5 passos para criar um cronograma de projetos perfeito

No atual e dinâmico mercado, as empresas precisam sempre inovar e encontrar maneiras de otimizar os processos. Isso ocorre, principalmente, porque os clientes exigem que os produtos sejam entregues com qualidade, custos menores e em curtos prazos. A fim de atender a essa demanda e facilitar a vida dos profissionais da área, existe o cronograma de projetos.

Ele é uma ferramenta de gestão que organiza todas as tarefas a serem cumpridas, com datas de início e de fim e diversos recursos que ajudam a alcançar os objetivos da proposta. Assim, é possível beneficiar os resultados do seu negócio, melhorar a produtividade, facilitar a delegação de tarefas e visualizar o rendimento da equipe.

Confira, a seguir, um passo a passo detalhado para ajudar você a montar um bom planejamento e não precisar mais lidar com atrasos e com a desorganização no fluxo de trabalho. Boa leitura!

1. Defina o escopo do cronograma de projetos

Essa etapa é o princípio do seu planejamento. Ao organizar tudo corretamente, qualquer profissional terá facilidade em identificar as fases do projeto, como elas ocorrerão e como serão as entregas de cada estágio. 

Em outras palavras, você deverá determinar os objetivos iniciais, quais serão os recursos necessários para executar as atividades, o prazo e o orçamento. Desse modo, a proposta ficará bem estipulada e capaz de evitar erros no final.

2. Determine as tarefas a serem cumpridas

Depois de estruturar o plano de gerenciamento do cronograma de projetos, é necessário identificar as entregas que precisam ser realizadas. Isso pode ser feito por meio da Estrutura Analítica do Projeto (EAP), que serve para dividir o trabalho em etapas menores.

Além disso, a sua ideia é detalhar o escopo e criar entregas mais fáceis de administrar. Nessa hora, é interessante envolver a equipe no projeto, já que os colaboradores são especialistas no que fazem e podem ajudar a analisar os melhores caminhos a serem tomados.

3. Estime o prazo de realização das atividades

Agora que você tem as tarefas organizadas, é fundamental estipular o tempo de cada uma delas. Isso é importante, pois, assim, a equipe estará mais preparada para enfrentar qualquer imprevisto. Você pode realizar uma projeção com base em outros trabalhos semelhantes já executados pela empresa, por exemplo.

Também, a fim de determinar um prazo exato, consulte os colaboradores. Eles são capazes de informar de quanto tempo necessitam para realizar cada tarefa. Nesse momento, lembre-se de que é importante considerar os intervalos entre uma atividade e outra. Assim, a duração do trabalho será mais bem estabelecida. 

4. Delegue as tarefas segundo as características dos profissionais

Sabemos que, em uma empresa, cada membro da equipe tem as suas habilidades e especialidades. Logo, é importante delegar as funções de acordo com esses atributos. Dessa forma, as pessoas focarão a sua área e conseguirão entregar um trabalho com mais qualidade e eficiência. Com isso, é possível evitar transtornos nos processos e até mesmo a repetição de uma atividade que precisa ser corrigida.

Outro fator relevante é deixar claro quando determinada etapa depende de outra para ser finalizada. Assim, todos os profissionais estarão cientes de que podem prejudicar os colegas com atrasos, bem como o desempenho do projeto como um todo.

5. Mantenha o cronograma atualizado

Mesmo que você tenha conseguido colocar as tarefas em prática depois de criar um cronograma, não deixe de atualizá-lo. Muitas vezes, alguns dados estarão sujeitos a alterações. Para facilitar esses processos, a tecnologia traz diversas ferramentas de automação e gerenciamento de projetos que podem ser implementadas. Com elas, tanto a empresa quanto a equipe de trabalho se beneficiarão do uso de um sistema mais ágil.

A partir deste passo a passo, você tem a capacidade de criar um cronograma de projetos completo, que beneficiará diversas atividades dentro de uma organização. Afinal, ele é um meio para otimizar o gerenciamento de tempo do trabalho a fim de entregar um produto final de qualidade que atenderá às necessidades dos clientes.

Curtiu as nossas dicas para montar o seu planejamento? Leia também o nosso artigo sobre os benefícios da automação de projetos e melhore os seus conhecimentos!