O que é e como otimizar a gestão do projeto na sua empresa?

Gestão de projetos é um conjunto de políticas e práticas que objetivam fazer com que projetos específicos (como o desenvolvimento de um novo produto ou o lançamento de uma ação de marketing) sejam bem-sucedidos, além de mais rápidos e rentáveis.

Quando bem-feita, essa gestão oferece uma série de benefícios à empresa, por exemplo: o maior alinhamento dos profissionais envolvidos, a redução de potenciais erros, problemas, atrasos e o aumento da competitividade do empreendimento.

A questão é: como otimizar a gestão do projeto na empresa? Como fazer com que isso de fato seja parte do seu empreendimento? É o que explicamos nos próximos tópicos!

Invista na comunicação interna

A gestão de projetos depende, em grande medida, de diálogo. É preciso que, ao longo do expediente de trabalho, todos os profissionais comuniquem-se bem, deixando claro o que deve ser feito, quando e como — assim, as chances de erros serão menores.

Para otimizar a comunicação — e, por consequente, a gestão do projeto — aproveite para deixar claro que o assunto é importante. Todos, a partir do líder do projeto, precisam adotar uma comunicação mais clara, precisa e frequente.

Outro ponto importante é adotar canais que facilitem a transmissão das mensagens. Há muitos, sendo preciso identificar aqueles que mais se adequam à realidade da equipe e da empresa. Redes sociais, aplicativos mobile e softwares especializados são exemplos.

Crie um fluxo de trabalho diário funcional

Todo projeto tem início, meio e fim. Ao longo de cada uma das suas etapas, existem processos que devem ser executados rotineiramente, por exemplo: determinado check-list ou a atualização de software. Esses processos devem ser bem-estruturados.

Existem muitas táticas capazes de melhorar o fluxo de trabalho. Criar um fluxograma que explique exatamente o que precisa ser feito, como e por quem é um bom exemplo. Assim, é bem menos provável que um profissional sinta-se desorientado.

Além disso, é importante treinar a equipe. Garanta que todos conheçam as rotinas de trabalho e os fluxogramas criados. Esses treinamentos podem ser mensais, restritos ao time do projeto, assim é possível “afiar” os profissionais, na medida em que o projeto avança.

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Desenvolva um forte senso de urgência

Todo projeto conta com data para entrega. Essa data costuma ser “apertada”, o que torna ainda mais essencial a adoção de boas rotinas gerenciais. Pelo mesmo motivo, a equipe de trabalho deve ser um forte senso de urgência. Nada de procrastinação ou atrasos.

Para tanto, comece com um discurso: nenhuma tarefa é tão complexa que não possa ser feita em apenas algumas horas ou — se for algo realmente difícil — dias de trabalho duro. Além disso, é preciso que o líder seja o exemplo diário, pois não basta falar.

Outra medida interessante é dividir o trabalho em pequenas entregas, os chamados pacotes. Esses pacotes devem ter um prazo apertado, que instigue o time a produzir, mas sem que isso prejudique a saúde dos funcionários. Ou seja, é preciso de equilíbrio.

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Melhore um pouco mais a cada dia

Melhorar continuamente é quase uma obrigação na gestão de projetos. Essa melhoria garante que os processos diários sejam mais funcionais, que as pessoas sejam mais bem instruídas e que as tecnologias sejam utilizadas com acerto.

Existem muitos métodos que subsidiam a melhoria contínua, sendo o ciclo PDCA o mais conhecido. Seu nome é um acrônimo de quatro palavras do inglês, são elas: planejamento (plan), execução (do), checagem (check) e ação para corrigir ou padronizar (act).

Sendo assim, você vai iniciar avaliando o que precisa melhorar no seu projeto e planejar isso (plan). Depois disso, colocar a “mão na massa”, executando (do) o que precisa ser feito. Então, vai checar os resultados obtidos (check) e agir (act), no sentido de corrigir o que deu errado ou padronizar o que foi bem-feito. Depois, é hora de voltar ao planejamento.

Mantenha os profissionais motivados

A motivação é algo profundo e complexo de entender, mas realmente importante ao longo da execução de projetos. Em suma, a motivação pode ser intrínseca (partindo dos próprios talentos) ou extrínseca, isto é, gerada a partir de estímulos externos.

A motivação intrínseca depende essencialmente dos funcionários, mas a motivação extrínseca pode ser explorada pelos líderes de projetos. Para tanto, é importante estabelecer premiações, bonificações ou simplesmente reconhecer o trabalho bem-feito.

Uma boa estratégia é criar um programa de recompensas. Essas recompensas devem estar associadas aos resultados finais que você deseja obter, como maior assiduidade, eficiência ou produtividade. Para tanto, busque a orientação do RH.

Aumente a aderência da equipe de trabalho

A otimização da gestão de projetos depende, em grande medida, da qualidade do trabalho em equipe. Nenhum funcionário, sozinho, consegue tocar o projeto e garantir que ele saia do papel com precisão. É preciso de trabalho conjunto, sempre.

Portanto, garanta que todos os profissionais envolvidos tenham aderência ao projeto, certificando-se de que eles possuem competências técnicas e comportamentais mínimas. Mais: que eles trabalhem bem em conjunto, como um verdadeiro time.

Nesse segundo caso, é interessante investir em técnicas de team building. Invista em jogos interpessoais, dinâmicas, treinamentos coletivos. Assim, sua equipe poderá estar cada vez mais próxima, aderente ao projeto e apta ao trabalho diário.

Invista na adoção de ótimas tecnologias

A correta gestão de projetos depende, em grande medida, de boas tecnologias. Sistemas de ponta ajudam a tornar o fluxo de trabalho mais fluido, funcional e preciso, permitem até a automação de algumas tarefas. Logo, o projeto é bastante beneficiado.

Nesse sentido, a Wikimee pode ajudar e muito. A Wikimee conta com tecnologias capazes de aprimorar o fluxo de trabalho diário e a gestão dos projetos, assim como know-how para identificar e corrigir eventuais “gargalos” da sua operação.

Veja, agora você está por dentro do tema. Lembre-se que gestão do projeto é um conjunto de políticas e práticas para garantir que projetos específicos sejam bem-sucedidos, o que gera uma enorme quantidade de benefícios para a empresa. Há muitas formas de otimizar esta gestão, como ao melhorar a comunicação. Também é crucial contar com a tecnologia.

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