Quais são os 5 problemas operacionais de uma agência e como evitá-los?

Uma agência de marketing deve trabalhar de forma organizada, a fim de oferecer melhores resultados aos seus clientes. Embora todos partam desse princípio, vale ressaltar que alguns problemas operacionais podem passar despercebidos no dia a dia. Entretanto, quando não solucionados, as suas consequências se estendem a colaboradores e a clientes.

Assim, o melhor caminho para manter um ambiente mais fluido e organizado é conhecer os entraves já instalados (ou aqueles aos quais a sua agência está sujeita), a fim de buscar meios para solucioná-los ou evitá-los. Trata-se de uma forma de minimizar os danos causados por situações inadequadas, que, muitas vezes, se arrastam por anos, minando as oportunidades de desenvolvimento do negócio.

Quer entender melhor quais são esses problemas? Veja abaixo alguns dos principais.

1. Falta de pontualidade

Quando você fecha um contrato, há um compromisso com o cliente em todas as suas cláusulas, inclusive no que diz respeito aos prazos. É claro que atrasos podem ocorrer por diversas razões, mas eles devem se caracterizar como eventos isolados.

Quando se tornam rotina, indicam que há um problema de organização e tal questão compromete a sua imagem no mercado. Ao notar que os atrasos acontecem com frequência, procure acompanhar o dia a dia da sua equipe a fim de identificar em quais etapas eles vêm ocorrendo e por quê.

2. Desorganização no ambiente de trabalho

Como exigir que os seus colaboradores se organizem em um ambiente onde se vê mesas lotadas de papéis aleatórios, documentos misturados no estoque e gavetas nas quais “sempre cabe mais alguma coisa”?

Entenda que esses detalhes podem fazer com que as pessoas percam muito tempo procurando itens e, muitas vezes, elas podem até descobrir que papéis importantes foram perdidos. Um espaço organizado permite que tudo seja agrupado e categorizado, assim, quando algo for necessário, o colaborador saberá onde encontrar.

3. Reclamações de clientes

Se você tem recebido reclamações constantes, talvez seja a hora de avaliar o seu fluxo de trabalho. É claro que toda empresa está sujeita a falhas humanas e, quando se trata de um e-mail para o destinatário errado, por exemplo, não é difícil corrigir a rota.

Entretanto, se sempre surgem clientes pedindo para refazer trabalhos ou produtos que não chegam ao seu destinatário, há um problema instaurado. O melhor a fazer, nesse caso, é dar atenção à questão de cada um desses clientes e reavaliar o seu fluxo de trabalho para que elas não voltem a ocorrer.

4. Ausência de rotina

É importante que cada colaborador cumpra uma agenda de tarefas, com horários e prazos. Quando as pessoas chegam para trabalhar sem saber exatamente o que têm para fazer, podem inverter as prioridades.

Além disso, trabalhar com uma agenda muito apertada pode fazer com que tudo saia do controle quando algum imprevisto acontecer. Assim, estabeleça uma agenda de trabalho com prioridades bem definidas e algumas janelas para possíveis imprevistos.

5. Falta de revisão

Os seus trabalhos passam por um controle de qualidade antes de serem entregues? Como dissemos, falhas humanas acontecem, mas, quando existe uma política de revisão do material, elas podem ser sanadas antes que ele chegue às mãos do cliente. Assim, o ideal é que cada departamento tenha um responsável por essa etapa.

Por fim, a boa notícia é que a maior parte desses problemas operacionais pode ser solucionada com a ajuda da tecnologia. Logo, se você contar com softwares específicos, será possível otimizar o trabalho de todos e manter a rotina da sua agência sob controle.

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