Plataforma de gestión de proyectos: la forma de alcanzar los objetivos de manera eficiente

¿Tu equipo se ha esforzado alguna vez por iniciar un proyecto, obtener actualizaciones de estado en el momento adecuado, completar el trabajo a tiempo, etc.? Lamentablemente, se trata de situaciones bastante frecuentes. Esto se debe a que la gestión de proyectos es una tarea difícil, pero también es un trabajo esencial que permite permitir o impedir que tu equipo alcance sus objetivos.

Es en situaciones como esta cuando entra en juego la plataforma de gestión de proyectos. Es probable que cualquier plataforma te ayude, pero tomarte el tiempo necesario para encontrar la mejor plataforma para tu equipo te permitirá alcanzar tus objetivos y lograr aún más éxito de forma constante.

¿Quieres saber cómo elegir una buena plataforma de gestión de proyectos? ¡Sigue leyendo y aprende más!

¿Por qué es esencial tener una plataforma de gestión de proyectos?#

¿Cómo te aseguras de que tu equipo sepa qué trabajo hay que hacer? ¿Quién es el responsable? ¿Cuál es la fecha límite? Planificar y organizar todos estos elementos y detalles es esencial para las demandas estructuradas de los proyectos, además de ser fundamental para el éxito de tu equipo. Sin embargo, este sigue siendo uno de los mayores desafíos a los que se enfrentan los equipos y empresas enteras.

Entonces, ¿cómo puedo saber si mi empresa se beneficiaría de una plataforma de gestión de proyectos?

• Tu equipo utiliza diferentes sistemas para gestionar el trabajo, por lo que los proyectos, las tareas, los archivos y la comunicación se distribuyen entre las distintas herramientas.
• El equipo no sabe en qué trabajar, cuáles son sus prioridades ni dónde encontrarlos. Por eso dedican mucho tiempo (incluido el tuyo) a hacer preguntas y buscar respuestas.
• La mayoría de las veces, el proceso que se utiliza para comunicar las prioridades y solicitar actualizaciones de estado implica la celebración de reuniones, el envío de correos electrónicos o la revisión manual de hojas de cálculo complejas.
• Los miembros de tu equipo no cumplen con los plazos con frecuencia debido a todo lo mencionado hasta ahora.

Los principios básicos de la gestión de proyectos#

Para que tu proyecto tenga éxito, es fundamental que todos los miembros de tu equipo te apoyen. Sin embargo, ¿cómo van a poder apoyarte si no saben lo que se espera de ellos, los plazos y los hitos que deben cumplir?

Organice el trabajo en un solo lugar#

Se utiliza una plataforma de gestión de proyectos para almacenar todo el trabajo de tu equipo, lo que te permite organizarlo todo desde un solo lugar. Piensa en esta herramienta como un armario separador, donde hay espacios dedicados a toda la información esencial para el éxito de tu equipo: los proyectos y las tareas que deben completarse, los responsables, las fechas de entrega, las prioridades, los archivos, etc.

De este modo, los miembros del equipo saben exactamente dónde encontrar lo que necesitan y cuáles son las responsabilidades de cada uno. Al elegir la plataforma, evalúe las siguientes características:

• Estructura de proyectos y tareas;
• Información sobre las tareas.

Establezca las propiedades y responsabilidades de cada miembro del equipo#

La plataforma de gestión de proyectos que elija debería ayudarlo a asignar fácilmente a los responsables, mostrar la relación entre los trabajos y cuándo deben realizarse. Por eso debes buscar estos recursos:

• ¿Puedes asignar fácilmente un propietario a cada tarea?
• ¿Está claro quién es el responsable del trabajo?
• ¿Está claro qué tareas están pendientes?
• ¿Es posible asignar fechas de inicio y de finalización?

Centralice la información y la comunicación de su equipo#

A diario, los equipos suelen estar sometidos a una enorme presión para hacer más con menos, progresar más rápido que nunca y mejorar la calidad de su trabajo. Por lo tanto, es necesario:

• Centralice la comunicación de su equipo

El uso de correos electrónicos y otras aplicaciones para compartir termina con un sinfín de temas que solo tienen sentido para los destinatarios, si es que encuentran lo que necesitan. Los miembros del equipo acaban perdiendo el tiempo buscando comunicaciones, comentarios y otra información necesaria para entender su propio trabajo y, a veces, acaban descubriendo que no pueden acceder a ellos en la bandeja de entrada de otra persona.

Ya sea para enviar comentarios, compartir actualizaciones de estado o hacer preguntas, tu plataforma de gestión de proyectos debe recopilar toda la información en un solo lugar y vincularla directamente a los proyectos y tareas asociados.

