Qual a importância e como melhorar a organização no trabalho?

Sabemos que ser produtivo a todo instante na empresa não é uma tarefa fácil! Entretanto, desejamos aumentar a efetividade da corporação nas tarefas diárias, pois são por meio delas que atingimos o desejado. Sendo assim, a organização no trabalho é essencial.

Não há uma fórmula pronta para fazer a sua empresa prosperar, mas há técnicas que podem mudar a estrutura da sua empresa e fazê-la prosperar significativamente. Desse modo, todas essas técnicas resumem à organização no ambiente de trabalho, haja vista que está intimamente ligado à produtividade da sua corporação.

Ficou curioso sobre como a organização atua na sua empresa? Continue a leitura, pois explicaremos direitinho sobre cada ponto!

Como melhorar a organização no trabalho e aumentar a produtividade?

Organize a sua mesa de trabalho

O ambiente em que estamos afetam diretamente a nossa mente e os nossos comandos. Diante disso, para sermos produtivos no trabalho, é necessário que o lugar de trabalho também esteja organizado.

No fim do dia, antes de ir embora para casa, crie o hábito de deixar as coisas organizadas, pois, assim, você já começará o dia com o pé direito.

Para auxiliar na organização, é importante que adquirir porta-documentos, porta-canetas, pasta para guardar os arquivos, fazendo com que os documentos e anotações fiquem armazenados de forma organizada e prática.

Além disso, é válido colocar etiquetas nos armazenamentos, para que facilite no momento em que você for buscar um certo documento, por exemplo.

Liste as tarefas do dia

Antes de finalizar o dia de trabalho, tire alguns minutos e liste todas as tarefas que você deverá fazer no dia seguinte. A forma de anotação vai do seu gosto, podendo ser em seu computador ou na sua agenda!

A psicologia nos assegura que o ato de escrever em uma agenda é mais adequada, pois reduz as chances de termos ansiedade. Ademais, uma agenda é mais acessível e hábil, pois conforme você for realizando as obrigações, você vai riscando uma por uma, dando uma sensação de cumprimento das tarefas.

Além disso, é importante que você anote tudo em ordem de prioridade, para que na hora de resolver fique ainda mais organizado e lógico.

Tente resolver um problema de cada vez

Sabemos muito bem que nem sempre daremos conta de resolver tudo o que foi estabelecido no dia anterior, ainda que nos esforçarmos muito. 

Diante disso, temos problemas que são prioridades a serem resolvidos e, por isso, devem ficar à frente de todos os outros. Ao lado das anotações, tente estipular, mais ou menos, quanto tempo você gastará para resolver cada uma das tarefas, e, assim, as chances de você deixar tarefas para o outro dia reduzirão de forma significativa.

Uma dica imprescindível também é que quando você pegar um problema para resolver, só pare depois de concluí-lo. Evite começar a resolver todos na mesma hora, para evitar transtornos e não conseguir finalizar nenhum no final do dia, assim se sentindo improdutivo.

Fique atento às distrações e evite-as

No contexto atual que vivemos, as redes sociais e o celular têm sido as nossas principais distrações. Por isso, grande parte das pessoas perde muito tempo acessando o Instagram e o WhatsApp, respondendo mensagens ou vendo coisas que não são prioridades no momento de trabalho.

Pensando nisso, uma solução para esses empecilhos é colocar no papel todo o tempo que você gasta com essas distrações, incluindo desde a checagem de e-mail até o acesso de redes sociais. É importante destacar também que hoje já temos aplicativos que fazem esse cálculo, facilitando ainda mais!

Coloque prazos para a entrega das suas tarefas

Sabemos que tempo é ouro né? Por isso, após anotar todas as tarefas, analise e estipule quanto tempo você gastará para concluir cada uma. Depois de fazer isso, você conseguirá traçar tudo o que você fará o dia todo.

Ah! É importante sermos fieis e realistas no momento em que formos traçar as tarefas! Isso porque não adianta querermos realizar em 10 minutos uma tarefa que deveríamos levar 1 hora. Não vale a pena “correr” na execução da tarefa, pois, se ficar mal feito, você terá que voltar e fazer tudo de novo, levando mais tempo ainda. Tenha todo foco necessário, para que não perca a noção do tempo!

Realize pausas entre as tarefas a serem executadas

Ninguém é de ferro, não é mesmo? E também não conseguimos manter a produtividade se trabalharmos de forma direta, sem nenhuma pausa.

Por isso, é importante que a cada 2 horas de trabalho você levante e dê uma volta no trabalho mesmo (ou em casa), espairecendo um pouco e desviando a atenção das tarefas. Ademais, aproveite o tempo e tome um café! Ou então, use esses minutinhos de descanso para checar as suas redes sociais! Fazendo isso, você retornará às atividades com a mente mais leve e tranquila.

Pausas com cerca de 15 minutos já são suficientes para retornar às tarefas, o corpo responde melhor e fica mais relaxado. Porém, é importante pontuar que essa pausa não deve ser muito prolongada, se não o efeito é contrário, deixando sua mente mais preguiçosa.

Não adie as suas obrigações

Quem nunca gostou de procrastinar, né? Isso ocorre principalmente quando estamos cansados ou desanimados.

Pense sempre que qualquer pendência deixada para o outro dia poderá atrapalhar todo o seu planejamento. A cada dia que passa, um problema poderá gerar mais dez problemas, o que poderá atrapalhar não só o seu serviço, mas o de outros setores que dependem da resolução desse problema.

Busque sempre ser um facilitador dentro da empresa, a fim de não permitir que tarefas fiquem registradas por muito tempo na sua agenda!

Existe alguma plataforma que pode me orientar quanto à organização?

Sim! A plataforma Wikimee é uma que pode te orientar nesse processo. Ela é uma plataforma operacional que tem como objetivo organizar todas as suas atividades e projetos, a fim de deixar mais otimizado e claro o que a você e sua equipe deve fazer e quando fazer.

Além disso, ela é uma plataforma que dinamiza todas as ações que estão sendo executadas, deixando tudo mais sistematizado.

Portanto, diante de tudo o que foi dito anteriormente, percebemos o quão a organização é importante para o andamento de uma corporação, englobando todos os setores existentes. Gostou do nosso post? Então, entre em contato conosco e saiba mais como podemos ajudar!