Guia completo para entender o gerenciamento de riscos em projetos!

Todo projeto conta com uma grande quantidade de riscos que podem afetá-lo ou ainda inviabilizá-lo. Por exemplo, acidentes no trabalho, panes tecnológicas, desastres naturais e conflitos interpessoais. Como, então, promover o gerenciamento de riscos em projetos?

Não é uma tarefa trivial, demanda muito tempo e energia do gestor e sua equipe. É preciso avaliar as principais fontes de risco, além de criar planos de prevenção e contenção. Ainda é preciso aprender com as falhas, tirando lições para que o mesmo erro não ocorra no futuro.

Nos tópicos seguintes, explicamos cuidadosamente o assunto. Você vai compreender o que é gerenciamento de risco em projetos, quais suas práticas e ferramentas. Boa leitura!

Qual o conceito de gerenciamento de risco em projetos?

Para entender o que é gerenciamento de riscos em projetos, vamos entender suas palavras separadamente — gestão, risco e projeto. Só depois, condensá-las em um único conceito.

Primeiramente, temos gestão. Refere-se às etapas de planejamento, execução e controle de determinados recursos, no intuito de atingir eficiência e eficácia. Depois, tem-se risco. Diz respeito a tudo o que pode causar danos à empresa ou suas partes interessadas.

Há, por fim, o projeto. Consiste em um esforço, previamente planejado, para criar um bem, serviço ou processo. É preciso salientar que todo projeto é temporal, isto é, conta com início, meio e fim, que variam de acordo com seu escopo e recursos disponíveis.

Portanto, podemos dizer que gerenciamento de riscos em projetos refere-se às etapas de planejamento, execução e controle de certos recursos para identificar e mitigar riscos, sobretudo os mais graves e prováveis, no intuito de garantir que o projeto, do início ao fim, conte com fluidez e atenda aos parâmetros previamente definidos.

Quando melhor o gerenciamento de riscos, melhores os resultados da empresa e da própria equipe. Por outro lado, se o assunto for desprezado, todos podem ser prejudicados.

• Conheça 6 indicadores de marketing para varejo!
• Gestão da equipe de marketing: como fazer de maneira estratégica e produtiva?
• Gestão ágil: entenda o que é, qual a sua importância e como fazer

Qual a importância da gestão de riscos em projetos?

A correta gestão de riscos é algo realmente importante. Quando o gestor e sua equipe trabalham para antecipar problemas, otimizar as forças da empresa e se esquivar de certas ameaças do mercado, o projeto pode correr com maior fluidez e acerto.

Imagine o seguinte: um gerente opta por desenvolver um novo produto, o que custa caro. Todavia, deixa de avaliar certas variáveis, como o “caixa” disponível. Algum tempo depois, percebe que não tem mais recursos financeiros e precisa por abortar o projeto.

A princípio, parece que gestor e empresa perderam dinheiro. É verdade, mas não só isso. Também perderam tempo e energia. Ainda enfrentaram um custo de oportunidade, visto que poderiam ter empregado esses recursos em algum projeto melhor.

Adiante, listamos alguns dos benefícios que tornam o gerenciamento de riscos crucial:

• permite a antecipação de problemas;
• garante que o time elimine suas fraquezas e desenvolva suas forças;
• subsidia um ótimo planejamento estratégico;
• reduz o número de acidentes, bem como de conflitos interpessoais;
• subsidia decisões gerenciais mais rápidas e acertadas;
• aumenta o potencial de ganho com o projeto.

Todos esses benefícios podem ser resumidos da seguinte forma: competitividade. Uma boa gestão de riscos garante que o projeto seja competitivo e promova melhores resultados para a empresa. O oposto é verdadeiro, tornando-se perigoso menosprezar os riscos.

Quais as etapas do gerenciamento de riscos em projetos?

O gerenciamento de riscos pode ser visto como um conjunto de etapas, uma espécie de passo a passo. Tudo começa com o diagnóstico dos riscos em potencial, que depois podem ser classificados de acordo com impacto e probabilidade. Veja mais, adiante.

1. Faça o diagnóstico dos principais riscos

O primeiro passo é ter uma visão geral dos riscos que envolvem seu projeto. Eles podem variar bastante. Se você está construindo uma casa, não espera enfrentar os mesmos riscos de quem está modelando um software. Então, lembre-se: cada caso é um caso.

A princípio, esse diagnóstico depende de um olhar para as ameaças que estão fora da empresa, depois para os pontos fracos que fazem parte do empreendimento. Dessa forma, o gestor pode desenvolver uma visão holística e identificar um maior número de riscos.

