5 consejos rápidos sobre cómo organizar el correo electrónico empresarial

Saber cómo organizar el correo electrónico es una habilidad importante para mantener una rutina productiva. ¿Alguna vez te has detenido a pensar en ello? Cuanto más tiempo dediques a pequeñas tareas diarias, menos podrás optimizar tus resultados.

Como los correos electrónicos son uno de los principales canales de comunicación en el mundo corporativo, es natural que forme parte de la vida diaria de millones de profesionales. Con la organización al día, es posible estar menos perdido y estresado, además de ser más eficaz a la hora de gestionar las exigencias de cada mensaje.

Entonces, ¿qué tal si echas un vistazo a nuestros consejos? ¡Sigue leyendo para ver qué puedes empezar a poner en práctica!

1. Establezca metas personales#

Una buena sugerencia para empezar a organizarte mejor es saber qué objetivos quieres alcanzar en relación con tu buzón de correo electrónico. Esto hace que sea más fácil tener una rutina y hacer lo que necesita todos los días.

Por ejemplo, ¿quieres que la bandeja de entrada esté siempre vacía o no te importa demasiado? Tener muchos mensajes sin leer es un verdadero tormento para muchas personas, mientras que una caja limpia es sinónimo de paz.

El consejo es establecer tus prioridades y gestionar el tiempo disponible para lograrlas. Siempre puedes empezar por revisar las emergencias, luego tomarte unos minutos para revisar las ofertas, los boletines, etc. Si tienes una misión larga por delante, como abrir más de 100 correos electrónicos, divídela en objetivos más pequeños y hazla poco a poco.

2. Tómese el tiempo para responder#

No basta con organizar tus mensajes, ya que muchos de ellos son cuestiones que tienes que resolver. Está bien que algunos correos electrónicos no necesiten una respuesta, pero, por supuesto, algunos sí.

Así que asegúrate de incluir tiempo en tu agenda para responder con cuidado y no dejar que se acumule. A veces, no hacer una devolución a tiempo puede ocasionar pérdidas para usted, para la empresa o para otras personas.

El caso es que en el ajetreo diario, a menudo leemos y nos olvidamos de responder o no. Luego, concéntrate en la actividad «Voy a responder a los correos electrónicos ahora».

3. Aproveche las coloridas etiquetas y carpetas#

Un aspecto más ordenado es otra de las ventajas de dedicarte a organizar tu correo electrónico, ya que te será más fácil encontrar los mensajes que no parezcan tan caóticos. Normalmente, las plataformas ofrecen la posibilidad de crear marcadores de diferentes colores para cada categoría.

Esa elección dependerá de tu preferencia. Hay quienes prefieren separar por temas, por remitentes o por nivel de urgencia, por ejemplo. Esta es una buena táctica para gestionar las relaciones con los clientes. ¡Pero lo que importa es poder agrupar los correos electrónicos de forma que tu rutina sea más práctica!

4. Marcar mensajes importantes#

¿Has notado que puedes resaltar algunos correos electrónicos? Muchas personas incluso lo saben, pero aún no usan el recurso. Vale la pena usar las banderas para marcar los mensajes que puedas necesitar en el futuro o que quieras identificar más fácilmente en otro momento.

Cuando entres corriendo en tu caja y veas un montón de objetos desordenados, no dudes de que debe ser más difícil encontrar lo que necesitas. La barra de búsqueda de palabras también ayuda, pero no siempre recordamos el contenido, ¿verdad? ¡Deja que los marcadores te ayuden!

5. Programe una limpieza periódica#

Por último, no olvides que limpiar de vez en cuando es fundamental. Con el tiempo, te das cuenta de que no necesitas guardar tantos mensajes, sobre todo porque ocupan espacio en tu buzón. Incluso si tienes capacidad de almacenamiento adicional, imagina acumular toda la ropa de los últimos 10 años en tu armario. ¡Es casi lo mismo!

Por mucho que te guste conservar algunos archivos, muchas cosas pierden sentido después de un tiempo. Y, por supuesto, tener menos mensajes ayuda a la organización general. Aprovecha la tarea de limpieza periódica para revisar las suscripciones y darte de baja de las listas en las que ya no deseas participar.

Si necesitas más ayuda para organizar tu correo electrónico, busca herramientas como Follow Up Then, My Mail y Spark, además de las propias herramientas de Google (si usas Gmail) o el servidor de tu cuenta.

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