¡Guía completa para entender la gestión de riesgos de proyectos!

Cada proyecto tiene una gran cantidad de riesgos que pueden afectarlo o incluso hacerlo inviable. Por ejemplo, los accidentes laborales, las averías tecnológicas, los desastres naturales y los conflictos interpersonales. Entonces, ¿cómo promover la gestión de riesgos en los proyectos?

No es una tarea trivial, requiere mucho tiempo y energía por parte del gerente y su equipo. Es necesario evaluar las principales fuentes de riesgo, además de crear planes de prevención y contención. Todavía es necesario aprender de los fracasos, extraer lecciones para que no se repita el mismo error en el futuro.

En los siguientes temas, explicamos el asunto con detenimiento. Comprenderá qué es la gestión de riesgos de proyectos, cuáles son sus prácticas y herramientas. ¡Que tengas una buena lectura!

¿Cuál es el concepto de gestión de riesgos de proyectos?#

Para entender qué es la gestión de riesgos de proyectos, entendamos sus palabras por separado: gestión, riesgo y proyecto. Solo entonces, condúzcalos en un solo concepto.

En primer lugar, tenemos la administración. Se refiere a las etapas de planificación, ejecución y control de ciertos recursos, con el fin de lograr la eficiencia y la eficacia. Entonces existe un riesgo. Se refiere a todo lo que pueda causar daño a la empresa o a sus partes interesadas.

Por último, está el proyecto. Consiste en un esfuerzo, previamente planificado, para crear un bien, servicio o proceso. Cabe destacar que todo proyecto es temporal, es decir, tiene un principio, un desarrollo y un final, que varían según su alcance y los recursos disponibles.

Por lo tanto, podemos decir que la gestión de riesgos del proyecto se refiere a las etapas de planificación, ejecución y control de ciertos recursos para identificar y mitigar los riesgos, especialmente los más graves y probables, a fin de garantizar que el proyecto, de principio a fin, sea fluido y cumpla con los parámetros previamente definidos.

Cuanto mejor sea la gestión de riesgos, mejores serán los resultados de la empresa y del propio equipo. Por otro lado, si se desprecia el asunto, todos podrían resultar perjudicados.

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¿Cuál es la importancia de la gestión de riesgos en los proyectos?#

La gestión adecuada de los riesgos es realmente importante. Cuando el gerente y su equipo trabajan para anticipar los problemas, optimizar las fortalezas de la empresa y evitar ciertas amenazas del mercado, el proyecto puede ejecutarse de manera más fluida y exitosa.

Imagine lo siguiente: un gerente decide desarrollar un nuevo producto, que es caro. Sin embargo, no evalúa ciertas variables, como el «efectivo» disponible. Algún tiempo después, se da cuenta de que no tiene más recursos financieros y necesita abortar el proyecto.

Al principio, parece que el gerente y la empresa perdieron dinero. Es cierto, pero no solo eso. También desperdiciaron tiempo y energía. Aun así, se enfrentaban a un costo de oportunidad, ya que podrían haber utilizado esos recursos en un proyecto mejor.

A continuación, enumeramos algunos de los beneficios que hacen que la gestión de riesgos sea crucial:

• permite anticiparse a los problemas;
• asegura que el equipo elimine sus puntos débiles y desarrolle sus puntos fuertes;
• apoya una planificación estratégica óptima;
• reduce el número de accidentes, así como los conflictos interpersonales;
• subvenciona decisiones de gestión más rápidas y precisas;
• aumenta el potencial de ingresos con el proyecto.

Todos estos beneficios se pueden resumir de la siguiente manera: competitividad. Una buena gestión de riesgos garantiza que el proyecto sea competitivo y promueve mejores resultados para la empresa. Lo contrario es cierto, por lo que es peligroso subestimar los riesgos.

¿Cuáles son las etapas de la gestión de riesgos en los proyectos?#

La gestión de riesgos puede verse como un conjunto de pasos, una especie de paso a paso. Todo comienza con el diagnóstico de los riesgos potenciales, que luego se pueden clasificar según el impacto y la probabilidad. Vea más, a continuación.

1. Haga el diagnóstico de los principales riesgos#

El primer paso es tener una visión general de los riesgos que rodean su proyecto. Pueden variar bastante. Si estás construyendo una casa, no esperes enfrentarte a los mismos riesgos que alguien que fabrica software de modelado. Así que recuerda: cada caso es un caso.

Al principio, este diagnóstico depende de analizar las amenazas que se encuentran fuera de la empresa y, luego, de analizar las debilidades que forman parte de la empresa. De esta manera, el gerente puede desarrollar una visión holística e identificar una mayor cantidad de riesgos.

