5 dicas essenciais para você fazer a gestão de documentos da sua empresa

A gestão de documentos eficiente é fator determinante para o sucesso de um negócio. Com ela, uma empresa pode crescer de forma sustentável e segura. Em poucas palavras, essa é uma maneira de melhorar a fluidez das atividades — incrementando a qualidade de muitos projetos.

À medida que a tecnologia avança, os meios digitais assumem o lugar de vários métodos tradicionais baseados em processos manuais e físicos. No entanto, a falta de cuidado com os arquivos pode trazer muitos prejuízos e até penalizações para uma organização. É por isso que essa tarefa, na maioria das vezes, é um grande desafio para os gestores.

Neste artigo, trazemos algumas dicas essenciais para você fazer uma gestão efetiva. Apresentaremos, também, soluções viáveis que podem ajudá-lo nesse momento. Continue lendo e confira!

Entenda o que é a gestão de documentos e a sua importância

Na prática, essa função está relacionada a uma boa administração dos arquivos e das informações importantes para um negócio — o que inclui o armazenamento desses dados e o acesso a eles. Esse gerenciamento também precisa organizar os papéis com base na sua função, no descarte e no cenário em que serão utilizados. 

Como as empresas costumam gerar muitos documentos diariamente, é fundamental contar com formas de otimizar os processos. Muitas vezes, a dificuldade em encontrar determinados arquivos que são necessários para o trabalho chega a afetar a produtividade de muitas equipes. Isso causa atrasos em entregas, desorganização, impressão desnecessária de materiais e maiores gastos.

Dicas para organizar corretamente os arquivos da sua empresa

Devemos ressaltar que a boa organização possibilita aos colaboradores a fácil localização dos dados. Contudo, outro fator importante é que um sistema de gestão apropriado mantém as informações restritas, o que é muito importante para manter em segurança aquelas que são confidenciais. Esses passos são essenciais para conservá-los ao longo do tempo a fim de evitar perdas e danos ao futuro do negócio. Para saber como administrá-los da maneira adequada, leia as dicas a seguir!

1. Estabeleça um padrão organizacional

Na gestão de documentos, a padronização é muito útil para encontrar os arquivos desejados. Alguns exemplos de como fazer isso incluem intitular as informações de acordo com o nome do cliente, a data de emissão ou em ordem alfabética. Porém, cada empresa deve classificá-los de acordo com suas necessidades.

2. Considere a temporalidade dos arquivos

É provável que você saiba que nem todo arquivo precisa ser armazenado por muito tempo. Sendo assim, é importante fazer o descarte adequado. Antes dele, porém, sempre verifique a validade de cada registro. Essa é uma prática fundamental dentro da empresa, visto que ela mantém a fluidez no trabalho e a organização dos processos. Esse hábito também é uma vantagem para o negócio, já que libera espaço e facilita o acesso aos arquivos mais relevantes.

3. Tenha políticas claras de uso dos documentos

Geralmente, notas fiscais, recibos e outros documentos importantes precisam estar protegidos. Por essa razão, é fundamental definir regras de arquivamento e utilização, uma vez que isso proporciona o devido cuidado e a preservação das informações. Quando isso é feito de forma inteligente, garante-se a proteção dos dados, evitando-se quaisquer riscos.

Algo que podemos perceber, devido à transformação digital, é que muitos arquivos, como as notas fiscais, são processados pelo meio eletrônico. No entanto, algumas companhias ainda não têm um método correto para ordenar e garantir a segurança desses arquivos no computador e, por essa razão, a elaboração de uma política eficaz na gestão de documentos dificultará fraudes e roubo de dados. 

4. Preserve os documentos em formato digital

As inovações tecnológicas vieram para facilitar muitos processos burocráticos, e um deles é quanto ao uso de arquivos digitais. Isso porque o uso de papéis e impressões torna-se cada vez mais ultrapassado e nada sustentável para as empresas. Então, sempre que puder, procure digitalizá-los. Há diversos benefícios com essa prática, como os seguintes:

• menor acúmulo de papel;
• menos gastos com a manutenção de equipamentos;
• produção de cópias mais seguras;
• preservação de declarações antigas;
• maior eficiência na busca de arquivos;
• ambiente de trabalho limpo e organizado;
• aumento da produtividade.

As organizações que ainda não mudaram sua gestão de documentos para meios automatizados podem prejudicar-se diante dos concorrentes. Enquanto lidar com papéis toma mais tempo do negócio, outros otimizam os processos a partir do uso de arquivos na nuvem. No final, quem é beneficiado é o cliente, já que, cada vez mais, ele exige resultados rápidos, de qualidade e com baixo custo.

Além disso, quanto menos espaço físico é utilizado, melhor será a organização — o que também possibilita a locação de escritórios menores. Assim, a empresa consegue focar no investimento em outros setores.

Se você ainda não realizou essa missão na sua corporação, crie uma rotina de digitalização ou estabeleça um momento do dia para fazê-la. Dessa forma, o compartilhamento de informações entre os colaborares e as equipes de trabalho será ainda mais ágil e eficiente.

5. Aposte na tecnologia

Depois de entender a relevância de colocar arquivos no meio digital, fica claro que a tecnologia facilita diversas operações dentro de uma empresa. Na hora de otimizar esses processos, é possível contar com a plataforma Wikimee. Com ela, é possível melhorar o fluxo de trabalho, otimizar os resultados, garantir a segurança, automatizar as tarefas e customizá-las de acordo com suas necessidades.

Ela proporciona colaboração remota, gerenciamento e armazenamento dos dados. A partir desse meio, os gastos financeiros podem ser evitados e o ambiente de trabalho estará mais organizado e produtivo. Sendo assim, não há dúvida de que um recurso de qualidade faz a diferença e aprimora os resultados ofertados aos que contam com seus serviços.

A partir dessa solução e das dicas citadas neste artigo, você conseguirá estabelecer a prática para uma boa gestão de documentos. Então, não deixe de aumentar a segurança de dados e reduzir os prejuízos decorrentes da perda de arquivos. Ainda, com a implementação do gerenciamento de informações, o trabalho dos colaboradores será mais dinâmico. Isso também proporcionará entregas mais rápidas e melhores resultados para a empresa.

Agora que você conhece mais sobre a automatização de documentos, entre em contato com a gente para conferir nossos serviços e aplicar inovações no seu negócio!