Plataforma de gestão de projeto: O caminho para alcançar metas com eficiência

A sua equipe já teve dificuldades para dar início a um projeto, obter atualizações de status no momento certo, concluir trabalhos dentro do prazo e etc? Essas infelizmente são situações bastante frequentes. Isso porque, a gestão de projetos é uma tarefa difícil, mas também é um trabalho essencial que torna possível permitir ou impedir que a sua equipe alcance as metas. 

É em situações como essa que a plataforma de gestão de projetos entra. É provável que qualquer plataforma já lhe ajude, porém dedicar um tempo para encontrar a melhor plataforma para a sua equipe vai lhe possibilitar alcançar as suas metas e ainda obter mais sucesso de maneira consistente. 

Quer saber como escolher uma boa plataforma de gestão de projetos? Continue lendo e saiba mais!

Por que contar com uma plataforma de gestão de projetos é essencial?

Como você garante que a sua equipe sabe quais são os trabalhos que devem ser feitos? Quem é o responsável? Qual o prazo? Planejar e organizar todos esses elementos e detalhes é essencial para as demandas estruturadas em projetos, além de ser fundamental para o sucesso da sua equipe. Entretanto, esse ainda é um dos maiores desafios enfrentados por equipes e empresas inteiras. 

Como saber, então, se a minha empresa se beneficiaria de uma plataforma de gestão de projetos? 

• Sua equipe utiliza diferentes sistemas para gerir o trabalho, e com isso os projetos, tarefas, arquivos e comunicação ficam espalhados pelas diferentes ferramentas.
• A equipe não sabe em que trabalhar, quais são as suas prioridades nem onde encontrá-las. Por isso, gastam muito tempo (inclusive o seu) fazendo perguntas e procurando as respostas.
• Na maior parte das vezes, o processo utilizado para comunicar as prioridades e solicitar atualizações de status envolve realizar reuniões, enviar e-mails ou revisar manualmente planilhas complexas.   
• Os membros da sua equipe perdem os prazos com frequência por tudo o que foi mencionado até agora. 

Os princípios básicos da gestão de projetos 

Para que você tenha um projeto de sucesso, é essencial que todos os membros da sua equipe o apoiem. Entretanto, como eles vão poder apoiá-lo se não souberem o que se espera deles, os prazos e os marcos a cumprir?

Organize o trabalho em um único lugar 

Uma plataforma de gestão de projetos serve para armazenar todo o trabalho da sua equipe, o que permite organizar tudo a partir de um único lugar. Pense nessa ferramenta como um armário de divisórias, onde existem espaços dedicados para todas as informações essenciais ao êxito da sua equipe: projetos e tarefas que devem ser concluídos, responsáveis, datas de conclusão, prioridades, arquivos, etc.  

Dessa forma, os membros da equipe sabem exatamente onde encontrar o que precisam e quais são as responsabilidades de cada um. Ao escolher a plataforma, avalie as seguintes características:

• Estrutura dos projetos e das tarefas;
• Informações sobre as tarefas. 

Estabeleça as propriedades e responsabilidades de cada membro da equipe

A plataforma de gestão de projetos que você escolher deve ajudá-lo a atribuir facilmente os responsáveis, mostrar a relação entre os trabalhos e quando eles devem ser realizados. Por isso, você deve procurar por esses recursos: 

• Você consegue atribuir facilmente um proprietário a cada tarefa? 
• Fica claro quem é o responsável pelo trabalho? 
• Fica claro quais tarefas estão pendentes?
• É possível atribuir datas de início e datas de conclusão?

Centralize as informações e a comunicação da sua equipe 

No dia a dia as equipes costumam estar sob uma enorme pressão para fazer mais com menos, progredir mais rápido do que nunca e melhorar a qualidade do seu trabalho. Por isso, é necessário:

• Centralizar a comunicação da sua equipe 

O uso de e-mails e outros aplicativos de compartilhamento acaba ficando com tópicos intermináveis que apenas fazem sentido para os destinatários – isso se eles encontrarem o que precisam. Os membros da equipe acabam perdendo tempo procurando por comunicações, feedbacks e outras informações necessárias para a compreensão do próprio trabalho e, às vezes, acabam descobrindo que elas estão inacessíveis na caixa de entrada de outra pessoa. 

Seja para feedbacks, compartilhamento de atualizações de status ou perguntas, a sua plataforma de gestão de projetos deve reunir todas as informações em um único lugar e vinculá-las diretamente aos projetos e tarefas que estiverem associadas. 