En ese caso, recuerda la vieja jerga: muchas cabezas piensan mejor que una. Luego, aprovecha para involucrar al equipo de trabajo que formará parte del proyecto. Inicie una reunión tipo lluvia de ideas, que estimule la creatividad de los talentos a la hora de diagnosticar los riesgos.

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2. Analice y clasifique los principales riesgos#

Una vez que haya analizado los principales riesgos que pueden afectar a su proyecto, es el momento de analizarlos y clasificarlos. Esto garantizará que usted y su equipo tengan más control.

En este caso, es interesante crear una matriz de riesgo. Esta matriz clasifica cada riesgo según dos factores: el impacto y la probabilidad de ocurrencia, con puntuaciones de 1 a 5 puntos. Por lo tanto, cuanto más alta sea la puntuación final, mayor será el riesgo y mejor debería ser su plan.

Un accidente laboral, por ejemplo, tiene un alto impacto (4 puntos) y una probabilidad razonable de que ocurra (puntuación 3). Por lo tanto, es algo que sin duda debe estudiarse.

3. Anticipe los riesgos con el mayor impacto y probabilidad#

Un tercer paso es la anticipación. Si comprende los riesgos, su impacto y la probabilidad de que ocurran, es hora de dar un paso adelante. Esto depende de una visión más holística, que considere qué se debe hacer, cómo, cuándo y quién debe hacerlo.

En este caso, vale la pena confiar en la herramienta 5W2H. Esta herramienta es en realidad un acrónimo de 7 preguntas de origen inglés. Compruébalo:

• qué: ¿qué se debe hacer?
• por qué: ¿por qué debería hacerse?
• quién: ¿quién debería hacer esto?
• dónde: ¿dónde se hará?
• cuándo: ¿cuándo?
• cómo: ¿cómo se hará esto?
• cuánto: ¿cuánto va a costar?

Imagina que el riesgo es un accidente laboral. Para anticiparse, utilice la herramienta 5W2H y responda cada pregunta con cuidado. Siempre que sea posible, involucre a un experto para que lo ayude con las respuestas, ya que así tendrá respuestas más completas y precisas.

Controle los riesgos establecidos#

El último paso se refiere a la supervisión. Si sabe cuáles son los riesgos y cómo puede anticiparlos, es hora de considerar cómo controlar su probabilidad de ocurrencia. En este caso, lo más importante es tener un buen conjunto de indicadores de rendimiento.

Los indicadores varían según el proyecto. En ese caso, si el proyecto está en el área de marketing, se necesitarán indicadores de marketing. Vea algunos ejemplos:

• nivel de satisfacción del personal;
• número de errores, fracasos y conflictos interpersonales;
• tasa de abandono de clientes;
• el rendimiento de los productos en el mercado;
• indicadores micro y macroeconómicos;
• nivel de cuota de mercado.

Al monitorear buenos indicadores, su proyecto puede adoptar una práctica óptima de inteligencia empresarial. Esto significa que los datos se utilizarán en beneficio del proyecto, anticipando posibles amenazas e identificando oportunidades para obtener más beneficios.

¿Cuáles son las herramientas para la gestión de proyectos?#

En el tema anterior, destacamos dos herramientas que pueden ayudar en la gestión de proyectos: Risk Matrix y 5W2H. Sin embargo, hay varias otras. Ofrecen una visión más holística al gerente y al equipo de trabajo, y también permiten una respuesta precisa. ¡Compruébalo!

1. Matriz DAFO#

La matriz DAFO es una gran herramienta. Se utiliza en la planificación estratégica para diagnosticar el entorno interno y externo, catalogando las oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades que existen. Por lo tanto, permite al gerente tener una visión sistémica.

En el caso de la gestión de riesgos, es interesante utilizar esta herramienta incluso en la primera etapa (diagnóstico). Permitirá al gerente saber exactamente qué debe evitar al abordar el proyecto, así como qué se puede utilizar para obtener beneficios adicionales.

Su uso es bastante sencillo. Comience por monitorear el ambiente interior. Clasifique los recursos que están bajo su control según sus puntos fuertes o débiles. Luego, observe el entorno externo y defina sus variables como oportunidades o amenazas.

2. Diagrama de Ishikawa#

En la segunda etapa, que busca analizar y clasificar los riesgos, además de la matriz de riesgos, es interesante contar con el diagrama de Ishikawa. Esta herramienta es muy popular en los programas de gestión de la calidad total (TQM).