Nesse caso, lembre-se do velho jargão: muitas cabeças pensam melhor que uma. Então, aproveite para envolver o time de trabalho que fará parte do projeto. Inicie uma reunião do tipo brainstorming, que estimula a criatividade dos talentos no diagnóstico de riscos.

• Quais os principais benefícios do sistema de gestão de marketing?
• Sabe como aumentar a criatividade? Hoje ensinaremos como!
• Gestão da equipe de marketing: como fazer de maneira estratégica e produtiva?

2. Analise e classifique os principais riscos

Feito o levantamento dos principais riscos que podem afetar seu projeto, é hora de analisá-los e classificá-los. Isso garantirá que você e sua equipe tenham mais controle.

Nesse caso, é interessante criar uma matriz de riscos. Essa matriz classifica cada risco de acordo com dois fatores: impacto e probabilidade de ocorrência, com notas de 1 a 5 pontos. Então, quanto maior a pontuação final, maior é o risco e melhor deverá ser seu plano.

Um acidente de trabalho, por exemplo, tem impacto elevado (4 pontos) e probabilidade de ocorrência razoável (nota 3). Portanto, é algo que certamente deve ser estudado.

3. Antecipe-se aos riscos de maior impacto e probabilidade

Um terceiro passo é a antecipação. Se você entende quais são os riscos, seu impacto e probabilidade de ocorrência, é hora de colocar-se um passo à frente. Isso depende de uma visão mais holística, considerando o que deve ser feito, como, quando e por quem.

Nesse caso, vale a pena contar com a ferramenta 5W2H. Essa ferramenta é, na verdade, um acrônimo de 7 perguntas com origem no inglês. Confira:

• what: o que deve ser feito?
• why: por que deve ser feito?
• who: quem deve fazer isso?
• where: onde será feito?
• when: quando?
• how: como isso será feito?
• how much: quanto isso vai custar?

Imagine que o risco é o acidente de trabalho. Para antecipar-se, conte com a ferramenta 5W2H e responda atentamente cada questão. Sempre que possível, envolva um especialista para ajudar com as respostas, pois assim terá respostas mais completas e precisas.

Monitore os riscos estabelecidos

O último passo refere-se ao monitoramento. Se você sabe quais são os riscos e como pode se antecipar, é hora de avaliar como monitorar sua probabilidade de ocorrência. Nesse caso, o mais importante é contar com um bom conjunto de indicadores de desempenho.

Os indicadores variam de acordo com o seu projeto. Nesse caso, se o projeto for na área de marketing, será preciso de indicadores de marketing. Confira alguns exemplos:

• nível de satisfação da equipe;
• número de erros, falhas e conflitos interpessoais;
• taxa de evasão dos clientes;
• performance dos produtos no mercado;
• indicadores micro e macroeconômicos;
• nível de participação no mercado.

Ao monitorar bons indicadores, seu projeto pode adotar uma ótima prática de business intelligence. Isso significa que os dados serão usados em benefício do projeto, antecipando eventuais ameaças e identificando oportunidades para obter mais benefícios.

Quais as ferramentas para o gerenciamento de projetos?

No tópico anterior, destacamos duas ferramentas que podem ajudar na gestão de projetos — Matriz de Riscos e 5W2H. Todavia, existem várias outras. Elas oferecem uma visão mais holística ao gestor e equipe de trabalho, também permitem uma resposta precisa. Confira!

1. Matriz SWOT

A matriz SWOT é uma ótima ferramenta. Ela é usada no planejamento estratégico para o diagnóstico do ambiente interno e externo, catalogando oportunidades, ameaças, forças e fraquezas que existem. Assim, permite que o gestor tenha uma visão sistêmica.

No caso do gerenciamento de riscos, é interessante usar essa ferramenta ainda na primeira etapa (diagnóstico). Ela permitirá que o gestor saiba exatamente do que se esquivar ao tocar o projeto, assim como o que pode ser aproveitado para obter benefícios adicionais.

Seu uso é razoavelmente simples. Comece monitorando o ambiente interno. Classifique os recursos que estão sob seu controle como forças ou fraquezas. Em seguida, olhe para o ambiente externo, definindo suas variáveis como oportunidades ou ameaças.

2. Diagrama de Ishikawa

Na segunda etapa, em que se busca analisar e classificar os riscos, além da Matriz de Risco, é interessante contar com o Diagrama de Ishikawa. Essa ferramenta é muito popular em programas de gestão da qualidade total (total quality management, TQM).

