Saiba como fazer a gestão do tempo com qualidade

Fazer a gestão de tempo é essencial para qualquer profissional, seja um gerente, seja alguém que faça parte de uma equipe mais operacional. Afinal, organizar-se de forma que não apenas todos os compromissos do dia possam ser atendidos, mas também de forma que haja garantia de que as tarefas serão executadas com a maior qualidade possível, é básico para obter bons resultados em qualquer área ou função.

Ao longo do artigo, vamos abordar determinados temas, como os principais pilares da gestão do tempo, bem como dicas para otimizar o dia a dia e, também, ferramentas capazes de ajudar a usar as horas da forma mais produtiva possível.

Você tem problemas para fazer a gestão do seu tempo ou gostaria de evoluir ainda mais? Então, este post é para você! Não perca tempo e comece a ler agora mesmo!

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Os pilares da gestão do tempo

A gestão do tempo é composta por alguns pilares essenciais, que são importantes porque guiam as ações das pessoas no dia a dia, de forma que consigam ser produtivas e realizar tudo o que querem, sem correria e nem estresse em demasia.

Os principais pilares da gestão do tempo são:

• desejos — o que se quer conquistar;
• metas — estabelecimento de prazos e maneiras de alcançar os desejos;
• rotinas — exercício, no dia a dia, das práticas que levam ao alcance das metas;
• agenda bloqueada — colocação, na lista de tarefas diárias, de tudo o que for necessário para alcançar os objetivos e não deixar que outros compromissos atrapalhem essa rotina.

As dicas para otimizar a gestão do tempo

Otimizar a gestão do tempo depende, essencialmente, de atitudes por parte das pessoas. Organizar-se, elencar prioridades e evitar distrações faz parte do pacote. Conheça nossas recomendações!

Mantenha o ambiente de trabalho organizado

Saber onde cada material necessário está — mesmo quando estamos falando de arquivos no computador ou na nuvem — é o primeiro passo para evitar o desperdício de tempo. Manter os canais de comunicação abertos com colegas essenciais para o dia a dia de trabalho também faz parte da organização.

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Estabeleça demandas prioritárias

Nunca é uma boa fazer mais do que se deve ou acumular mais de uma demanda ao mesmo tempo. Fazer menos tarefas ou concluir uma de cada vez, mas com melhor qualidade nas entregas, é o ideal. Quando se estabelecem prioridades, o cérebro direciona todos os esforços para aquilo, evitando distrações. Listas podem ajudar nesse sentido.

Evite elementos que geram distração

E-mails, telefonemas e mensagens ininterruptas nas redes sociais são algumas das distrações mais comuns durante o trabalho. O impacto delas é tão grande que, de acordo com um estudo, 759 horas são desperdiçadas por ano em função dessas distrações. Estima-se que algumas tarefas levem o triplo do tempo para ser concluídas, tudo por culpa da mente dispersa.

Dica: sempre que estiver trabalhando em tarefas de alta prioridade, coloque o telefone no modo silencioso e desligue os dados. Assim, você economizará tempo e aumentará seus níveis de eficiência.

Use calendários online

Uma das melhores dicas de gestão do tempo é usar um calendário online. Com ele, é possível gerenciar facilmente a agenda, reservar datas e horários para compromissos importantes, configurar lembretes, criar prazos e muito mais.

Muitos calendários digitais podem ser integrados a outros aplicativos e acessados em dispositivos diferentes. Por exemplo, uma reunião agendada para a semana seguinte fica disponível tanto no computador quanto no celular, no tablet ou no smartwatch — inclusive com alertas que ajudam os usuários a se lembrarem do compromisso, seja qual for o dispositivo em uso no momento.

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As ferramentas para fazer uma boa gestão do tempo

Além de seguirem boas práticas de gestão do tempo, hoje em dia, os profissionais mais produtivos vêm utilizando ferramentas que os ajudam a fazer mais durante o horário de expediente. Confira algumas dicas a seguir!

RescueTime

O RescueTime é um aplicativo que pode ser instalado como extensão de navegador no computador ou, até mesmo, em formato de app no celular. Ele rastreia em que o usuário gasta seu tempo e oferece uma classificação da produtividade, baseado justamente no tempo gasto em tarefas de trabalho e estudo e nas horas desperdiçadas com distrações. Entre suas funções, estão:

• rastreamento do tempo;
• configuração de alertas;
• bloqueio de distrações;
• contabilização de horas trabalhadas, entre outros.

Trello

O Trello é mais uma ferramenta capaz de ajudar na gestão do tempo, porém focada em gerenciamento de projetos e tarefas. A plataforma é oferecida gratuitamente, com um número ilimitado de painéis, listas e cartões que ajudam na organização de projetos e equipes, sem restrição quanto à quantidade de pessoas envolvidas. No entanto, há possibilidade de adquirir versões ainda mais sofisticadas.

Todoist

Outra ferramenta que ajuda na gestão do tempo é o Todoist. Nela, é possível categorizar tarefas como favoritas, estabelecer prioridades e, até mesmo, incluir compromissos familiares — como as aulas de futebol ou inglês dos filhos, passeios e atividades com amigos, entre outros.

A atenção que deve ser dada aos vilões da administração do tempo

A gestão do tempo também é atrapalhada por alguns vilões, que podem ser evitados com comportamentos preventivos. Veja alguns deles!

Procrastinação

A melhor maneira de lidar com a procrastinação é dividindo seu trabalho em várias tarefas ou fazendo listas, conforme já abordamos neste artigo. Criar cronogramas detalhados, que permitem uma visão geral dos prazos a serem cumpridos, também é interessante.

Falta de sono

O sono é um fator decisivo para uma boa gestão do tempo. Quando dormem bem e profundamente por oito horas, as pessoas se sentem melhor e tornam-se mais saudáveis. Quando se dorme pouco, o contrário acontece — cansaço, dificuldade de concentração e problemas de saúde, como diabetes, apneia e obesidade, tendem a surgir com mais facilidade.

Poucos intervalos

Pode parecer contraproducente, mas o fato é que intervalos periódicos são grandes aliados da gestão de tempo. Pequenas pausas de 5 a 10 minutos para cada hora produtiva levam os resultados a outro nível — experimente!

Esperamos que você tenha apreciado o conteúdo. Para economizar o seu precioso tempo, abordamos os principais pontos em relação ao tema de forma objetiva, com dicas práticas e reflexões que podem ajudá-lo a administrar melhor as demandas do dia a dia.

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