• Tu equipo debe tener un espacio de trabajo

Cuando los cronogramas, las tareas, los archivos y las comunicaciones no están centralizados, eventualmente surgen problemas. Esto se debe a que el equipo no tiene acceso a una única fuente de información, por lo que les resulta imposible buscar contenido, conectar el trabajo entre equipos y proyectos o colaborar de forma orgánica. Los miembros del equipo terminan aislados y, como resultado, pierden tiempo repitiendo el trabajo de sus colegas.

Una plataforma de gestión de proyectos puede reunir todo en un solo lugar, lo que te permite planificar, gestionar y comunicar tu trabajo con mayor facilidad.

Ajusta la plataforma según las necesidades de tu equipo#

Varias empresas contratan directores de proyectos profesionales e incluso equipos de gestión de proyectos corporativos para supervisar el trabajo. Con frecuencia, se utiliza software desarrollado especialmente para sus necesidades, y no para las de su empresa.

En las organizaciones más pequeñas, por otro lado, todos terminan ayudando a gestionar los proyectos, incluso si no tienen una formación especializada. En otras palabras, muchos miembros del equipo terminan convirtiéndose en «gerentes de proyectos por accidente» y se enfrentan a desafíos frecuentes:

• Los equipos terminan trabajando en diferentes tipos de proyectos y creen que se necesitan diferentes herramientas para llevar a cabo su gestión.
• Los planes de los proyectos cambian. Sin embargo, revisarlos crea confusión y conflictos, además de entorpecer el trabajo.
• Los equipos terminan ocupándose del mismo tipo de proyectos una y otra vez, pero no estandarizan sus procesos para empezar a trabajar más rápido. Por lo tanto, pierden mucho tiempo rehaciendo las mismas tareas rutinarias.
• Los miembros del equipo tienen diferentes estilos de trabajo y quieren herramientas que se ajusten a sus preferencias individuales.

Contrata una plataforma que se adapte a las necesidades de tu equipo#

Una buena plataforma de gestión de proyectos debería ayudar a tu equipo a centrarse en trabajos de alto valor que promuevan el crecimiento de la empresa. Algunas ofrecen una amplia gama de opciones, mientras que otras no. Conozca los recursos más importantes:

Diferentes puntos de vista#

Por ejemplo, un equipo que se centra en proyectos con fechas límite puede preferir ver un cronograma o un calendario con todo el trabajo, de modo que puedan entender los pasos necesarios, qué tareas dependen de otras y cuándo se llevará a cabo el trabajo.

Sin embargo, quizás una lista u otro tipo de vista sea una mejor opción para los proyectos que supervisan el trabajo permanente o a largo plazo.

Campos personalizados#

Los campos personalizados te permiten realizar un seguimiento de todo tipo de información de la forma que mejor se adapte a tu equipo y a tus proyectos individuales. Por ejemplo, es posible usar un campo para indicar la prioridad (alta, media o baja) de cada tarea de un proyecto o para designar la etapa (en curso, pendiente de aprobación, etc.) en la que se encuentra la obra. Los campos personalizados ofrecen a tu equipo numerosas opciones para gestionar mejor el trabajo e informar sobre él.

Plantillas personalizables#

Varias herramientas ofrecen una biblioteca de plantillas de proyectos para ayudarte a empezar. Sin embargo, es importante que puedas personalizarlas según tus necesidades específicas y también guardar tus propias plantillas. Esto te permite estandarizar y refinar los procesos de las tareas y proyectos de los que normalmente se ocupa tu equipo.

Descubre la plataforma de gestión de Wikimee#

Wikimee puede ser un aliado esencial en este proceso. Con su plataforma intuitiva y rica en funciones, Wikimee facilita la creación de planes de integración personalizados, el seguimiento del progreso y el suministro de comentarios continuos. Además, Wikimee permite la colaboración y la comunicación efectivas entre los colaboradores y sus equipos, lo que garantiza que todos estén alineados y que el proceso de integración sea transparente y eficiente. Esto no solo mejora la experiencia de los empleados, sino que también acelera la productividad, lo que beneficia a la empresa en su conjunto.

¡Mejora el proceso de integración de tus nuevos colaboradores con Wikimee! La plataforma Wikimee ofrece una solución eficiente e intuitiva para integrar a los nuevos empleados, lo que les facilita la adaptación a la cultura y los procedimientos de su empresa.

Con Wikimee, puedes crear un proceso de incorporación estructurado, automatizado y personalizado, garantizando que tus nuevos colaboradores se sientan bienvenidos y preparados desde el primer día.

Además, Wikimee proporciona herramientas de seguimiento y comentarios, que te permiten supervisar el progreso de los miembros del equipo y la satisfacción de los clientes. Esto se traduce en una integración más rápida y eficaz, lo que aumenta la productividad y reduce la tasa de reprocesamiento. No pierda la oportunidad de optimizar la gestión de proyectos de su empresa con una plataforma completa que ofrece todas las funcionalidades e integraciones que su empresa necesita.
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