• A sua equipe deve ter um espaço de trabalho

Quando os planejamentos, tarefas, arquivos e comunicações não estão centralizados, problemas acabam surgindo. Isso porque, a equipe não tem acesso a uma única fonte de informação, não tornando possível que eles realizem a procura de conteúdos, a conexão de trabalho entre as equipes e os projetos ou colaborem de maneira orgânica. Os membros da equipe acabam ficando isolados e, consequentemente, perdem tempo repetindo o trabalho dos colegas. 

Uma plataforma de gestão de projetos consegue reunir tudo em um único lugar, o que torna possível que você planeje, realize a gestão e comunique o trabalho com mais facilidade. 

Ajuste a plataforma de acordo com as necessidades da sua equipe 

Diversas empresas contratam gestores de projeto profissionais e até mesmo equipes de gestão corporativa de projetos para supervisionar os trabalhos. Com frequência, são utilizados softwares desenvolvidos especialmente para as suas necessidades, e não para as da sua empresa. 

Já em organizações menores, todos acabam eventualmente ajudando a gerir os projetos, mesmo não tendo treinamento especializado. Ou seja, muitos membros da equipe acabam se tornando “gestores de projeto por acidente” e enfrentam desafios frequentes: 

• As equipes acabam trabalhando em diferentes tipos de projetos e acreditam que são necessárias ferramentas distintas para realizar a sua gestão.
• Os planejamentos do projeto mudam. Entretanto, revisá-los gera confusão e conflitos, além de atrapalhar o trabalho. 
• As equipes acabam lidando repetidamente com os mesmos tipos de projetos, mas não padronizam seus processos para iniciar o trabalho de maneira mais rápida. Por isso, perdem muito tempo refazendo as mesmas tarefas de rotina. 
• Os membros da equipe possuem estilos de trabalho diferentes e querem ferramentas que atendam às suas preferências individuais. 

Contrate uma plataforma que seja adaptável às necessidades da sua equipe

Uma boa plataforma de gestão de projetos deve ajudar a sua equipe a focar no trabalho de grande valor que vai promover o crescimento da empresa. Algumas delas oferecem uma ampla variedade de opções, enquanto outras não. Conheça os recursos mais importantes:

Visualizações diferentes 

Por exemplo, uma equipe que está focada em projetos com prazos talvez prefira visualizar um cronograma ou calendário com todos os trabalhos, de maneira que consigam compreender as etapas envolvidas, quais tarefas são dependentes de outras, e quando o trabalho vai acontecer. 

Contudo, talvez uma lista ou outro tipo de visualização seja uma opção melhor para projetos que monitoram trabalhos permanentes ou de longo prazo. 

Campos personalizados 

Os campos personalizados permitem acompanhar todos os tipos de informação da maneira que melhor se adequa à sua equipe e aos projetos individuais. Por exemplo, é possível utilizar um campo para indicar a prioridade (alta, média ou baixa) de cada tarefa de um projeto ou designar o estágio (em andamento, aguardando aprovação, etc) em que o trabalho se encontra. Os campos personalizados dão à sua equipe inúmeras opções para melhor gerir e reportar sobre o trabalho. 

Modelos personalizáveis

Diversas ferramentas oferecem uma biblioteca de modelos de projetos para ajudar a dar os primeiros passos. Entretanto, é importante que você consiga personalizá-los de acordo com as suas necessidades específicas e também salvar os seus próprios modelos. Isso permite padronizar e refinar os processos das tarefas e projetos com que a sua equipe costuma lidar. 

Conheça a plataforma de gestão Wikimee

Wikimee pode ser uma aliada essencial nesse processo. Com sua plataforma intuitiva e repleta de recursos, Wikimee facilita a criação de planos de integração personalizados, monitoramento do progresso e fornecimento de feedback contínuo. Além disso, Wikimee permite a colaboração e comunicação eficazes entre colaboradores e suas equipes, garantindo que todos estejam alinhados e que o processo de integração seja transparente e eficiente. Isso não apenas melhora a experiência dos colaboradores, mas também acelera a produtividade, beneficiando o negócio como um todo.

Aprimore o processo de integração dos seus novos colaboradores com Wikimee! A plataforma Wikimee oferece uma solução eficiente e intuitiva para a integração de novos funcionários, facilitando a adaptação deles à cultura e aos procedimentos da sua empresa.

Com Wikimee, você pode criar um processo de onboarding estruturado, automatizado e personalizado, garantindo que seus novos colaboradores se sintam bem-vindos e preparados desde o primeiro dia.

Além disso, Wikimee proporciona ferramentas de acompanhamento e feedback, permitindo que você monitore o progresso dos membros da equipe e a satisfação dos clientes. Isso resulta em uma integração mais rápida e eficaz, aumentando a produtividade e reduzindo a taxa de refazimentos. Não perca a oportunidade de otimizar a gestão de projetos da sua empresa com uma plataforma completa, que oferece todas as funcionalidades e integrações que sua empresa precisa.
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