimización del flujo de trabajo. ¡Mantente al día con nosotros!

1. Busque tecnologías de buenos proveedores#

Imagine implementar un sistema para agilizar la aprobación de las campañas, enviar los trabajos finales a una imprenta o emitir facturas, y dejar la tecnología en manos de la agencia. No está bien, ¿de acuerdo?

Para no pagar este dinero, es necesario contar con proveedores confiables, capaces de ofrecer no solo tecnología eficiente, sino también de brindar el soporte necesario en caso de que surja alguna dificultad. Después de todo, lo contrataste para resolver el problema y no para crear otro.

Un buen consejo es, además de conocer a fondo el trabajo de este proveedor, ponerse en contacto con otras empresas a las que ha prestado servicios anteriormente. Comprender su relación con las agencias, la calidad del soporte, la agilidad para resolver problemas y la flexibilidad para comprender sus necesidades y adaptarlas a la realidad de la agencia, entre otros factores, es decisivo para cerrar el trato.

2. Permitir la comunicación integrada en la empresa#

Cada vez más, las agencias se dan cuenta de la necesidad de que las marcas se comuniquen digitalmente con sus clientes. Si bien los anuncios en la televisión, la radio y los periódicos siguen siendo importantes, según el segmento, utilizar Internet para llegar al público a través de las más variadas estrategias de marketing digital es básico en la actualidad.

Sin embargo, es fundamental contar con buenas tecnologías capaces de garantizar que estas campañas se lleven a cabo sin dificultades técnicas y con la máxima eficacia. Si es posible permitir una mayor interacción con el consumidor, también es muy recomendable proporcionarle información más detallada y recomendarle que cierre una venta.

3. Garantice el acceso a las métricas#

En el punto anterior, cuando hablamos del acceso a los datos que podrían preparar a la agencia para cambiar sus operaciones o mejorar su desempeño y administración, nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de la tecnología utilizada para permitir el acceso a las métricas. Se trata de información estadística o medidas de rendimiento muy valiosas, que no pueden dejar de recopilarse.

El uso de tecnología que no proporcione datos a la agencia para que pueda invertir en la mejora continua de la gestión (por muy buena que sea esta tecnología para satisfacer las otras necesidades más inmediatas para las que se adquirió) no es lo más recomendable. También es necesario pensar en el futuro de la agencia y no solo en resolver un problema del presente. El acceso a los datos es fundamental en este contexto.

¿Pudiste seguir el texto y comprender todas las minucias que rodean la automatización del flujo de trabajo y la búsqueda de buenos resultados en una agencia? Desde la optimización de los procesos cotidianos sencillos hasta la mayor dedicación del equipo a los problemas complejos y, por supuesto, el acceso a los datos que permiten avanzar cada vez más en la gestión actualizada, la inversión en tecnología ha demostrado ser cada vez más crucial para las agencias.

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