Su uso es sencillo: seleccionarás un efecto que quieras estudiar. En ese caso, un riesgo. Imagina que es el riesgo de un accidente laboral, mencionado anteriormente. A continuación, analizará las posibles causas de este riesgo. El diagrama se basa en 6 causas, denominadas 6 M:

• máquina: causas que se derivan del software o el hardware;
• mano de obra: problema relacionado con la falta de formación o coraje del equipo;
• material: en este caso, la causa es el uso de insumos inapropiados;
• medio ambiente: se refiere al lugar de trabajo, si procede;
• medida: se refiere a las métricas e indicadores utilizados en el proyecto;
• método: se refiere al proceso de trabajo, que también puede generar riesgos.

Por lo tanto, analizarás esas 6 M y evaluarás cuáles pueden estar generando el riesgo que estás estudiando. A continuación, profundizará en algunos de estos problemas y los evaluará más a fondo hasta encontrar la llamada «causa raíz» del problema.

Análisis de modos y efectos de falla#

El método de análisis de modos y efectos de falla (FMEA), que significa análisis de los modos y efectos de falla, es otra herramienta importante. Permite identificar ciertos riesgos para el proyecto, así como definir sus causas probables y los medios de detección.

Para utilizar el FMEA a su favor, es importante:

• definir lo que se analizará (bien, servicio o proceso);
• definir el modo de falla (es decir, el riesgo que afecta a la operación);
• identificar los efectos de este fallo;
• identifique las causas de esta falla (en este caso, combínelas con el diagrama de Ishikawa);
• definir cómo se detectará esta causa;
• Establezca una fecha límite y sea responsable de la acción preventiva.

Imagina, por ejemplo, que analizarás el proceso de transformación digital de tu sector de marketing. Tenga en cuenta, entonces, que un riesgo es un colapso tecnológico. Los efectos son diversos, como el cierre de los sistemas. La causa es la falta de actualizaciones del sistema.

Al plasmar todo esto en papel, dispondrá de una matriz detallada con los riesgos, los efectos y las causas, que le servirá de base para tomar medidas detalladas a lo largo de todo el proyecto.

Conjunto de conocimientos sobre la gestión de proyectos#

Por último, recuerde contar con el PMBOK (cuerpo de conocimiento sobre la gestión de proyectos). En resumen, consiste en una especie de enciclopedia creada para indicar las mejores prácticas durante la gestión de proyectos, instruyendo al gerente sobre qué hacer y qué no hacer.

El PMBOK fue creado por el Project Management Institute, una organización internacional sin fines de lucro que regula, capacita y desarrolla las mejores prácticas para la gestión de proyectos. De esta manera, puede adoptar las mejores prácticas y reducir la cantidad de riesgos.

6. ¿Cuál es la importancia de la gestión continua de riesgos?#

Como puede ver, la gestión de riesgos es esencial, pero depende de las buenas prácticas y las herramientas funcionales. Una pregunta frecuente es la siguiente: ¿durante cuánto tiempo invertir en esta gestión? Lo ideal es hasta que se complete el proyecto, de forma continua.

En este caso, una buena herramienta es el PDCA. Consiste en el ciclo de mejora que comienza con la planificación (plan) de lo que se debe hacer y da lugar a la ejecución (hacer) del plan, que luego se verifica (verifica) para identificar las fallas y promover acciones correctivas (actuar).

Esto proporciona una serie de beneficios adicionales al proyecto, estos son algunos de los principales:

• reduce progresivamente el número de errores;
• garantiza que los problemas del pasado no se repitan;
• ahorra los recursos financieros de la empresa;
• crea una cultura de calidad total a lo largo del proyecto;
• comunica a los talentos que la calidad es esencial.

Cuando se deja de lado la gestión continua de riesgos, toda la empresa puede sufrir. Los costos de las fallas son más altos. También existen riesgos adicionales para la vida de los profesionales. Estos problemas pueden afectar a la supervivencia de la empresa.

7. ¿Errores clave que se deben evitar en la gestión de riesgos?#

Algunos errores pueden afectar la gestión de riesgos del proyecto. Estos son los principales:

• no combine la gestión con técnicas adicionales, como la gestión ágil;
• aborde el problema de forma individual, mientras el equipo quiera participar;
• deje de prestar atención a las prácticas digitales, como la gestión de las publicaciones;
• creen que la intuición es suficiente, mientras que se necesitan métricas reales;
• deja de tener una buena plataforma para gestionar los recursos.

Mira, ahora estás en lo más alto del tema. Recuerde que la gestión de riesgos del proyecto se refiere a las etapas de planificación, ejecución y control de ciertos recursos para identificar y mitigar los riesgos, especialmente los más graves y probables. Por lo tanto, además de contar con buenas prácticas, es necesario adoptar buenas herramientas y evitar los errores que son frecuentes.

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