¡Aprenda sobre las plantillas de organigramas y cómo usarlas en la empresa!

Actualmente, existen múltiples herramientas en el mercado empresarial que optimizan el negocio, además de establecer procesos y funciones de manera clara para que todos los involucrados, como clientes, empleados y socios, puedan entender el funcionamiento de la empresa. Cabe destacar que un ejemplo de estas herramientas es el organigrama.

El organigrama consiste en una estructura organizativa de la empresa. Y su propósito es mostrar con claridad. La jerarquía empresarial es directa y objetiva. Por lo tanto, cualquiera puede ver las posiciones y el funcionamiento del proyecto. ¡Sigue leyendo y aprende sobre los tipos de organigramas y cómo se pueden utilizar en tu empresa!

¿Cuál es el propósito de un organigrama?#

El objetivo principal de un organigrama es organizar claramente la estructura de una institución, ya sea empresarial o educativa. Por lo tanto, su función dentro de un entorno corporativo es mostrar de la mejor manera la estructura de la empresa de manera jerárquica y los flujos de trabajo, haciendo que las actividades sean más claras para todos.

Tener un organigrama eficiente evita varios contratiempos de comunicación y puede ayudar a los nuevos miembros, ya que es posible comprender mejor toda la empresa y los puestos que ocupan los empleados dentro de la empresa.

¿Cuáles son los principales tipos de organigramas y sus características?#

Existen varias plantillas de organigramas empresariales y cada organización diseña las suyas propias según sus necesidades. Incluso las empresas medianas y pequeñas pueden y necesitan tener un buen organigrama. ¡De esa manera, comprenda cómo funciona cada uno!

Organigrama clásico#

Este modelo tiene un formato muy conocido en el mundo empresarial. El organigrama clásico es capaz de representar de forma sencilla la jerarquía que existe dentro de una organización.

Normalmente, los primeros puestos los ocupan las funciones más altas e importantes y, por debajo de ellos, están los puestos relevantes, pero no como los anteriores. Cabe destacar que este modelo también se conoce como funcional, y lo que lo distingue del clásico es el nombre que lleva dentro de la caja. Si se ingresan las funciones de cada empleado, el organigrama se denomina funcional; si aparecen los sectores, se debe llamar clásico.

Organigrama circular#

En este modelo, la jerarquía no destaca. En el centro de este organigrama, es necesario insertar el cargo con mayor poder de decisión, es decir, el presidente de la institución, y las demás partes que componen la empresa deben insertarse junto a él.

La idea principal de este organigrama es reducir las diferencias entre los puestos, para resaltar la necesidad del trabajo en equipo, donde todos puedan desempeñar sus funciones de manera colaborativa.

Organigrama matricial#

La matriz es muy similar al modelo vertical o clásico en lo que respecta a la estructura, sin embargo, se utiliza en empresas que no tienen bien establecidas las funciones de cada sector y, por este motivo, tienen más flexibilidad.

Para que lo entiendas mejor, piensa en un proyecto que están desarrollando varias personas con funciones variadas, pero que tiene una fecha límite. En esta situación, se puede utilizar este tipo de organigrama.

Organigrama horizontal#

El organigrama horizontal es un modelo muy utilizado por las organizaciones que creen que la jerarquización de los puestos y la subordinación de funciones ya no son importantes dentro de una empresa.

En este modelo, los empleados tienen más toma de decisiones, autonomía y también pueden desempeñar otras funciones. De esta forma, ningún puesto es rígido, lo que hace que el lugar de trabajo sea más dinámico e informal.

Organigrama lineal#

El organigrama lineal también se denomina organigrama lineal de responsabilidad (OLR), su propósito no es centrarse en la jerarquización de las posiciones de la organización, sino más bien en sus tareas, funciones y actividades relacionadas con cada miembro. En este sentido, es importante destacar que su objetivo principal es mostrar las responsabilidades de cada profesional dentro de la empresa.

