Gestão visual de projetos: Saiba como visualizar um planejamento de projeto

Para realizar a gestão de qualquer projeto, é necessário planejamento e monitoramento das atividades, além de saber quem está realizando qual tarefa e dentro de qual prazo. É essencial visualizar facilmente todas as informações e acompanhar os detalhes em constante mudança.

O grande problema é que listas e planilhas não são eficientes para isso. Elas crescem até se tornar documentos extensos e complexos, dificultando a compreensão rápida do status do projeto. Com uma plataforma moderna, é possível visualizar e acessar o follow-up de cada ação dinamicamente, através de feeds e reações, conectando-se simultaneamente com o conteúdo e as pessoas envolvidas, o que permite uma visão completa e real da dimensão de cada projeto.

A gestão visual de projetos

A gestão visual de projetos é conhecida como uma maneira de organizar e administrar o trabalho sem o uso das tradicionais listas de pendências. Esse tipo de gestão torna possível a visualização de informações do projeto em diferentes layouts, como cronogramas, quadros Kanban e calendários. Através dela, você consegue consultar rapidamente os trabalhos que lhe foram atribuídos, as datas de conclusão dos entregáveis do projeto, os marcos que a sua equipe precisa alcançar e muito mais.

Como consigo visualizar o progresso do processo?

Existem diferentes maneiras de visualizar o progresso dos projetos:

Cronogramas (ou diagramas de Gantt);
Quadros Kanban;
Calendários.

Cada uma delas possui aspectos positivos e aspectos negativos, por isso, a escolha de qual utilizar vai depender do tipo de projeto em planejamento. Por isso, é essencial que o seu software de gestão visual de projetos possibilite a alternância entre as diferentes visualizações. Dessa forma, todas as pessoas, dos executivos aos colaboradores individuais, poderão se beneficiar das distintas vantagens do software de gestão de projetos.

Em dúvida sobre qual visualização escolher? Saiba como funciona cada uma delas:

Cronograma e diagramas do projeto

Os cronogramas são úteis para projetos em que é necessário não só conhecer prazos, mas também quando esses projetos deverão ser iniciados e quanto tempo eles levarão. Ao ter tudo vinculado em um cronograma de projeto, você pode distribuir melhor os recursos, alocar os membros da equipe às diferentes etapas e visualizar as dependências cruciais.

Em um gerenciamento de cronogramas, cria-se um planejamento de projeto que mostra como todas as partes de um projeto se encaixam, além de poder realizar as alterações necessárias para evitar que surjam problemas. Os cronogramas são ótimos para gestão de campanhas, lançamento de produtos e planejamentos de eventos.

Quadros Kanban

Os quadros Kanban são um sistema visual de organização de projeto, no qual cada tarefa ou parte do trabalho é representada por um cartão. Esses cartões são dispostos em uma das diversas colunas que indicam os estágios do projeto ou do processo, o responsável pela tarefa, a prioridade do trabalho, ou qualquer outro sistema que melhor funcione para a sua equipe. De acordo com a tarefa ou com o entregável, avança-se de uma coluna para a outra o cartão que o representa e, assim, fica fácil saber em que ponto do processo a tarefa está.

Saiba quando utilizar o quadro Kanban

A gestão de projetos através do quadro Kanban funciona melhor para projetos que tenham estágios distintos pelos quais cada tarefa passa antes de ser concluída. Esses quadros são excelentes ferramentas para equipes ágeis que trabalham em sprints, já que permitem visualizar com clareza o progresso do trabalho. Além disso, servem para:

Monitorar bugs;
Planejar sprints;
Fazer retrospectivas;
Encontros diários com a metodologia ágil;
Gestão da produção web;
Solicitações de trabalho.

Calendários

O calendário pode ser mais simples e objetivo, mas também pode ser refinado para planejar determinados tipos de projeto.

Saiba quando utilizar calendários

Um calendário é uma ótima opção para gerir muitas tarefas com datas de conclusão diferentes. Saber quando é necessário concluir uma tarefa ou entregar um ativo em determinada semana, mês ou ano ajuda a planejar com antecedência e a executar com sucesso dentro do prazo. Os calendários de projetos ajudam na gestão de:

Calendário editorial;
Calendário de conteúdo para redes sociais.

Utilizar um cronograma, quadro Kanban ou calendário é uma ótima maneira de visualizar todos os passos no seu projeto. Dessa forma, você consegue verificar o panorama geral sem perder nenhum detalhe.

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