Conheça modelos de organogramas e como utilizá-los na empresa!

Atualmente, há no mercado empresarial múltiplas ferramentas que deixam o negócio mais otimizado, além de estabelecer processos e funções de maneira clara para que todos os envolvidos, como clientes, colaboradores e parceiros consigam compreender o funcionamento da empresa. É preciso ressaltar que um exemplo dessas ferramentas, é o organograma.

O organograma consiste em uma estrutura de organização empresa. Sendo que sua finalidade é mostrar de forma clara. Direta e objetiva a hierarquia empresarial. Assim, qualquer pessoa consegue visualizar os cargos e o funcionamento do empreendimento. Continue a leitura e conheça os tipos de organograma e como podem ser usados em sua empresa!

Qual a função de um organograma?

A principal finalidade de um organograma é organizar com clareza a estrutura de uma instituição, seja ela empresarial ou educacional. Logo, a sua função dentro de um ambiente corporativo é mostrar da melhor forma a estrutura da empresa de maneira hierárquica e os fluxos de trabalho, deixando as atividades mais claras para todos.

Ter um eficiente organograma evita vários contratempos de comunicação e pode servir de ajuda para os novos integrantes, pois é possível compreender melhor toda a empresa e os cargos exercidos pelos colaboradores dentro da companhia.

Quais são os principais tipos de organogramas e suas características?

Existem vários modelos de organogramas empresariais e cada organização elabora o seu conforme as suas necessidades. Mesmo as médias e pequenas empresas podem e precisam ter um bom organograma. Desse modo, compreenda o funcionamento de cada um!

Organograma clássico

Esse modelo apresenta um formato muito conhecido no mundo dos negócios, o organograma clássico é capaz de representar de forma simples a hierarquia existente dentro de uma organização.

Normalmente, as primeiras posições estão ocupadas pelas funções mais altas e importantes e, abaixo delas, estão os cargos de relevância, mas não como os anteriores. É preciso ressaltar que esse modelo também é conhecido como funcional, e o que o distingue do clássico é o nome que vai no interior da caixinha. Caso sejam inseridas as funções de cada funcionário, o organograma é chamado de funcional; se aparecer os setores, ele deve ser chamado de clássico.

Organograma circular

Nesse modelo a hierarquia não se sobressai. No centro desse organograma é preciso inserir o cargo de maior poder de decisão, isto é, o presidente da instituição, e as outras partes que formam a empresa devem ser inseridas ao lado.

A principal ideia desse organograma é reduzir as diferenças entre os cargos, destacar a necessidade de um trabalho em equipe, onde todos podem exercer suas funções de forma colaborativa.

Organograma matricial

O matricial é muito parecido com o modelo vertical ou clássico no tocante à estrutura, contudo, ele é usado em nas empresas que não apresentam as funções de cada setor bem-estabelecidas e, por essa razão, tem mais flexibilidade.

Para que você entenda melhor, pense em um projeto que está sendo desenvolvido por várias pessoas com funções variadas, mas ele apresenta uma data para encerrar. Nessa situação, pode-se usar esse tipo de organograma.

Organograma horizontal

O organograma horizontal consiste em um modelo muito usado pelas organizações que acreditam que a hierarquização dos cargos e a subordinação das funções não são mais importantes dentro de uma empresa.

Nesse modelo, os colaboradores apresentam mais tomada de decisão, autonomia e, ainda, podem realizar outras funções. Desse modo, nenhum cargo é rígido, o que deixa o local de trabalho mais dinâmico e informal.

Organograma linear

O organograma linear é também chamado de organograma linear de responsabilidade (OLR), seu objetivo não consiste em focar na hierarquização dos cargos da organização, mas sim em suas tarefas, funções e atividades relacionados com cada integrante. Nesse sentido, é importante salientar que seu principal objetivo é mostrar as responsabilidades de cada profissional dentro da empresa.

Organograma em barras

O organograma em barras é um modelo que foca na hierarquização dos vários cargos que formam uma organização. Porém, sua representação é realizada com várias barras dispostas de forma vertical e cada uma tem um tamanho conforme com o nível de autoridade de cada representante do negócio. Dessa maneira, o maior cargo está acima e o tamanho da barra é maior que as demais.

