Workflow representa o fluxo de trabalho de uma empresa, bem como o andamento de todas as etapas das tarefas e processos na rotina de uma corporação. Mas o conceito não pode ser definido como um processo, e sim, como um gerenciador dos processos.

Trata-se de uma cadeia de ações organizadas para gerir o bom funcionamento dos procedimentos. Portanto, se torna responsável pela eficiência e obtenção de resultados.

Você sabe como funciona um sistema de workflow, sua importância e como ele pode ser implantado? Continue a leitura deste artigo para saber mais sobre o que é workflow e entenda como aplicá-lo na sua empresa!

## Porque é importante usar um sistema de workflow?

O workflow otimiza o fluxo de trabalho, tornando os processos mais eficientes. Veja os principais benefícios desse sistema:

- aumenta a produtividade dos colaboradores;
- facilita o trabalho em equipe;
- auxilia a identificação e diminuição de gargalos;
- evita o desperdício de tempo e de custos;
- permite focar no que realmente importa, de acordo com o propósito da empresa;
- facilita a tomada de decisões;
- favorece a melhoria contínua no desenvolvimento dos processos.

## Como funciona o workflow?

O workflow pode ser aplicado em diversos setores, tendo como objetivo estruturar a sequência de atividades do negócio e gerenciar as tarefas. Para isso, é feito um mapeamento dos afazeres, de modo a tornar os processos mais claros e bem definidos.

Com uma direção bem determinada, é possível obter mais agilidade e precisão nas ações. Esta cadeia de ações ainda contribui para uma maior fluidez entre as etapas de realização, bem como para a diminuição de erros e gastos desnecessários.

## Como aplicar workflow na empresa?

Agora que você já sabe o que é workflow, vamos entender como colocar esse processo em prática. Para começar, é preciso ter bastante conhecimento sobre os processos e o [propósito](/golden-circle/) da empresa. Confira o passo a passo para aplicar o workflow:

- faça uma listagem das tarefas;
- defina os responsáveis por cada etapa;
- estabeleça os prazos, o início e o final de cada projeto;
- esteja atento às informações que precisam estar presentes em cada etapa.

Reunidos os dados, é necessário fazer um organograma. Além disso, é importante ter um nível de exigência de qualidade em cada etapa.

Você também deve utilizar ferramentas para auxiliar na realização de análises, armazenamento de informações, promoção da [comunicação](/comunicacao-na-equipe/) e acompanhamento de resultados. É o caso da SharePoint, ferramenta que permite criar um [fluxo de trabalho](/fluxo-de-trabalho/) e compartilhá-lo com outras pessoas.

## Quais são os tipos de workflow?

Vamos conhecer 6 tipos de workflow que podem ser utilizados:

1. **workflow de produção:** para grandes volumes de dados. Não possibilita mudanças ou a criação de novas regras;
2. **workflow ad hoc:** ao contrário do tipo anterior, este é mais flexível e permite mudanças, inclusive durante os processos. É recomendado para equipes onde os membros trabalham separadamente;
3. **workflow administrativo:** considerado um meio termo entre os dois tipos anteriores, é indicado para rotinas administrativas com práticas previsíveis e regras simples;
4. **workflow colaborativo**: quando alguma tarefa depende da participação ou aprovação de vários colaboradores, de diferentes setores, este é o processo ideal;
5. **workflow produtivo**: indicado para empresas que realizam atividades repetitivas e complexas, como operações bancárias;
6. **workflow transacional**: usado quando existem projetos de diversas características ou em unidades diferentes, mas que são realizados em conjunto.

Agora que você entendeu o que é workflow e como esse processo funciona, basta escolher o melhor caminho para aplicá-lo na sua empresa, de acordo com suas necessidades. Lembre-se de que cada empresa tem atuações e demandas diversas e, portanto, são necessárias direções diferentes.

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