Conheça 7 dicas para fazer uma gestão de produtividade eficiente!

Em tempos de transformação digital — onde a internet se faz cada vez mais presente, tanto no ambiente corporativo quanto em toda a sociedade — a gestão de produtividade se mostra como um dos conceitos mais importantes a serem colocados em pauta nas empresas.

De forma simplificada, ela representa um conjunto de medidas e estratégias que os líderes devem adotar para desenvolver um ambiente de trabalho produtivo e saudável, em que os colaboradores tenham mais motivação e engajamento ao realizarem o seu trabalho.

Por isso, preparamos este conteúdo para que você confira 7 dicas indispensáveis para fazer uma gestão de produtividade eficiente. Continue a leitura do artigo e saiba mais sobre o assunto!

1. Priorizar as demandas

Uma empresa funciona de forma semelhante a uma máquina, ou seja, para que uma tarefa seja realizada, é preciso que uma série de componentes, peças e engrenagens funcionem harmoniosamente entre si. No contexto corporativo, o exemplo pode ser comparado a uma boa gestão de produtividade.

O que queremos dizer é que não basta estabelecer as funções da equipe e delegar responsabilidades sem que haja qualquer tipo de critério para mensurar o que está sendo feito. É preciso organizar o trabalho e priorizá-lo de acordo com o nível de importância das demandas.

Inicie pelas atividades que exigem um prazo de entrega menor e determine que as tarefas mais simples ou menos prioritárias sejam cumpridas depois. Essa prática é recomendada devido ao fato de os colaboradores serem mais produtivos no começo do dia.

Dessa forma, as responsabilidades que necessitam de mais atenção, energia e esforço da equipe estarão sempre no topo da lista, o que garantirá a qualidade dos serviços entregues.

2. Estabelecer metas

Uma prática que deve se unir à dica anterior é a definição de metas. Após organizar as tarefas de acordo com o seu nível de prioridade, é preciso estabelecer os prazos para que elas sejam cumpridas. Assim, é muito mais fácil ter controle sobre a produtividade da equipe e evitar atrasos nas entregas devido a problemas e imprevistos corriqueiros.

Existem diversas metodologias e ferramentas que podem ajudar no gerenciamento do tempo, como:

• ciclo PDCA;
• técnica de Pomodoro;
• método Kanban.

3. Melhorar a comunicação

Para que a gestão de produtividade seja colocada em prática eficientemente, a comunicação entre os líderes e os colaboradores de diferentes departamentos deve ser uma prioridade para a empresa, pois isso reduz os atritos, otimiza a qualidade do trabalho e aumenta o engajamento.

O fato é que quando os profissionais que integram o time sabem se comunicar adequadamente, toda a organização se torna muito mais forte e preparada para lidar com a alta competitividade do mercado moderno, assim como com as novas demandas de consumidores cada vez mais exigentes.

4. Engajar a equipe

Colaboradores engajados (não apenas com as causas em que a empresa acredita, mas também com o próprio time de profissionais), tendem a se sentir muito mais motivados. Com isso, o aumento da produtividade torna-se uma consequência natural.

Seja por meio de ferramentas tecnológicas — que têm se tornado muito comuns devido à popularização do trabalho remoto — ou no estabelecimento físico, o fato é que a comunicação é um dos fundamentos de uma equipe bem engajada.

5. Mensurar indicadores de desempenho

Qualquer companhia com o mínimo de entendimento sobre o atual contexto pelo qual a sociedade está passando, principalmente pela forte influência da tecnologia no comportamento de consumo, sabe que é crucial mensurar o desempenho da equipe de profissionais periodicamente.

Para isso, existem os Key Performance Indicators (KPIs), que nada mais são do que ferramentas e metodologias criadas para analisar e acompanhar a evolução do trabalho dos membros do time. A partir dos KPIs é possível identificar pontos de melhoria e alinhar as expectativas dos colaboradores com os objetivos do negócio.

Entre as vantagens de utilizar as métricas adequadas para melhorar a gestão de produtividade, podemos citar:

• formação de equipes mais fortes e engajadas;
• desenvolvimento das competências dos colaboradores;
• identificação de dificuldades antes mesmo que elas surjam;
• oferta de feedbacks mais construtivos.

6. Capacitar os colaboradores

Profissionais devidamente capacitados são o pilar que sustenta o sucesso de uma empresa, juntamente às ferramentas tecnológicas que auxiliam o trabalho e, é claro, o core business — que é o negócio principal da organização.

Cada membro da equipe deve conhecer profundamente o seu papel, entender o contexto mercadológico no qual a instituição se encontra e ter as habilidades necessárias para lidar com as demandas do consumidor da era da transformação digital.

Por isso, é muito importante investir na capacitação dos colaboradores e muni-los com conhecimento. Sem dúvida, os resultados positivos serão revertidos não somente para os profissionais, mas para toda a companhia.

7. Contar com o auxílio da tecnologia

Em um cenário moldado pela transformação digital, onde o acesso à internet faz parte da vida das pessoas e o uso de ferramentas tecnológicas já não é mais um diferencial para as empresas, contar com o auxílio de tecnologia é fundamental para a gestão de produtividade.

Felizmente, no contexto em que estamos inseridos hoje em dia, há uma enorme oferta de recursos, sistemas e dispositivos que podem ser aliados da companhia, ajudando-a a alcançar os seus objetivos.

Os softwares de gestão operacional, por exemplo, oferecem uma infinidade de funcionalidades úteis para o cotidiano corporativo, seja para gerenciar as equipes de trabalho ou para automatizar tarefas e otimizar o desempenho da organização.

Uma boa gestão de produtividade, como você pôde conferir neste conteúdo, é crucial para que se estabeleça um ambiente organizacional saudável que, consequentemente, resulte em melhores resultados para a empresa. Para isso, é fundamental utilizar ferramentas adequadas para gerenciar as equipes tanto no ambiente físico quanto no remoto.

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