5 motivos para você parar de usar planilhas hoje mesmo

Atualmente, muitas empresas ainda optam por usar planilhas para gerenciar dados de vendas, projetos, tarefas e finanças. Porém, apesar de serem fáceis de usar, elas têm uma série de limitações que podem afetar o negócio e colocar a sua organização em risco.

Além disso, elas apresentam diversos problemas de segurança, perdas de dados, erros, entre outras falhas, que podem ser prejudiciais, tornando o trabalho improdutivo. Afinal, quem nunca teve uma dor de cabeça ao mexer em planilhas?

Por isso, neste artigo, vamos abordar 5 motivos para você deixar de usar essa ferramenta e substituí-la por um sistema mais eficiente, ágil e avançado. Veja!

Confira 5 razões para abandonar as planilhas

1. Pouca integração de dados

Mesmo que você consiga uma ótima organização utilizando planilhas, elas podem trazer algumas limitações, como a baixa integração das informações. Se a sua empresa deseja interligar os dados financeiros ou de vendas com outros sistemas, por exemplo, poderá haver dificuldades, já que as planilhas não facilitam esse processo.

Ainda, nessa ferramenta o gestor precisará inserir todos os dados manualmente — o que restringe diversas funcionalidades — e ele só conseguirá salvar o arquivo em formatos limitados.

Ao contar com um sistema de gestão automatizado, o profissional consegue poupar todo o trabalho de inserção de informação. Dessa forma, é possível melhorar a organização, otimizar o tempo e aumentar a produtividade da equipe.

2. Funcionalidades limitadas

No começo do seu negócio, você pode preferir usar planilhas por serem um sistema mais barato e simples. No entanto, de acordo com o crescimento da empresa, isso precisará ser alterado. Nesse momento, o gestor não conseguirá contar apenas com os recursos de somatória e de gráficos. Afinal, a complexidade dos dados aumentará e será necessário o uso de outras ferramentas.

Ao contrário das limitações desse recurso, os softwares de gestão trazem uma boa usabilidade e flexibilidade e contam com diversas funcionalidades intuitivas. Além disso, integram toda a operação da agência em uma única plataforma.

Usar planilhas também demonstra uma falta de mobilidade e de praticidade. Mesmo que você tenha um notebook ou um pen drive para transportá-las ou que as salve na nuvem, ainda é muito mais fácil contar com um software. Ele armazena todas as informações em um só lugar e permite que elas sejam acessadas em qualquer dispositivo e em qualquer local.

3. Maiores chances de erros

Muitos profissionais que utilizam planilhas enfrentam problemas em relação a falhas no programa, arquivos corrompidos ou desatualizados e erros ao mover informações e ao gerenciar grandes quantidades de dados. Além disso, se o gestor utiliza mais de uma planilha para organizar diferentes tarefas, ele poderá ser afetado negativamente, já que tudo depende do computador.

Se ele não tiver um bom sistema, isso poderá afetar a usabilidade e gerar falhas, como travamentos e lentidão no programa.

Um profissional que conta com uma ferramenta de gestão eficiente consegue evitar esses contratempos. Isso porque essas plataformas permitem a realização de backups automáticos e integram todos os dados — o que evita a perda de informações importantes e torna o trabalho mais simples.

4. Lentidão nos processos internos

Quando as planilhas começaram a ser usadas nas empresas, uma das suas vantagens era o ganho de tempo nas atividades e o fato de elas inserirem informações automaticamente. Contudo, a transformação digital possibilitou o surgimento de diversos outros sistemas que otimizam as tarefas das agências e aumentam a produtividade, fazendo os processos internos serem mais eficientes e rápidos. 

Além disso, essas ferramentas contam com novas funcionalidades voltadas para soluções digitais em diversas tarefas dentro de uma organização. Isso faz com que o uso de planilhas fique ultrapassado e torne as atividades de um negócio mais lentas.

5. Dificuldades para trabalhar em equipe

As organizações que escolhem usar planilhas não favorecem a integração entre as suas equipes. Isso se deve à dificuldade na união dos dados. É possível perceber isso quando o gestor faz os seguintes questionamentos:

• Quais publicações precisam ser entregues esta semana?
• Como está o fluxo de trabalho da minha empresa?
• Qual dos colaboradores atingiu as suas metas?
• Quais atividades precisam ser entregues esta semana?
• Como anda o projeto “x”?
• O que deve ser priorizado este mês?

Ele até consegue responder a essas perguntas, mas o profissional precisará analisar cada planilha minuciosamente para chegar a uma conclusão e isso leva tempo. Além disso, há uma grande dificuldade quando mais de uma pessoa precisa verificar ou editar uma planilha.

No entanto, esse problema pode ser resolvido facilmente com o uso de softwares que otimizam as operações de marketing e que são desenvolvidos na nuvem. Eles integram os dados, facilitam a visualização das tarefas do dia, da semana, do mês e do ano, e ainda permite automatizar alguns processos.

Com isso, percebemos que as planilhas também limitam o trabalho colaborativo entre os setores da empresa. Portanto, é mais simples utilizar um sistema que centraliza os dados e faz com que os colaboradores agilizem as tarefas.

Conheça um sistema de gestão eficiente

Como mostramos, há vários motivos para não usar planilhas, mas existem outros recursos que podem ser adquiridos para melhorar os problemas apresentados. A plataforma Wikimee, por exemplo, é uma ótima solução para as agências de publicidade ou equipes de marketing.

Ela conta com um sistema que automatiza o fluxo de trabalho, facilitando o andamento e o desenvolvimento das tarefas. Além disso, ela permite o controle das entregas e a gestão de projetos. Algumas de suas funções incluem:

• compartilhamento de arquivos digitais;
• fluxos de aprovação de materiais;
• gestão de informações de produtos;
• timesheet;
• business intelligence;

Agora que você entende os motivos para parar de usar planilhas, não deixe de investir em um software de automação. Esse sistema traz diversas vantagens, como o aumento da produtividade da sua equipe e a melhoria dos resultados da empresa. Dessa forma, o seu negócio se mantém competitivo e oferece um serviço de qualidade aos clientes, garantindo a sua satisfação.

Se você gostou deste conteúdo e interessou-se pela plataforma Wikimee, entre em contato com a gente para conhecer mais sobre a nossa ferramenta. Será um prazer ajudar você e o seu negócio a crescerem!