5 dicas rápidas sobre como organizar o e-mail da empresa

Saber como organizar e-mail é uma habilidade importante para manter uma rotina produtiva. Já parou para pensar sobre isso? Quanto mais tempo você perde com pequenas tarefas no dia a dia, menos consegue otimizar seus resultados.

Como os e-mails são uma das principais canais de comunicação no mundo corporativo, é natural que isso faça parte do cotidiano de milhões de profissionais. Com a organização em dia, é possível ficar menos perdido e estressado, além de ser mais eficaz ao administrar as demandas de cada mensagem.

E aí, que tal conferir as nossas dicas? Siga com a leitura para ver o que você pode começar a colocar em prática!

1. Defina metas pessoais

Uma ótima sugestão para começar a se organizar melhor é saber quais metas você deseja cumprir em relação a sua caixa de e-mails. Assim, fica mais fácil ter uma rotina e executar o que precisa todos os dias.

Por exemplo, quer que a caixa de entrada esteja sempre vazia ou isso não importa muito pra você? Ter um monte de mensagens não lidas é um verdadeiro tormento para muita gente, enquanto a caixa limpa é sinônimo de paz.

A dica é estabelecer suas prioridades e lidar com o tempo disponível para que elas sejam alcançadas. Você pode sempre começar analisando as urgências, depois reservar alguns minutos para conferir ofertas e newsletters, e assim por diante. Se tiver uma longa missão pela frente, tipo abrir mais de 100 e-mails, quebre em metas menores e vá fazendo aos poucos.

2. Separe um tempo para responder

Não basta organizar as suas mensagens, já que muitas delas são demandas para você resolver. Tudo bem que alguns e-mails não precisam de resposta, mas, com certeza, alguns deles sim.

Portanto, não deixe de incluir na sua agenda um tempo para responder com atenção e não deixar que isso se acumule. Às vezes, não dar um retorno em tempo hábil pode trazer prejuízos para você, para a empresa ou para outras pessoas.

O fato é que na correria do dia a dia, muitas vezes a gente lê e esquece de responder ou nem isso. Então, foque na atividade “agora vou responder os e-mails”.

3. Aproveite as etiquetas coloridas e pastas

Um visual mais ordenado é outro benefício de se dedicar à organização do seu e-mail, facilitando que você encontre mensagens e que não pareça tão caótico. Normalmente, as plataformas oferecem a possibilidade de criar marcadores de cores diferentes para cada categoria.

Essa escolha vai depender da sua preferência. Há quem goste de separar por assuntos, por remetentes ou por nível de urgência, por exemplo. Essa é uma boa tática para gerenciar o relacionamento com clientes. Mas, o que importa é conseguir agrupar os e-mails de um modo que deixe sua rotina mais prática!

4. Sinalize mensagens importantes

Já percebeu que dá para destacar alguns e-mails? Muitas pessoas até sabem disso, mas ainda não utilizam o recurso. Vale a pena usar os sinalizadores para marcar mensagens que você pode precisar no futuro ou quer identificar com mais facilidade em algum outro momento.

Ao entrar com pressa na sua caixa e ver um monte de itens desordenados, não tenha dúvidas de que deve ser mais difícil encontrar o que precisa. A barra de busca por palavras também ajuda, só que nem sempre a gente lembra o conteúdo, não é verdade? Deixe que os marcadores auxiliem você!

5. Programe limpezas periódicas

Para finalizar, não esqueça que fazer uma faxina de vez em quando é fundamental. Com o tempo, você percebe que não é preciso guardar tantas mensagens, até porque elas ocupam espaço da sua caixa. Mesmo que esteja com capacidade de armazenamento sobrando, imagine acumular no seu armário todas as roupas dos últimos 10 anos. É quase a mesma coisa!

Por mais que você goste de manter alguns arquivos, muita coisa perde o sentido depois de algum tempo. E, claro, ter menos mensagens ajuda na organização geral. Aproveite a tarefa da limpeza periódica para rever assinaturas e se descadastrar de listas que não deseja mais participar.

Se quiser uma ajuda extra para organizar seu e-mail, pesquise sobre ferramentas como Follow Up Then, My Mail e Spark, além das ferramentas do próprio Google (se você usa o Gmail) ou do servidor da sua conta.

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