Processo produtivo é toda sequência etapas capaz de gerar valor para a empresa e suas partes interessadas. Nesse contexto, tanto a fabricação de uma caneta quanto a criação de uma peça de marketing são exemplos disso. Portanto, otimizar esse processo é algo que pode ser feito em qualquer segmento. Mas por que fazer isso? Uma primeira resposta, e a mais simples, é: porque melhora o desempenho da empresa. No entanto, é preciso ir mais a fundo. Quais são os prejuízos de deixar o tema de lado? Como uma empresa pode otimizar seus [processos](/ferramentas-de-gestao-de-processos/)? Qual é a função do gestor nesse percurso? Nos tópicos seguintes, respondemos essas questões e oferecemos uma visão geral sobre a importância da otimização de processos produtivos. Acompanhe! ## Quais os prejuízos da falta de otimização de processos? Imagine um dos seus processos, por exemplo, o atendimento. Você pode estar satisfeito com ele e ter bons resultados. Apesar do cenário positivo, precisa lembrar que tudo muda rapidamente e pequenos problemas podem crescer — o que, por sua vez, gera graves prejuízos. Logo, preservar o [*status quo*](https://blog.nubank.com.br/status-quo-o-que-e/) não é solução. Adiante, explicamos melhor. ### Alto índice de retrabalho O cálculo do índice de retrabalho é simples. Você divide tudo o que foi produzido pelo número de erros que demandaram reajustes. Então, se produziu 1000 sapatos e 100 deles precisaram ser refeitos, seu índice de retrabalho é de 10%. Quanto mais alto, pior. O problema é que, na medida em que seus processos não são otimizados, os erros, conflitos e problemas aparecem com mais frequência. Você não aprende com os erros, as máquinas não são substituídos e as pessoas não são treinadas. No fim, o retrabalho se torna o padrão. Viu o prejuízo que há nessa situação? ### Maior insatisfação dos clientes Em toda empresa, um objetivo elementar é fazer e manter clientes. Se não há clientes, não há como gerar receita, também não há motivo para manter o negócio em funcionamento. O problema é que processos travosos tornam o atendimento demorado e prejudicam o nível de satisfação dos clientes, tornando a experiência de venda ou pós-venda ruim. Isso gera uma série de outros problemas subsequentes, como a queda no volume de vendas. Esse ciclo se torna ainda mais prejudicial quando clientes insatisfeitos atuam como detratores da marca. Isso significa que eles podem fazer um marketing boca a boca negativo da sua empresa, falando mal do negócio. Melhor evitar, não é? ### Redução da produtividade diária O nível de produtividade de uma empresa ou equipe depende diretamente da qualidade dos seus processos. Sendo assim, quanto mais fluidos e funcionais os processos forem, maior será a [produtividade](/aumentar-a-produtividade-da-equipe-no-marketing-para-varejo/). Da mesma forma, o contrário também se aplica: processos precários afetam a performance do negócio negativamente. Na medida em que os processos não são otimizados, os processos diários se deterioram e levam a resultados cada vez mais baixos. Veja, por exemplo, o processo de venda. Se ele não é aperfeiçoado, será cada vez mais difícil fechar negociações que beneficiem a empresa. ## Como é possível otimizar os processos da empresa? A otimização de processos depende de alguns fatores. É preciso saber identificar e eliminar gargalos, além de envolver as pessoas e as [tecnologias](/tecnologia-no-marketing/) certas. Quando isso é feito, o gestor pode evitar os prejuízos já mencionados, além de obter benefícios adicionais. Entenda! ### Comece selecionando os processos mais importantes Não é possível otimizar todos os processos ao mesmo tempo, afinal, os recursos da empresa são limitados. Por isso, é preciso priorizar os processos mais importantes, mas quais são eles? Para reconhecê-los, comece definindo quais são os resultados mais importantes da sua empresa. Por exemplo: a satisfação dos clientes, a segurança e as vendas. Depois, verifique quais são os processos que levam a esses resultados. ### Mapeie os gargalos que afetam os resultados finais Todo problema que impede que os processos sejam realmente funcionais e que a empresa alcance os resultados desejados é chamado de "gargalo". Sendo assim, ao longo da venda, a falta de controle de estoque ou de uma tabela de preços atualizada é um gargalo. Nesse caso, empenhe-se na análise dos gargalos. Avalie quais são, por qual razão existem e como afetam os [indicadores](/indicadores-de-marketing-para-varejo/) de desempenho. Feito isso, dedique-se à correção do problema, no intuito de eliminá-lo ou corrigi-lo para que não continue afetando os negócios. ### Melhore a comunicação interna empresarial Um dos elementos mais importantes para a otimização de processos é a comunicação. Se os profissionais não se comunicam, o número de erros, problemas e [conflitos](https://endeavor.org.br/pessoas/administracao-de-conflitos/) interpessoais tende a ser maior. Pior ainda, os talentos ficam desnorteados e não conseguem trabalhar. Para melhorar sua comunicação, atue em dois sentidos: primeiro, conscientize todos, a partir do CEO, que o assunto é realmente importante; depois, adote tecnologias que tornem a comunicação mais fluida, transmitindo a mensagem do emissor até o receptor. ### Conte com a tecnologia em seu favor Por fim, alie-se à tecnologia! Bons softwares podem otimizar os processos de diversas formas, por exemplo: - criando um fluxo de trabalho funcional; - automatizando as tarefas rotineiras - melhorando o alinhamento dos profissionais e times de trabalho etc. Portanto, dedique-se na busca de uma boa plataforma de gestão. Ela deve ser funcional para otimizar seus processos, melhorar a comunicação da [equipe](/beneficios-de-montar-uma-equipe-interna/) de trabalho e reduzir o número de erros. Confira [neste post](/tecnologia-no-marketing/) sobre como convencer a sua diretoria a investir em novas tecnologias. ## Qual o papel do gestor ao longo desse processo? Como você pode observar, a otimização de processos produtivos é crucial e inibe muitos prejuízos, tornando a empresa próspera e produtiva. Para tal fim, faz-se necessário eliminar gargalos, melhorar a comunicação e adotar uma boa tecnologia. E o [gerente](/habilidades-para-gerente-de-marketing/), o que ele faz? O gestor é parte elementar de todo o processo — é ele quem vai coordenar tudo isso para que os processos sejam efetivamente otimizados. Assim, sua ação diária pode ser sumarizada em três palavras: planejamento, execução e controle dos resultados alcançados. - [5 indicadores de desempenho essenciais para a gestão de marketing](/indicadores-de-desempenho/) - [Quais são os 9 principais KPIs no varejo? Confira aqui](/kpi-no-varejo/) - [Conheça 6 indicadores de marketing para varejo!](/indicadores-de-marketing-para-varejo/) Nesse sentido, sua primeira tarefa é planejar o que deve ser melhorado e como, além de associar isso a uma meta consistente. Depois, precisa aproveitar os talentos e tecnologias disponíveis para colocar a "mão na massa". Por fim, deverá controlar, identificar e corrigir erros. Veja, agora você está por dentro do tema, entende a importância da otimização de processos produtivos, como promover isso na prática e qual o papel dos gestores. Lembre de que uma boa tecnologia pode ajudar bastante, tanto ao tornar o [fluxo de trabalho](https://conteudo.wikimee.com/mini-guia-porque-automatizar-fluxos-operacionais) mais fluido quanto ao automatizar certas rotinas. Portanto, empenhe-se na busca por uma bom software. Gostou do nosso artigo? Aproveite para assinar nosso newsletter e receber novos conteúdos diretamente em seu e-mail. Vamos lá!