Workflow, o que é e como aplicar na empresa?

Workflow representa o fluxo de trabalho de uma empresa, bem como o andamento de todas as etapas das tarefas e processos na rotina de uma corporação. Mas o conceito não pode ser definido como um processo, e sim, como um gerenciador dos processos.

Trata-se de uma cadeia de ações organizadas para gerir o bom funcionamento dos procedimentos. Portanto, se torna responsável pela eficiência e obtenção de resultados.

Você sabe como funciona um sistema de workflow, sua importância e como ele pode ser implantado? Continue a leitura deste artigo para saber mais sobre o que é workflow e entenda como aplicá-lo na sua empresa!

Porque é importante usar um sistema de workflow?

O workflow otimiza o fluxo de trabalho, tornando os processos mais eficientes. Veja os principais benefícios desse sistema:

• aumenta a produtividade dos colaboradores;
• facilita o trabalho em equipe;
• auxilia a identificação e diminuição de gargalos;
• evita o desperdício de tempo e de custos;
• permite focar no que realmente importa, de acordo com o propósito da empresa;
• facilita a tomada de decisões;
• favorece a melhoria contínua no desenvolvimento dos processos.

Como funciona o workflow?

O workflow pode ser aplicado em diversos setores, tendo como objetivo estruturar a sequência de atividades do negócio e gerenciar as tarefas. Para isso, é feito um mapeamento dos afazeres, de modo a tornar os processos mais claros e bem definidos.

Com uma direção bem determinada, é possível obter mais agilidade e precisão nas ações. Esta cadeia de ações ainda contribui para uma maior fluidez entre as etapas de realização, bem como para a diminuição de erros e gastos desnecessários.

Como aplicar workflow na empresa?

Agora que você já sabe o que é workflow, vamos entender como colocar esse processo em prática. Para começar, é preciso ter bastante conhecimento sobre os processos e o propósito da empresa. Confira o passo a passo para aplicar o workflow:

• faça uma listagem das tarefas;
• defina os responsáveis por cada etapa;
• estabeleça os prazos, o início e o final de cada projeto;
• esteja atento às informações que precisam estar presentes em cada etapa.

Reunidos os dados, é necessário fazer um organograma. Além disso, é importante ter um nível de exigência de qualidade em cada etapa.

Você também deve utilizar ferramentas para auxiliar na realização de análises, armazenamento de informações, promoção da comunicação e acompanhamento de resultados. É o caso da SharePoint, ferramenta que permite criar um fluxo de trabalho e compartilhá-lo com outras pessoas.

Quais são os tipos de workflow?

Vamos conhecer 6 tipos de workflow que podem ser utilizados:

1. workflow de produção: para grandes volumes de dados. Não possibilita mudanças ou a criação de novas regras;
2. workflow ad hoc: ao contrário do tipo anterior, este é mais flexível e permite mudanças, inclusive durante os processos. É recomendado para equipes onde os membros trabalham separadamente;
3. workflow administrativo: considerado um meio termo entre os dois tipos anteriores, é indicado para rotinas administrativas com práticas previsíveis e regras simples;
4. workflow colaborativo: quando alguma tarefa depende da participação ou aprovação de vários colaboradores, de diferentes setores, este é o processo ideal;
5. workflow produtivo: indicado para empresas que realizam atividades repetitivas e complexas, como operações bancárias;
6. workflow transacional: usado quando existem projetos de diversas características ou em unidades diferentes, mas que são realizados em conjunto.

Agora que você entendeu o que é workflow e como esse processo funciona, basta escolher o melhor caminho para aplicá-lo na sua empresa, de acordo com suas necessidades. Lembre-se de que cada empresa tem atuações e demandas diversas e, portanto, são necessárias direções diferentes.

Para saber mais sobre o assunto e otimizar os processos da sua empresa, entre em contato com a gente e veja como podemos ajudar você!