Organigrama en barras#

El organigrama en barras es un modelo que se centra en la jerarquización de los distintos puestos que componen una organización. Sin embargo, su representación se realiza con varias barras dispuestas verticalmente y cada una tiene un tamaño según el nivel de autoridad de cada representante empresarial. De esa forma, la posición más alta está por encima y el tamaño de la barra es mayor que el de las demás.

Organigrama de la información#

El organigrama informativo busca presentar un conjunto de información importante de manera sintética y gráfica. Por lo tanto, en este modelo, es posible delimitar el flujo de comunicación de la organización. Por lo tanto, si la comunicación tiene lugar de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba, esto se puede representar con flechas.

Además, es posible que los profesionales básicos no puedan comunicarse con los puestos más altos, como el de gerente. De esa forma, las flechas no se colocan. Sepa que este es solo un ejemplo de información que se puede insertar en este tipo de organigrama. Sin embargo, es posible colocar un conjunto de datos de acuerdo con los objetivos y las características de su negocio.

¿Cuáles son las ventajas de un organigrama?#

Es muy común encontrar empresas con varias empresas con problemas en sus procesos, a menudo derivados de la falta de alineación entre los empleados, que son incapaces de identificar a sus líderes.

Cuando se produce un contratiempo en el entorno laboral, el empleado no sabe a quién acudir, ya que no cuenta con un superior preestablecido. Esto interfiere directamente con el proceso de comunicación interna y puede solucionarse fácilmente insertando un organigrama.

Mejora la comunicación interna#

En un organigrama, es posible ver el flujo de comunicación dentro de una empresa. Por lo tanto, el gerente puede usar esta herramienta para mostrar el rol de cada uno de los colaboradores y de los responsables de delegar tareas o planificar actividades.

De esta forma, la comunicación interna también se ve interferida por el uso de un organigrama. Sepa que cuando cada empleado comprende que es su superior directo y quiénes son los gerentes del otro equipo, sabe correctamente con quién contactar cuando ocurre un problema o incluso cuando desea sugerir una mejora en los procesos.

Optimiza la comprensión de la jerarquía#

Incluso en las organizaciones con un enfoque más flexible y que utilizan el organigrama horizontal, existe una estructura laboral que se debe aprender para que las tareas se lleven a cabo de la mejor manera. El organigrama ayuda a comprender estas funciones, lo que facilita la identificación rápida del empleado que debe apelar.

Además, deja en claro las funciones que presentan un mayor poder de decisión y autonomía dentro de la empresa, a fin de que el proceso interno sea más estratégico y eficiente. Hoy en día, es fundamental crear buenas estrategias para diferenciarse de la competencia y retener el buen talento. El organigrama contribuye de manera significativa a este objetivo.

Aumente la productividad#

No son pocas las organizaciones que se enfrentan a una baja productividad y a resultados insatisfactorios. Por lo tanto, muchos empleados terminan asumiendo que no se sienten productivos en sus actividades.

En este contexto, hay varios motivos que pueden provocar esto y uno de ellos es la falta de un buen organigrama. Cuando existe una estructura empresarial objetiva, es posible aumentar el rendimiento, ya que todos sabrán lo que hay que hacer.

Proporciona más organización y transparencia#

Para que la empresa tenga éxito en el mercado, es esencial que exista una cultura organizacional estructurada. En general, los profesionales eligen empresas que muestran preocupación por ciertos factores, por ejemplo, la organización y la transparencia.

Esto se debe a que a los empleados les gusta desempeñar sus funciones en lugares organizados, donde tienen acceso a toda la información. En este contexto, el organigrama permite a todos los involucrados conocer la estructura del trabajo.

Mejora la comprensión de los niveles#

Es fundamental para las empresas que los empleados comprendan los niveles presentes en la empresa y quién está en los niveles más altos y más bajos. Incluso una institución flexible debe presentar estas definiciones, ya que ayudan a controlar las actividades y a mejorar la comunicación entre los trabajadores.

Hay tres niveles básicos: el estratégico, el técnico y el gerencial. Con un organigrama, es más fácil entenderlos, incluso si la jerarquía no está muy presente en la empresa. La mayoría de las veces, los empleados sienten una mayor tranquilidad y credibilidad cuando se reúnen con los gerentes.

