Você sabe como tornar o fluxo de trabalho online mais eficiente?

Criar um bom fluxo de trabalho online é cada vez mais importante conforme as equipes se diversificam. Entre o home office, os freelancers, as agências e os diferentes profissionais que compõem uma empresa, a organização e a comunicação se tornam cruciais para que o trabalho seja eficaz. Porém, isso ainda é um desafio, especialmente considerando que esses modelos são novidade.

É sobre isso que vamos conversar neste post. Continue lendo para entender como otimizar o fluxo de trabalho online e qual é o papel da automação nesse sentido.

Como tornar o fluxo de trabalho mais eficiente?

A organização e a padronização são essenciais para otimizar o fluxo de trabalho, sendo ele online ou não. Confira como alcançar esse objetivo.

Liste todos os recursos disponíveis

O primeiro passo é que você liste todos os recursos disponíveis, podendo esses ser recursos humanos, equipamentos, softwares e tudo mais que é usado para a produção. Assim, você cria um fluxo de trabalho online que seja realista, sem que seja atribuído mais tarefas do que a sua capacidade de cumprir.

Crie um mapa para guiar o processo

Agora que você já sabe os recursos, é mais fácil mapear processos internos, desde o seu planejamento, até a sua conclusão, passando por todas as tarefas e pessoas envolvidas. Esse é um ótimo exercício, chamado de fluxograma ou workflow, pois ajuda você a encontrar gargalos, detectando mais facilmente onde ocorre o maior inimigo das agências: o retrabalho. Uma boa dica para otimizar esse processo é atribuir responsabilidades em vez de tarefas isoladas.

Use as ferramentas adequadas

Para ajudar nesse sentido, as ferramentas são essenciais. Existem diversas opções que podem ajudar você a construir organogramas, a organizar e distribuir tarefas, a fazer a comunicação com a equipe e clientes, a armazenar e trocar arquivos, e muito mais. A ferramenta certa otimiza muito o trabalho.

Qual é o papel da automação no fluxo de trabalho online?

Uma das maiores vantagens de usar as ferramentas é a possibilidade de automatizar tarefas. Com esse recurso, você ganha inúmeras vantagens.

Mais produtividade

A grande vantagem da automação é a maior produtividade, já que o esforço é direcionado de uma atividade burocrática para algo mais importante. Por exemplo, em vez de criar uma tarefa para cada novo pedido, você pode elaborar uma automação para fazer isso por você.

Redução de custos e desperdícios

O exemplo acima pode ser extrapolado para diversos outros, já que automatização desburocratiza processos. Ou seja, você organiza diversas dessas tarefas, de forma totalmente integrada, diminuindo o trabalho humano em cada uma delas. Essa também é uma forma de encontrar e eliminar gargalos.

O resultado impacta a agência financeiramente. Menos trabalho burocrático significa mais foco nos processos criativos e mais tempo para entender as demandas de cada cliente. Logo, o resultado é mais positivo e a satisfação também. Além disso, existem menos erros e o processo é mais enxuto.

Portanto, a automatização de processos não somente significa reduzir custos, mas aumentar o retorno do investimento na empresa. Existem diversas formas de aplicar a automatização dos fluxos de trabalho online, como:

• criar workflows otimizados e desburocratizados;
• aprimorar a eficiência da equipe focando nas tarefas mais importantes;
• comunicar com os clientes e os fornecedores mais claramente para alinhar as expectativas.

Percebeu como é importante ter um bom fluxo de trabalho online? Então, entre em contato conosco para conhecer o Wikimee e descubra como ele pode ajudar!