Organograma informacional

O organograma informacional busca apresentar um conjunto de informações importantes de maneira sintética e gráfica. Desse modo, nesse modelo, é possível delimitar o fluxo de comunicação da organização. Sendo assim, se a comunicação acontece de cima para baixo e de baixo para cima, isso pode ser representado por de setas.

Além do mais, pode ser que os profissionais da base não consigam dialogar com os cargos mais elevados, como o gerente. Dessa maneira, não são colocadas as setas. Saiba que esse é somente um exemplo de informação que pode ser inserida nesse tipo de organograma. Mas, é possível colocar um conjunto de dados conforme os objetivos e as características do seu empreendimento.

Quais são as vantagens de um organograma?

É muito recorrente encontrar empresas com várias empresas com problemas em seus processos, diversas vezes resultantes da não existência de um alinhamento entre os funcionários, que não são capazes de identificar os seus líderes.

Quando algum contratempo acontece no ambiente de trabalho, o colaborador não sabe a quem recorrer, já que não tem um superior preestabelecido. Isso interfere diretamente no processo de comunicação interna e pode ser facilmente solucionada com a inserção de um organograma.

Melhora a comunicação interna

Em um organograma é possível ter o fluxo de comunicação dentro de um empreendimento. Assim, o gestor pode usar essa ferramenta para mostrar a função de cada um dos colaboradores e os responsáveis por delegar as tarefas ou planejar atividades.

Desse modo, a comunicação interna também é interferida pela utilização de um organograma. Saiba que quando cada colaborador compreende que é o seu superior direto e quem são os gestores do outro time, ele sabe corretamente a quem deve se procurar quando acontecer algum problema, ou, até mesmo, quando desejar sugerir uma melhoria nos processos.

 Otimiza o entendimento da hierarquia

Mesmo em organizações com uma abordagem mais flexível e que fazem uso do organograma horizontal, existe uma estrutura de cargos que deve ser aprendida para que as tarefas sejam realizadas da melhor forma. O organograma ajuda na compreensão dessas funções, facilitando a rápida identificação a respeito do funcionário que deve recorrer.

Além do mais, ele deixa claro as funções que apresentam maior poder de decisão e autonomia dentro da empresa, a fim de deixar o processo interno mais estratégico e eficiente. Atualmente, é essencial criar boas estratégias para conseguir se destacar da concorrência e reter bons talentos, o organograma contribui de forma significativa nesse objetivo.

Aumenta a produtividade

Não é pequena a quantidade de organizações que lidam com uma produtividade baixa e com resultados poucos satisfatórios. Assim, muitos funcionários acabam assumindo que não se sentem produtivos em suas atividades.

Nesse contexto, existem diversas razões que podem provocar isso e um deles é a falta de um bom organograma. Quando há uma estrutura empresarial objetiva, é possível elevar o desempenho, já que todos saberão o que deve ser realizado.

Proporciona mais organização e transparência

Para que o negócio seja bem-sucedido no mercado, é primordial que exista uma cultura organizacional estruturada. Em geral, os profissionais escolhem empresas que demonstram preocupação com alguns fatores, por exemplo, organização e transparência.

Isso ocorre porque os colaboradores gostam de exercer suas funções em locais organizados, onde têm acesso a todas as informações. Nesse contexto, o organograma permite que todos os envolvidos saibam a respeito da estrutura do trabalho.

Melhora o entendimento dos níveis

É essencial para as empresas que os colaboradores entendam quais os níveis presentes no negócio e quem está no topo e na base. Até uma instituição flexível precisa apresentar essas definições, visto que elas ajudam a controlar as atividades e a aperfeiçoar a comunicação entre os trabalhadores.

Existem três níveis básicos, sendo o estratégico, o técnico e o gerencial. Com um organograma é mais simples compreendê-los, ainda que a hierarquia não seja muito presente na companhia. Na maior parte das vezes, os funcionários sentem uma maior tranquilidade e credibilidade quando conhecem os gestores.