Ayuda para la incorporación#

Cuando la empresa tiene un organigrama objetivo, organizado, claro y adecuado a la realidad de sus procesos, puede utilizarlo para ayudar en la incorporación, es decir, en la adaptación de los nuevos empleados. Esto se debe a que ayuda a los nuevos empleados a conocer mejor la empresa y a comprender mejor quiénes son las personas de su equipo y los líderes. Además, esta estrategia proporciona una visión más clara de los trabajadores que se ven directamente afectados por el trabajo de los demás.

¿Cómo crear un organigrama eficiente?#

Después de saber para qué sirve el organigrama y qué modelos existen, es el momento de aprender a preparar un buen organigrama para tu empresa. ¡Así que echa un vistazo a algunos consejos sobre cómo crear un organigrama eficiente!

¡Realiza una encuesta#

El primer paso es hacer una lista de todos los equipos, funciones y personas de las organizaciones, así como los puestos que ocupa cada uno de los empleados. Para ello, es necesario realizar investigaciones y conversaciones con cada trabajador, esto se denomina mapeo de funciones y posiciones.

Lo recomendable aquí es utilizar una herramienta de búsqueda online, por ejemplo, un formulario. Puedes enviarlo a todos los colaboradores y solicitar que se complete la información principal.

Identifica las jerarquías presentes#

Luego, intente identificar cuántas y cuáles son las estructuras de trabajo de la organización, estableciendo las diferencias entre ellas. Estos datos son esenciales para saber cuál es la forma más eficiente de armar un organigrama.

Seleccione el modelo más eficiente#

Es necesario evaluar cada uno de los modelos de organigramas existentes, buscando el que mejor se adapte a sus necesidades. Esto depende del número de puestos que tenga su empresa, así como de los niveles jerárquicos de la empresa.

Además, conocer tu enfoque principal también contribuye a tomar esta decisión, ya que hay algunos modelos de organigramas que dan prioridad a la jerarquía, otros ya destacan la cantidad de información o las actividades de cada persona dentro de la empresa.

No olvides que el objetivo principal de un organigrama es facilitar la comprensión de la estructura laboral de la empresa. En este escenario, seleccione el que pueda contribuir al pleno desarrollo de su institución.

Elija la herramienta más correcta#

Hay muchos sistemas para crear un buen organigrama. Por lo tanto, se puede preparar en Word, por ejemplo. De este modo, se presentan todos los diferentes niveles y su complejidad. Hay aplicaciones en las que incluso puedes insertar fotos, así que analiza las opciones del mercado y elige la mejor para tener éxito. El organigrama debe ser un instrumento de socialización dentro de la empresa.

El uso de una aplicación moderna facilitará la actualización del archivo, algo fundamental debido a la rotación normal de empleados de la empresa. La optimización es esencial para que las tareas sean más simples y objetivas.

Confirme la información#

Una vez que el organigrama esté listo, es hora de hablar con los líderes de cada sector y confirmar la información presente. Pregunte si la información sobre los colaboradores es correcta y si las jerarquías están ingresadas correctamente. Tras la validación, puede hacer que el organigrama esté disponible para toda la empresa.

Presente el organigrama#

El organigrama puede imprimirse, colocarse en un tablón de anuncios o estar disponible en una herramienta de comunicación, como el correo electrónico. Es fundamental que este gráfico se comparta, ya que su objetivo es contribuir al desarrollo de su empresa. Restringir la información que sube significa que los empleados no disfrutan de todos sus beneficios.

Por lo tanto, cabe destacar que el organigrama es una herramienta muy importante para gestionar los puestos de la empresa y para ayudar a crear una visión global de la empresa por parte de todos los empleados.

De esta forma, ya sabe cómo preparar un organigrama y sabe cómo puede ayudar a su empresa a progresar, escuchar a los empleados y seleccionar el más adecuado. Es fundamental pensar en todos los involucrados en el proceso, ya que ninguna empresa va sola y la toma de decisiones eficiente es fundamental para su posicionamiento en el mercado.

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