Seu uso é simples: você vai selecionar um efeito que quer estudar. Nesse caso, um risco. Imagine que seja o risco de acidente no trabalho, citado antes. Em seguida, vai analisar as potenciais causas desse risco. O diagrama se apóia em 6 causas, chamadas de 6Ms:

• máquina: causas decorrentes de softwares ou hardwares;
• mão de obra: problema ligado à falta de capacitação ou ânimo da equipe;
• material: nesse caso, a causa é o uso de insumos inadequados;
• meio ambiente: refere-se ao local de trabalho, se é apropriado;
• medida: diz respeito às métricas e indicadores utilizados no projeto;
• método: diz respeito ao processo de trabalho, que também pode gerar riscos.

Portanto, você vai olhar para esses 6Ms e avaliar quais podem estar gerando o risco que você está estudando. Em seguida, você vai se aprofundar em alguns desses Ms, avaliando-os mais profundamente até encontrar a chamada “causa-raiz” do problema.

Failure Mode and Effect Analysis

O método Failure Mode and Effect Analysis (FMEA), que significa análise de modos de falha e efeitos, é outro importante ferramenta. Ela permite a identificação de determinados riscos ao projeto, bem como a definição das suas causas prováveis e meio de detecção.

Para utilizar o FMEA em seu benefício, é importante:

• definir o que será analisado (bem, serviço ou processo);
• definir o modo de falha (isto é, o risco que afeta o funcionamento);
• identificar os efeitos dessa falha;
• identificar as causas dessa falha (nesse caso, combine com o Diagrama de Ishikawa);
• definir como essa causa será detectada;
• estabelecer prazo e responsável pela ação preventiva.

Imagine, por exemplo, que analisará o processo de transformação digital do seu setor de marketing. Nota, então, que um risco é uma pane tecnológica. Os efeitos são vários, como a paralisação dos sistemas. A causa é a falta de atualização do sistema.

Ao colocar tudo isso no papel, terá uma matriz detalhada com riscos, efeitos e causas, que poderão subsidiar uma atuação minuciosa ao longo de todo o seu projeto.

Project Management Body of Knowledge

Por fim, lembre-se de contar com o PMBOK (Project Management Body of Knowledge). Em suma, consiste em uma espécie de enciclopédia criada para indicar as melhores práticas ao longo da gestão de projetos, instruindo o gestor sobre o que fazer e o que não fazer.

O PMBOK foi criado pelo Project Management Institute, uma organização internacional sem fins lucrativos que regulamenta, treina e desenvolve melhores práticas para gestão de projetos. Assim, você poderá adotar as melhores práticas e reduzir o número de riscos.

6. Qual a importância do gerenciamento contínuo do risco?

Como pode observar, o gerenciamento de riscos é algo essencial, mas que depende de boas práticas e ferramentas funcionais. Uma pergunta frequente é a seguinte: por quanto tempo investir nessa gestão? O ideal é até que se conclua o projeto, de maneira contínua.

Nesse caso, uma boa ferramenta é o PDCA. Consiste no ciclo de melhoria que se inicia com o planejamento (Plan) do que deve ser feito e dá lugar à execução (Do) do plano, que depois é checado (Check) para identificar falhas e promover ações corretivas (Act).

Isso promove uma série de benefícios adicionais ao projeto, veja alguns dos principais:

• reduz progressivamente o número de erros;
• garante que problemas passados não voltem a ocorrer;
• economiza recursos financeiros da empresa;
• cria uma cultura de qualidade total no decorrer do projeto;
• comunica aos talentos que qualidade é essencial.

Quando o gerenciamento contínuo do risco é deixado de lado, toda a empresa pode ser prejudicada. Os custos com falhas são superiores. Também há riscos adicionais à vida dos profissionais. Esses problemas podem afetar a sobrevivência da empresa.

7. Principais erros a serem evitados no gerenciamento de riscos?

Alguns erros podem afetar o gerenciamento de riscos de projetos, veja os principais:

• não combinar o gerenciamento com técnicas adicionais, como gestão ágil;
• tratar o assunto de maneira individual, enquanto o time quer ser envolvido;
• deixar de se atentar às práticas digitais, como à gestão das publicações;
• acreditar que a intuição é suficiente, enquanto se precisa de métricas reais;
• deixar de contar com uma boa plataforma para a administração dos recursos.

Veja, agora você está por dentro do assunto. Lembre-se que gerenciamento de riscos em projetos refere-se às etapas de planejamento, execução e controle de certos recursos para identificar e mitigar riscos, sobretudo os mais graves e prováveis. Para tanto, além de contar com boas práticas, é necessário adotar boas ferramentas e evitar erros que são frequentes.

Gostou do nosso artigo, correto? Aproveite para assinar a nossa newsletter e receber nossas novidades diretamente em seu e-mail. Vamos lá!