Ajuda no onboarding

Quando a empresa tem um organograma objetivo, organizado, claro e adequado a realidade de seus processos, ela pode usá-lo para auxiliar no onboarding, isto é, na adaptação de novos funcionários. Isso acontece porque ele auxilia os recém-contratados a conhecerem a respeito da empresa, compreendendo melhor quem são as pessoas do seu time e os líderes. Além do mais, essa estratégia proporciona uma visão mais clara dos trabalhadores que são diretamente afetados pelo trabalho do outro.

Como criar um organograma eficiente?

Após saber para que serve o organograma e quais os modelos existentes, é momento de saber como elaborar um bom organograma para sua empresa. Desse modo, confira algumas dicas de como criar um eficiente organograma!

Realize uma pesquisa

A primeira etapa é listar todos os times, as funções e as pessoas das organizações, assim como os cargos exercidos por cada um dos colaboradores. Para isso, é necessário fazer uma pesquisa e conversas com cada trabalhador, isso é chamado de mapeamento de funções e cargos.

O recomendado aqui é utilizar uma ferramenta de pesquisa online, por exemplo, um formulário. Você pode enviá-lo para todos os colaboradores e solicitar o preenchimento das principais informações.

Identifique as hierarquias presentes

Em seguida busque identificar quantos e quais são as estruturas de cargos da organização, estabelecendo as diferenças entre eles. Esses dados são essenciais para saber qual a forma mais eficiente de montar um organograma.

Selecione o modelo mais eficiente

É preciso avaliar cada um dos modelos de organogramas existentes, procurando o mais adequado às suas necessidades. Isso depende de quantos cargos a sua empresa apresenta, assim como os níveis hierárquicos da empresa.

Além do mais, saber qual o seu principal foco também contribui nessa decisão, já que existem alguns modelos de organogramas que dão prioridade a hierarquia, outros já destacam a quantidade de informações ou as atividades de cada pessoa dentro da empresa.

Não se esqueça de que o principal objetivo de um organograma é deixar a estrutura de cargos do negócio mais simples de ser compreendida. Nesse panorama, selecione aquele que possa contribuir para o pleno desenvolvimento de sua instituição.

Escolha a ferramenta mais correta

Existem muitos sistemas para a criação de um bom organograma. Sendo que ele pode ser elaborado no Word, por exemplo. Assim, apresentando todos os diferentes níveis e sua complexidade. Existem aplicativos que você pode inserir até fotos, para isso analise as opções do mercado e escolha a melhor para o sucesso. O organograma precisa ser um instrumento de socialização dentro do negócio.

A utilização de um aplicativo moderno facilitará a atualização do arquivo, o que é primordial por causa da rotatividade normal de colaboradores da empresa. A otimização é essencial para deixar as tarefas mais simples e objetivas.

Confirme as informações

Depois do organograma pronto, é momento de conversar com os líderes de cada setor e conformar as informações presentes. Pergunte se as informações a respeito dos colaboradores estão corretas e se as hierarquias estão inseridas corretamente. Depois da validação, você pode disponibilizar o organograma para toda a empresa.

Apresente o organograma

O organograma pode ser impresso, colocado em um mural de avisos ou disponibilizado em alguma ferramenta de comunicação, como o e-mail. É fundamental que esse gráfico seja compartilhado, pois ele tem a finalidade de contribuir para o desenvolvimento do seu negócio. Restringir às informações que ele carrega faz com que os colaboradores não usufruam de todos os seus benefícios.

Portanto, é perceptível que o organograma consiste em uma ferramenta muito importante para que você gerencie os cargos da empresa e ajude na criação de uma visão global da empresa por parte de todos os funcionários.

Dessa maneira, agora você já sabe como elaborar um organograma e sabe como ele pode ajudar no progresso do seu negócio, escute os funcionários e selecione o mais adequado. É essencial pensar em todos os envolvidos no processo, pois nenhuma empresa caminha sozinha e a eficiente tomada de decisão é primordial para o seu posicionamento no mercado.

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